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Comment mettre en place un logiciel GED dans votre entreprise

Mettre en place un logiciel de GED

La mise en place d’un nouveau logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) au sein d’une entreprise est synonyme de changements de pratiques. Pour faciliter son adoption par les utilisateurs et en retirer tous les bénéfices, il est nécessaire de préparer correctement son implémentation, en engageant les ressources (temps et main d’œuvre) adéquates. La réussite du projet repose en partie sur l’interaction entre les personnes et les services. Pourtant, seules 33% des entreprises ont une équipe transverse aujourd’hui selon une enquête ACSEL. Aline Silva, marketing et business développement chez Konica Minolta Business Solutions France insiste sur ce point. « La compréhension du contexte, l’échange avec les utilisateurs, la pédagogie d’accompagnement sont essentiels pour garantir l’appropriation et une réelle substitution du mode papier par le mode électronique ». Description des 4 étapes pour mettre en place la gestion électronique des données dans votre entreprise.

Au fil des pages de ce livre blanc, vous matérialiserez ce qu’implique une GED pour votre entreprise et les 4 étapes clés pour réussir votre projet. Au programme :

  1. Pourquoi la GED
  2. L’acquisition des documents
  3. La gestion des documents
  4. Le stockage des documents
  5. La diffusion des documents

La mise en place d’un logiciel GED pour gagner en productivité

Un logiciel de gestion électronique des données (GED) est une solution dédiée à la dématérialisation et à l’archivage structuré des documents de gestion de l’entreprise. Il repose sur une base de données d’archivage qui centralise de façon intelligente tous les documents. Il propose également un système de recherche performant pour faciliter la recherche d’information. C’est un véritable atout dans la relation avec les clients et les fournisseurs. La recherche de la productivité est souvent le moteur de l’implémentation d’un tel logiciel. Les logiciels disponibles sur le marché proposent soit une solution clé en main, soit des services complémentaires associés. Généralement, ils fonctionnent sans interrompre les utilisateurs et les processus. Chez Konica Minolta, 3 solutions de logiciels GED sont disponibles.

  • Avec le Digi Pack, il est possible d’évaluer les processus documentaires, dématérialiser les opérations clients, capturer et archiver vos documents, sécuriser les échanges d’informations, collaborer, traiter des flux de travail métier et gérer les interactions avec les clients et les fournisseurs.
    – Le dispatcher Phoenix automatise le traitement et l’impression des images, affecte les tâches par le biais des flux de travail personnalisables.
    – Le M-Files est une solution simple pour trouver des informations dans tous les systèmes existants. Vous y accédez et les gérez sans interrompre les utilisateurs et les processus.

Les 4 étapes essentielles à la mise en place d’un logiciel GED

Dans cet e-book, vous découvrirez pourquoi un logiciel de Gestion Électronique des Données est pertinent pour votre entreprise. Vous pourrez ensuite réfléchir sur la mise en place du projet d’implémentation en suivant les 4 grandes étapes : acquisition des documents, gestion, stockage et diffusion. Pour Aline Silva, la clé réside dans la gouvernance des données, c’est-à-dire l’ensemble des processus, fonctions, règles, normes et paramètres qui les régissent. « Elle détermine la facilité d’accès ultérieure aux documents ; et donc l’efficacité réelle de la GED ». Dans ce sens, l’acquisition des documents est l’un des fondamentaux à soigner, avec le rattachement de mots-clés et de métadonnées pertinentes. Il est aussi essentiel de comprendre le cycle de vie du produit. « Prévoir sa destruction finale est en particulier fondamental, pour éviter de se trouver submergé par ses archives, avec des conséquences d’ordre économique et environnementale ».

Avec cet e-book, découvrez maintenant les 4 points clés pour mettre en place efficacement un Logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) dans votre entreprise.

Par ailleurs, quelle que soit l’origine du document, électronique ou papier, il est pris en charge par le flux de travail et classé en format digital structuré. Un puissant moteur de recherche facilite l’accès à tous les documents aux personnes habilitées.
L’automatisation de l’intégration des documents dans le système d’information, les factures par exemple, libère les personnes en charge de la saisie au profit de tâches mobilisant davantage leur valeur ajoutée. Une GED est donc un facteur de productivité.

Découvrez dans notre e-book les 4 points clés pour intégrer un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) efficacement au sein de votre entreprise

15 mai 2023