L’utilisation d’un coffre-fort numérique certifié (conformément à la norme en vigueur NF Z42-013), qui permet d’identifier quand un document a été déposé dans vos archives et par qui, est nécessaire dans le cadre d’un archivage à vocation probatoire. Cette traçabilité est par exemple nécessaire en cas de litige, car elle assure que le document archivé correspond à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité. Un coffre-fort numérique fournit une traçabilité des actions effectuées sur les archives, les conserve de manière pérenne.
Par ailleurs, la législation française impose qu’une grande partie des documents de l’entreprise soit conservée pendant un certain nombre d’années, jusqu’à 30 ans pour certains, dans des conditions qui garantissent leur intégrité, leur intelligibilité et leur imputabilité. Par exemple, les bons de commande, les contrats commerciaux et les factures client doivent être conservés 10 ans, les bulletins de paie 5 ans.
Et vous, avez-vous un dispositif d’archivage à valeur probatoire en place vous permettant de retrouver facilement tous vos documents et d’être conforme à aux réglementations en vigueur ?