Le Coffre-Fort Numérique répond-t-il aux conditions de conservation ?

Toute organisation doit se plier aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents, en fonction de leur nature et de leur valeur pour l’entreprise. L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information à court ou moyen termes, voire sur plusieurs décennies. Le recours à un Coffre-Fort Numérique (CFN) permet-il de répondre aux conditions de conservation des documents numériques ?

Coffre-Fort Numérique Konica Minolta

Des fonctionnalités inscrites dans le droit français

L’article 87 de la loi pour une République numérique complète le Code des Postes et des communications électroniques avec un article L. 137 inscrivant dans le droit français le Coffre-Fort Numérique. L’article 137 définit les fonctionnalités légalement attendues.

  1. la réception, stockage, suppression et transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ;
  2. la traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
  3. l’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 136 (dispositif d’identification électronique répondant à un cahier des charges fixé par décret en Conseil d’Etat) ;
  4. la garantie d’un l’accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur ou à des tiers autorisés après avoir recueilli l’accord express de l’utilisateur conformément à la loi sur la protection des données personnelles ;
  5. offrir la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données.

Archivage à vocation probatoire

L’archivage à vocation probatoire des documents numériques est essentiel pour les entreprises pour trois raisons fondamentales : la production de preuves en cas de litige, les contrôles fiscaux et sociaux et la protection du patrimoine de l’entreprise.

Par ailleurs, la législation française requiert que la plupart des documents, selon leur nature, soient conservés pour des périodes variant de 1 à 30 ans (voir le livre blanc sur la durée légale de conservation des documents)

Le CFN garantit un archivage à vocation probatoire. Il est en mesure de sceller un document, de créer un journal de preuves, d’horodater ou encore de préserver la qualité d’une signature électronique. L’utilisation conjointe de fonctions de signature numérique, d’horodatage et de calcul d’empreinte (hachage) permet de garantir l’intégrité des documents, soit l’invariabilité, au bit près, d’un objet numérique dans le temps.

Conservation des bulletins de paie

En vertu de la loi Travail, il est désormais nécessaire de mettre à disposition de chaque salarié un Coffre-Fort Numérique, accessible demain via le compte personnel d’activité (CPA), et à partir duquel il pourra consulter, télécharger et conserver les bulletins de paie sous forme électronique.

Rappelons que le bulletin de paie électronique doit être mis à disposition du salarié par son employeur pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite mentionné à l’article L.1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans (voir l’article sur les obligations vis-à-vis du bulletin de paie dématérialisé) redirection également vers l’article de notre site mentionnant ces éléments).

Conservation des factures

Selon le code général des impôts si l’entreprise ne reçoit ou n’émet pas ses factures signées électroniquement ou sous forme EDI, il est indispensable de constituer une piste d’audit fiable. La Piste d’Audit Fiable (PAF) permet de conserver toutes les pièces justificatives du processus commercial.

L’entreprise peut conserver un double électronique de la facture dans un Coffre-Fort Numérique, qui garantit « l’authenticité, l’intégrité et la pérennité » des factures tout au long de leur délai de conservation. En outre, le CFN apporte lors d’un contrôle fiscal une vocation probatoire de tous les éléments conservés.

Conservation des copies numériques

L’une des vocations du Coffre-Fort Numérique est de garantir la fiabilité des copies numériques. La copie électronique d’un document papier peut désormais remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement (horodatage, garantie d’intégrité, identité du verseur), de mettre en place une piste d’audit fiable et de la conserver dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un CFN.

Le recours à un service de Coffre-Fort Numérique, comme celui de Konica Minolta, permet donc d’archiver ses documents de façon externalisée, dans un espace totalement confidentiel. Conforme aux exigences de la norme sur l’archivage électronique AFNOR NF Z42-020, il garantit à l’ensemble des documents : intégrité, pérennité et traçabilité.

Source utilisée : L’Usine Digitale (02/01/2017) – Coffre-fort numérique dans la loi pour une République numérique

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