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Conservation des documents : glossaire des technologies disponibles

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apports d'un coffre fort numérique

Un coffre-fort numérique vous permet d’archiver vos documents électroniques de manière sécurisée et confidentielle. De nombreuses confusions existent entre les notions de GED (Gestion Electronique des Documents), stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique.

Voici quelques pistes pour vous y retrouver.

La GED

La GED est une solution de gestion de documents électroniques. Elle permet d’organiser, gérer, modifier et partager des documents. L’outil comprend une fonctionnalité de workflow de validation permettant à toutes vos équipes de consulter toutes les versions d’un document – et donc de suivre les modifications effectuées – pour ainsi collaborer de manière efficace. Elle est donc dédiée aux documents « vivants », qui évoluent dans le temps. Nous y reviendrons plus en détails dans un prochain post.

Le stockage

Le stockage permet d’enregistrer des données et documents sur un support informatique, pour les utiliser de manière courante.

La sauvegarde

La sauvegarde est le moyen de copier de façon automatique vos données sur un autre support informatique en local ou à l’extérieur de l’entreprise. L’objectif est de restituer les différentes versions de vos documents et ainsi d’assurer la continuité de vos activités en cas d’incident ou d’évènement imprévu (panne d’électricité, virus, cyberattaque,…). Une sauvegarde externalisée permet en plus de pouvoir récupérer ses données si l’entreprise subit un vol, un incendie, une inondation, etc.

La fonction d'un coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique permet de conserver des documents électroniques dit « statiques », par opposition à « vivants », c’est-à-dire qui n’évoluent plus. Il vous permet de rechercher des documents, et d’en gérer leur organisation. Ces documents peuvent être de différents types de format : textes, photos, documents papiers numérisés etc. Les coffre-forts numériques hébergés dans le cloud garantissent la sécurisation des documents confiés et assurent des accès à la fois confidentiels et facilement accessibles via un poste de travail fixe ou mobile.

L’archivage à valeur probatoire

L’archivage à valeur probatoire garantit l’utilisation d’un coffre-fort numérique certifié (conformément aux normes en vigueur NF Z42-013) et permet ainsi d’identifier quand un document a été déposé dans vos archives et par qui. Cette traçabilité est par exemple nécessaire en cas de litige, car elle assure que le document archivé correspond à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité. Un coffre-fort numérique fournit une traçabilité des actions effectuées sur les archives, les conserve de manière pérenne.

Par ailleurs, la législation française impose qu’une grande partie des documents de l’entreprise soit conservée pendant un certain nombre d’années, jusqu’à 30 ans pour certains, dans des conditions qui garantissent leur intégrité, leur intelligibilité et leur imputabilité. Par exemple, les bons de commande, les contrats commerciaux et les factures client doivent être conservés 10 ans, les bulletins de paie 5 ans.

Et vous, avez-vous un dispositif d’archivage à valeur probatoire en place vous permettant de retrouver facilement tous vos documents et d’être conforme à aux réglementations en vigueur ?

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