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Les avantages de la fiche de paie électronique

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La dématérialisation des bulletins de paie offre de nombreux avantages parmi lesquels : réduction des coûts, productivité, sécurité, réduction d’empreinte écologique et amélioration d’image de marque.

Examinons plus en détail ces avantages :

Des économies tangibles et immédiates

Le passage au bulletin de paie électronique génère en moyenne 50 % d’économie*  par bulletin (papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage). Ces économies peuvent aller jusqu’à 70 % des coûts de gestion.

Prenons l’exemple d’une entreprise de 500 collaborateurs.
Dans un format « papier », le coût moyen mensuel s’élève à 1500 €.

Le passage au bulletin de paie électronique permettra de réduire le coût unitaire mensuel de distribution du bulletin de paie à environ 70 centimes pour un coût global de 350 € par mois.

Avec un taux d’adoption du bulletin de paie à 100 % des collaborateurs, l’économie mensuelle générée serait de 1150 € par mois soit 13 800 € par an. Avec un taux d’adoption à 50 % les gains seraient de 575 € par mois ou 6900 € par an.

Productivité améliorée et gain de temps

  • Grâce au bulletin de paie électronique, les équipes RH éliminent les tâches chronophages (mise sous pli, affranchissement et distribution) et peuvent se consacrer d’avantage aux tâches à plus fortes valeurs ajoutées : par exemple, partie noble du métier la recherche et le développement des talents
  • Lors de contrôle de l’inspection du travail, des agents de l’URSSAF ou encore de l’administration fiscale pouvant exiger auprès de l’employeur la communication immédiate du double des bulletins, il est possible de mettre immédiatement à disposition les bulletins de paie.
  • En cas de besoin de réimpression de ses bulletins de paie, le salarié peut le faire de manière autonome sans faire perdre de temps au personnel du département RH

Stockage, intégrité et traçabilité pour plus de sécurité

  • Le dépôt et l’archivage des bulletins de paie dans les espaces sécurisés de conservation individuels, suppriment les risques de perte ou d’accès par un tiers non autorisé
  • La traçabilité des échanges entre l’employeur et l’employé et des dates de remise est garantie
  • Les possibilités de falsification du bulletin de paie sont limitées : le bulletin, scellé par l’employeur, est non modifiable

Bon pour l’image de marque

  • L’entreprise, en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques, bénéficie d’une image innovante, dynamique et éco responsable

Un moyen simple de réduire l’empreinte écologique

  • Grâce à une baisse significative du nombre d’impressions, l’entreprise œuvre pour la préservation de l’environnement

La mise en place du bulletin de paie électronique va progressivement améliorer la productivité et la réactivité des services Ressources Humaines. On estime qu’environ 50 % de l’ensemble des salariés en France auront fait le choix du bulletin de paie sous format électronique d’ici 2020.

*D’après les fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises, 2011, « Le bulletin de paie dématérialisé et l’information du salarié »

 

Sources :

  • Wikipedia
  • Loi d’allègement des procédures des articles L.3243-2 et L.3243-4 du Code du travail
  • Norme NF Z42-025 (AFNOR), 2011, « Gestion du bulletin de paie électronique », norme française
  • Norme NF Z42-013 (AFNOR), 2009, « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »
  • FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), 2013, guide de la signature électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC »
  • FNTC, 2012, guide du bulletin de paie électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC »
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