La note de frais, casse-tête pour les salariés et la comptabilité

20 minutes et 53 euros, tel était le temps passé et le coût du traitement d'une note de frais fin 2015, selon une étude de HRS et de la Fondation GBTA. Synonyme de perte de temps et de baisse de productivité, la note de frais est souvent vécue comme un casse-tête à la fois pour les salariés et la comptabilité.

Une procédure décourageante pour les salariés

Si la génération des notes de frais est un processus classique dans la plupart des entreprises, la gestion des notes de frais est bien souvent associée à une série de problèmes clairement identifiés :

 

Perte de temps

L’élaboration des notes de frais mobilise en moyenne un collaborateur une heure par mois, soit une journée et demi par an consacrée rien qu’à cette tâche par salarié.

Une tâche fastidieuse

La majorité des travailleurs perçoivent l’élaboration de notes de frais comme une plaie.

Un procédé contre-productif

La qualité de cette tâche n’augmente pas ni la valeur ajoutée ni la productivité de l’entreprise.

Pire, les salariés feraient cadeau à leurs employeurs de 212 euros par an, d’après une étude menée par le cabinet Ruigrok NetPanel pour la société Unit4. Premier élément mis en cause la mauvaise qualité des processus de remboursement, une procédure trop longue qui décourage les salariés.

D’après cette même étude, les salariés en difficulté financière précisent que cette situation influe de manière très négative sur l’opinion qu’ils ont de leur employeur. En France, c’est 35 % des salariés interrogés qui estiment que ce phénomène impacte leur motivation.

Une tâche chronophage pour la comptabilité

Entre les justificatifs papier qu’il faut récupérer auprès des salariés, puis ressaisir dans un tableau Excel ainsi que les circuits de validation fastidieux, la note de frais est une tâche chronophage pour la comptabilité. Encore aujourd’hui à l’ère du digital, la dématérialisation des notes de frais est loin d’être effective dans les entreprises. Rien qu’en 2016, une entreprise sur deux avouait gérer ses demandes de remboursement de notes de frais uniquement sur support papier.

Vous l’aurez compris, le papier rend le processus fastidieux et représente très souvent une source d’erreurs. D’autant que cela demande énormément de temps au comptable pour récupérer, transmettre et archiver tout ce papier. Et parmi les grandes limites de la note de frais Excel, on retiendra :

  • la pénibilité que suppose sa gestion,
  • le manque de flexibilité et d’adaptabilité aux changements pouvant surgir dans l’entreprise,
  • ainsi que le manque d’intégration et d’automatisation du flux de travail avec les autres procédures de l’entreprise.

 

Il y a donc un véritable gisement d’économies en temps et en productivité à réaliser. Fort heureusement, il est possible d’automatiser la gestion des frais avec des solutions SaaS, comme celles de Captio (partenaire de Konica Minolta). Vous oublierez ainsi la gestion fastidieuse des papiers en intégrant le processus de gestion des frais (rapport, validation et comptabilisation) dans un unique flux et éviterez la perte des justificatifs par vos salariés. Libre à vous de transformer le casse-tête des notes de frais en un mauvais souvenir…

Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter.

Source : Blog d’Eurecia, blog de Captio, Lesechos.fr

14 février 2018
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