Client historique de Konica Minolta, les travaux d’impression sont réalisés sur des presses numériques du constructeur. Le suivi opéré au fil des ans tant par les équipes commerciales que techniques a permis à Konica Minolta de remporter son troisième marché en 2013.
« Outre le prix de la location et le cout de la maintenance, c’est la valeur technique qui nous importe, car nous souhaitons développer l’édition. Aujourd’hui, nous sommes sur un troisième marché avec Konica Minolta, car leurs matériels et leur équipe savent répondre à nos besoins en matière de qualité d’impression, de prise en charge de formats spécifiques, d’automatisation des flux, de service après-vente et d’organisation de la maintenance », explique Daniel Mons, Directeur du service imprimerie et Président du réseau universitaire Gutenberg.
La plate-forme technique de 270 m2 est équipée de 5 presses numériques Konica Minolta :
- 1 Bizhub PRESS C8000 (80 ppm) pour les impressions couleurs chiffrées à 1 million de pages par an, dont 70% réalisées au format A3 ou SRA3,
- 1 Bizhub PRESS 1250 (125 ppm), 2 Bizhub PRESS 1052 (125 ppm) et 1 Bizhub PR0 951 (95 ppm) pour les travaux d’impression en Noir & Blanc, dont la volumétrie atteint les 15 millions de pages par an au format A4.
Précurseur vis-à-vis de la dématérialisation du bon de commande, le service imprimerie a pris très tôt le parti de s’équiper d’une solution Web-to-Print. Un projet de taille a été mené, dès 2006, en collaboration avec le service pédagogique, la direction des affaires financières et le secrétariat général. En amont, un groupe projet, copiloté par un informaticien, a été formé pour rédiger le cahier des charges, intégrant notamment les contraintes de sécurité et l’ergonomie de l’interface de la solution Web-to-Print. L’appel d’offres a été remporté par la solution DSF de Konica Minolta.
« Avec Konica Minolta, nous avons regardé comment l’utilisateur devant son écran allait pouvoir s’y retrouver pour passer sa commande. Nous avons procédé au paramétrage des onglets, défini le coût du clic et de chaque support papier. Nous nous sommes interrogés sur les droits utilisateurs : qui peut passer la commande ? Doit-elle être validée ? », souligne Daniel Mons.
La création d’un groupe test a permis d’ajuster les paramétrages. Puis, 270 utilisateurs ont été formés à l’intérêt d’utiliser DSF ainsi qu’à la prise en main de l’outil. En parallèle, la solution a été présentée à toutes les directions des UFR. Depuis, le service imprimerie organise des formations spécifiques pour tous les nouveaux enseignants et nouveaux entrants. L’utilisation de DSF est d’ailleurs inscrite au catalogue de formation de l’université, tout comme la prise en main des systèmes d’impression de proximité.
« Lorsque l’on veut changer les habitudes des utilisateurs, il est primordial de communiquer en amont pour bien expliquer sa démarche et obtenir l’adhésion de tous. Pour l’anecdote, le scan-To-email a été décisif dans l’adoption de la solution, car les enseignants avaient besoin de pouvoir intégrer dans leurs supports de cours des pages de livres. Ils ont vu qu’ils pouvaient facilement scanner les pages avec les copieurs de proximité et nous les envoyer via leur boîte aux lettres », ajoute-t-il.
Au quotidien, les bons de commande arrivent sur le serveur. Ils sont imprimés par la référente DSF qui les remet à l’adjointe du service. Cette dernière répartit le travail en fonction de la typologie des travaux, de la capacité des presses et en fonction des délais. Les opérateurs récupèrent directement les fichiers sur DSF, les contrôlent et les envoient sur leur presse. Chaque opérateur prend en charge le travail du début à la fin et assure l’expédition des travaux. Le service logistique se charge de livrer les travaux à l’unité concernée. Une fiche de réception est signée et retournée au service pour assurer une traçabilité de la remise des travaux et éviter ainsi que les commandes ne s’égarent.