La dématérialisation de factures dans tous ses états

Si 80% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?

dematerialisationfactures

Offrir à un document numérique une vocation probatoire (fiabilité numérique) identique à celle de son original papier est désormais une réalité. La notion de fiabilité de la copie numérique a, en effet, été précisée par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 et plus récemment par la publication, en juin 2017, de la norme NFZ42-026. Concrètement, les entreprises peuvent désormais numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

 

Que dit la nouvelle norme NFZ42-026 ?

Depuis la directive de 2010, une nouvelle voie a vu le jour. La facture électronique peut s’utiliser sans contrainte de signature électronique. La Directive Européenne de 2010 associée à la Doctrine fiscale d’Octobre 2013 a, en effet, simplifié la dématérialisation de factures par la piste d’audit fiable.

Consciente des enjeux de modernisation et de réduction de coûts que représente la dématérialisation des factures, l’administration publique se positionne comme fer de lance en imposant à ses fournisseurs l’emploi de la facturation électronique. L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier progressif visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination d’entités publiques. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises, les collectivités territoriales et tous les établissements publics émettant des factures à destination de l’État doivent recourir à la facturation électronique. Cette obligation devrait être ensuite étendue au 1er janvier 2018 aux entreprises de taille intermédiaire, aux PME à partir du 1er janvier 2019 et aux micro-entreprises à compter du 1er janvier 2020.

Avec l’arrêté du 22 mars 2017, c’est la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique qui devient possible. Ce nouvel arrêté autorise, non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique mais aussi, la destruction de l’original papier grâce au décret n° 2016-1673 du 5/12/2016 sur la fiabilité de la copie numérique.

Les 3 voies légales de facturation électronique

La Voie 1 : PDF simple

Impose la mise en place de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. En effet, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). La facture seule ne suffit plus.

La Voie 2 : PDF signé

Impose une signature électronique simple fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Dans ce cas, la signature électronique remplace la piste d’audit et élimine les contraintes de conservation de documents justificatifs de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…).

La Voie 3 : EDI (Echanges de Données Informatisées)

Impose l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts. Néanmoins, toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de la dématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sont pas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale.

5 bonnes raisons d’adopter une solution de dématérialisation des factures

13,8 euros, c’est le coût moyen du traitement d’une facture entrante. 8,6 jours est le délai nécessaire pour gérer une facture de sa réception à son paiement.

Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs, adaptée à la structure de l’entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie, d’approbation ou de classement, peuvent être effectués désormais plus rapidement, avec moins de ressources.

  1. Divisez par 5, en moyenne, le délai de traitement d’une facture.
  2. Améliorez sensiblement la fiabilité de votre processus.
  3. Réduisez de 60 % le coût moyen de traitement.
  4. Améliorez le taux de satisfaction de vos fournisseurs.
  5. Multipliez par 3 le montant de remises pour paiements rapides

Les entreprises ne peuvent donc plus ignorer les coûts élevés et l’impact sur l’efficacité généré par la saisie de factures, l’obtention de signatures nécessaires à l’accord de paiement, le classement et la recherche de factures.

Découvrez dans notre livre blanc comment diviser par 3 le coût de traitement de vos factures avec la dématérialisation.

29 novembre 2017
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