Lorsqu’une PME renouvelle son parc d’impression, elle doit envisager deux sources d’économie. Celles, structurelles, directement liées au coût d’exploitation du ou des matériels ; et celles qui, à l’usage, optimiseront la productivité des collaborateurs. Comment ? En répondant à des besoins utilisateurs identifiés, tout en réduisant les coûts d’impression, de copie, de numérisation, de classement, d’archivage et d’échange de documents.
4 critères de choix pour favoriser la productivité
Une des conséquences de la multiplication des fonctionnalités des systèmes d’impression pour répondre aux besoins des collaborateurs est l’extension des durées et la multiplication des fréquences d’utilisation des équipements. Ceci peut naturellement impacter les temps d’attente des utilisateurs.
Veillez donc à vous doter de systèmes d’impression multifonctions (MFP) qui optimisent la productivité des collaborateurs au lieu de l’entraver.
C’est-à-dire que :
- La vitesse d’impression et de numérisation doivent être optimum.
- L’ergonomie du panneau de contrôle doit être extrêmement simple d’accès – notamment grâce aux fonctionnalités de personnalisation.
- L’intégration du paramétrage et des connecteurs doit être maîtrisée.
- L’interopérabilité qui permet de classer, archiver, et partager les documents de travail doit faire du MFP un élément central de la chaine documentaire.
Faire du MFP un élément central de la chaîne documentaire
Le système d’impression multifonctions sert aussi la productivité de l’ensemble de votre chaîne documentaire : depuis la dématérialisation, le classement, l’archivage, etc.
Grâce aux connecteurs reliant les applications métiers au système informatique de l’entreprise, vous pouvez directement interagir avec votre logiciel métier depuis l’écran tactile du MFP, et cela sans même passer par l’ordinateur. En trois étapes seulement, vos collaborateurs auront numérisé, classé et indexé les documents. Vous optimiserez ainsi là encore leur productivité.
Avec le MFP, ces derniers peuvent également archiver et partager leurs documents de travail en une seule opération. Par exemple, un responsable juridique pourra numériser un dépôt de brevet, puis l’archiver dans le logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) et dans le Coffre-Fort Numérique de l’entreprise, depuis le MFP.
Mais pour atteindre cette finalité, découvrez dans le nouveau livre blanc de Konica Minolta toutes les questions qu’un dirigeant de PME doit se poser au moment de renouveler le parc d’impression.
7 janvier 2019
- Coûts d’impression
- Parc d’impression
- Rationalisation des coûts d’impression
- Gestion des contenus
- Gestion documentaire
- Plan de classement
- Partager et archiver des documents
- optimized printed services
- Managed Print Services
- Dématérialisation
- transformation digitale
- Fin du papier
- optimisation des processus métiers
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