La conservation « physique » de vos archives : avez-vous évalué les coûts et les risques ?

Que vous confiez l’archivage de vos documents papier à un prestataire en stockage et gestion d’archives externalisées, que vous ayez un espace dédié au sein de votre entreprise, cabinet ou office, ou encore que vos documents papier soient disséminés dans différents endroits de vos bureaux et armoires, leur conservation représente un centre de coûts important, et de nombreux risques.

couts et risques de la conservation des archives

Savez-vous combien vous coûtent vos archives papier ?

Les coûts associés à la conservation des archives papier sont de différentes natures :

  • pour la gestion de l’espace, les coûts proviennent de la surface occupée, des charges d’électricité, et d’entretien afférents ;
  • pour l’entreposage, il faut prévoir des armoires dédiées et matériels de rayonnage.

Avec les dispositions réglementaires de conservation des documents (pouvant aller jusqu’à 30 ans), et l’activité de votre entreprise, la quantité de ces documents augmente constamment, entrainant inévitablement une progression de tous ces coûts.

Au-delà de l’aspect matériel, la facture humaine, c’est-à-dire le temps passé par vos différents collaborateurs à rechercher, classer, conserver les documents papiers, et former les nouveaux arrivants à vos méthodes d’archivage n’est pas à négliger.

En moyenne, une entreprise consacre aujourd’hui 5 à 15% de son chiffre d’affaire à la gestion de ses documents papiers.

Par ailleurs, les méthodes de classement adoptées sont souvent incohérentes ou lacunaires et il est facile de perdre du temps à retrouver des documents.

Il est en effet reconnu qu’un employé consacre plus de 300 heures par an à la recherche de ces documents et la recherche d’un document papier archivé coûte jusqu’à 20 € par document.

La perte de temps liée à la recherche alourdit de manière significative les coûts relatifs à la conservation physique des archives.

Savez-vous évaluer les risques liés à la conversation de vos archives ?

Les risques liés à la conservation physique de vos documents sont nombreux.

Les premiers risques matériels sont liés à la destruction potentielle des archives : contenu qui s’efface avec le temps, suite à un incendie, inondation, ou tout autre événement climatique ; mais aussi risques de pertes liées à des déménagements ou à une action malveillante.

Au-delà de ces risques qui peuvent être considérés comme liés à des événements exceptionnels mais dont la gravité représente un enjeu majeur pour l’entreprise, le risque le plus répandu est lié à la mauvaise gestion du classement des archives : dans une entreprise, plus de 20% des documents papiers sont mal classés et introuvables, et, un document papier sur 20 n’est jamais retrouvé.

Les risques liés à ces pertes de documents comme à ces recherches difficiles sont souvent les plus importants même s’ils sont négligés par la plupart des entreprises.

  • D’une part ils entrainent un risque réglementaire significatif : en cas de litige avec un client, fournisseur ou tout autre tiers, la perte de documents légaux peut entrainer des conséquences irréversibles ; en cas d’audit fiscal ou administratif, il suffit d’un seul document manquant pour entrainer un défaut de conformité règlementaire.
  • D’autre part, le risque vis à vis de la satisfaction client est majeur, car une mauvaise gestion des archives impacte efficacité, rapidité et productivité, ce qui détériore la confiance que vos clients vous portent. Une relation de qualité moyenne avec vos clients peut même les inciter à rompre définitivement leur contrat avec vous.

Peu d’entreprises réalisent l’importance des coûts et risques générés par la conservation physique de l’archivage papier. Et vous, comment gérez-vous vos archives ? Sont-elles sous contrôle ?

28 mars 2017
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