Notes de frais, éliminez tous les coûts cachés

La gestion des notes de frais est souvent associée à des coûts cachés : temps passé par les collaborateurs à cette tâche, perte de productivité, cas de fraude réguliers. Bref, une mauvaise gestion des notes de frais coûte en règle générale environ 300 € par mois et par salarié.

Ne sous-estimez pas les coûts cachés d’une mauvaise gestion des notes de frais

Environ 60 % des entreprises ont au moins un salarié qui remplit ce type de document régulièrement. Est-il vraiment nécessaire que vos collaborateurs passent chacun une heure par mois à saisir leurs notes de frais ? Cette quantité considérable de temps de travail ne devrait-elle pas être consacrée à des tâches plus productives…

Quand il s’agit d’élaborer une note de frais, les salariés font aussi généralement grise mine. Cette tâche jugée comme lourde et fastidieuse génère une véritable insatisfaction, voire même une frustration – surtout quand les entreprises mettent du temps à rembourser les sommes avancées. Cette situation peut clairement mettre en difficulté financière un collaborateur lorsque les dépenses représentent 25% à 30% du salaire. Résultat : les cas de fraude peuvent très vite devenir monnaie courante.

La fraude à la note de frais coûte chère

Faire valoir plusieurs fois le même justificatif, dépasser le plafond maximum de frais autorisés ou bien encore se faire rembourser des dépenses du week-end font partie des fraudes clairement intentionnelles. Alors que d’autres résultent d’une certaine négligence : beaucoup d’oublis, tels que les montants déjà avancés par l’entreprise, ou bien souvent omission des justificatifs des dépenses à joindre avec les notes de frais.

 

La fraude à la note de frais a un coût estimé à 747 euros par salarié en moyenne par an. Ramené à l’échelle de l’entreprise, la fraude à la note de frais représenterait 48.000 euros par an environ pour les TPE contre 37.000 dans les entreprises de 50 à 250 salariés et 29.000 euros environ dans les grandes entreprises. Ces montants résultent de l’enquête menée par Captio, éditeur de solutions d’automatisation des notes de frais, auprès de 130 entreprises européennes et de 6.000 employés en 2016.

 

Alors que faire pour assurer une bonne gestion des notes de frais et éliminer ainsi tous ces coûts cachés ? Pas de recette miracle… il faut équilibrer et mettre en relation deux perspectives différentes : celle des salariés qui les génèrent et celle de l’entreprise. Cet objectif est facile à atteindre, d’une façon plus fluide et rapide, en automatisant la gestion des notes de frais au travers d’un logiciel spécifique, tel que celui proposé par Captio (partenaire de Konica Minolta).

Source : Blog de Captio

14 mars 2018
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