Le multifonction au service de la copie numérique fiable

Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un, capable de respecter les dispositions réglementaires dès le scan d’un document, jusqu’à son stockage dans un coffre-fort numérique.

copie numérique fiable

Le MFP = Sécurité

Jamais plus qu’aujourd’hui le copieur multifonction n’aura été un élément clé de la sécurité de l’entreprise. Face à la nécessité de sécuriser l’ensemble de la chaîne documentaire, le système d’impression s’est déjà adapté à la demande du marché en permettant notamment de :

 

 

  • Protéger l’impression des documents confidentiels, notamment grâce à l’authentification des utilisateurs ;
  • Contrôler l’accès des utilisateurs pour éviter toute perte et vol d’informations ;
  • Eviter la falsification des documents numériques en ajoutant une signature numérique ;
  • Chiffrer les fichiers numérisés au format PDF avant de les envoyer à un destinataire sur le réseau…

 

Ainsi, si le système d’impression multifonction a su s’adapter pour assurer la sécurité des documents imprimés et numérisés, il doit aujourd’hui de nouveau évoluer pour anticiper cette nouvelle donne juridique qui vise à garantir l’incorruptibilité du document numérique.

Bâtir la valeur probatoire du document numérique dès la numérisation à partir du système d’impression multifonction

Parmi ses nouvelles attributions, le multifonction doit donc répondre point par point aux exigences requises pour définir le contexte de numérisation et garantir l’intégrité de la copie numérique fiable.

Depuis l’écran tactile du multifonction, préalablement calibré*, l’utilisateur doit s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction.

Le scellement et l’horodatage de la copie numérique créée viennent en bout de chaine du processus de numérisation.

Le multifonction joue donc un rôle central pour assurer la fiabilité des copies numériques. De nouvelles offres commencent à apparaître sur le marché pour faciliter la gestion « zéro papier » des archives. Certaines s’appuient sur l’intégration de plusieurs solutions de prestataires différents afin de mener à bien l’ensemble de la chaîne. D’autres garantissent le respect du cadre légal de bout en bout, depuis un point d’entrée unique, à l’image de la gamme de systèmes d’impression labellisée « Copie Numérique Fiable Ready » de Konica Minolta, premiers systèmes d’impression multifonctions à valeur probatoire à être commercialisés sur le marché.

Cette nouvelle gamme, permettant d’offrir au document une valeur probatoire dès la numérisation, sera présentée en avant-première au salon Documation, les 20, 21 et 22 mars prochains – stand Konica Minolta/Numerial F73.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

* Calibrage automatique requis du profil ICC du matériel de numérisation

9 mars 2018
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