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Nouvelles modalités de numérisation des factures papier

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numérisation des factures papier

Conformément au I de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les factures au format papier peuvent désormais être numérisées dès l’envoi ou la réception de ces dernières et conservées, sous forme dématérialisée, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux que l'archivage de documents papier.

Pascal AGOSTI, Avocat associé, Docteur en droit, membre de JURISDEFI fait savoir qu’un arrêté du 22 mars 2017 vient fixer les modalités de numérisation des factures au format papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

La numérisation des factures doit être effectuée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique : les copies devant être conformes à l’original en image et en contenu. Les couleurs devront être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier, effectuées par l’assujetti ou un tiers mandaté, sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

  • D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • D’une empreinte numérique ;
  • D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Source utilisée : Usine-digitale.fr article du 18/04 « la numérisation des originaux papier : le cadre se construit »

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