Réaliser des bulletins de paie exacts, et des déclarations sociales conformes, n’est pas chose aisée. Les nombreuses règles (plus de 100 nouveaux textes par an), empêchent même des spécialistes de retrouver leur chemin dans le maquis des diverses modalités à appliquer. Le bulletin de paie cristallise ainsi la complexité de notre réglementation. Au-delà des gains en productivité, le bon logiciel doit donc aider l’entreprise à structurer sa démarche pour apporter de la sérénité au gestionnaire de la paie, au dirigeant et même aux salariés. Car le bulletin – correctement établi - est un élément essentiel pour un bon climat social. Le choix du logiciel de paie qui va le produire, réclame donc de l’attention. Voici les huit points à surveiller.
1. Des fonctionnalités riches, adaptées, mais simples à utiliser
Le logiciel doit masquer la complexité du bulletin de salaire, sans pour autant céder au simplisme. De nombreux utilisateurs ne sont pas des experts de la paie, il est donc important qu’ils puissent entrer facilement des données et réaliser les opérations pour lesquelles ils sont habilités, par exemple les entrées et sorties du personnel. Pour ce faire, un module d’auto-formation sera un plus. Parmi les fonctionnalités essentielles, l’automatisation des tâches de gestion administrative (gestion des congés) sera un facteur de productivité, ainsi que la disponibilité de plans de paie standards, mais personnalisables.
2. Une solution stable et robuste
Les utilisateurs des logiciels de paie sont attachés à leur solution, qu’ils utilisent toute la journée. La pérennité de l’éditeur et sa capacité à accompagner les besoins de ses clients dans le temps – croissance, changement d’organisation, nouveautés réglementaires – sont donc essentielles. Une hotline efficace et des mises à jour régulières et contractualisées en seront des gages. Après l’analyse initiale des besoins – volumes à traiter, nombre d’utilisateurs du logiciel, configurations d’utilisation – pour définir la version adaptée à la situation de l’entreprise. La solution retenue devra grandir avec elle, et proposer les nouveautés technologiques apparues ensuite : les accès en mobilité ou la sauvegarde des données du logiciel dans le cloud font ainsi partie aujourd’hui des MUST HAVE, alors qu’ils étaient inexistants il y a 5 ans.
3. Des évolutions réglementaires
Pour l’entreprise, désireuse de conformité, vis-à-vis de ses salariés comme des organismes sociaux, la prise en compte d’un maximum de règles est un point critique. Même si l’exactitude absolue du bulletin reste illusoire, le choix d’un
bon logiciel pour le produire permettra d’obtenir des résultats satisfaisants, notamment en prêtant attention au respect des déclarations légales obligatoires ou à la prise en compte des conventions collectives. Dans tous les cas, les
procédures et les ressources proposées par l’éditeur pour mettre à jour, soit à intervalles réguliers, soit lors d’un évènement réglementaire urgent, sont à regarder à la loupe.
4. La sécurité des données
Toute entreprise doit respecter les lois sur la protection des données nominatives – pas de collecte déloyale, ni d’utilisation à mauvais escient. Elle doit aussi s’assurer que les logiciels – ceux de gestion de la paie en font évidemment partie – qui les manipulent, les sécurisent correctement. Enfin, elle vérifiera que les formats des données et le logiciel sont suffisamment ouverts et standards pour que leur récupération – par exemple auprès d’un prestataire ou lors d’un changement de produit – soit simple et rapide.
5. L’ouverture et intégration
Le logiciel de paie doit communiquer avec les autres logiciels de gestion de l’entreprise, par exemple la comptabilité. La souplesse de son architecture technique sera également un plus : possibilité de saisie décentralisée, partage des données sur les intranet et dans le cloud, accès à distance, y compris depuis des terminaux mobiles (tablettes, smartphones)…
6. La qualité de l’accompagnement
Que ce soit pour choisir le logiciel de paie, pour l’installer, pour l’adapter éventuellement à votre entreprise ou pour former vos collaborateurs, la densité et la qualité du réseau de partenaires autour de l’éditeur, mérite toute votre attention. De même, attention aux engagements sur les mises à jour – techniques et réglementaires -, ainsi qu’à la présence d’experts pour répondre à vos questions.
7. Penser dématérialisation et préparer le passage à la DSN
Le législateur incite les entreprises, même de très petite taille, à dématérialiser les échanges avec les organismes sociaux. Ces télé-déclarations apportent de nombreux avantages (réduction des erreurs, traçabilité des échanges, etc.), sous réserve que le logiciel de paie les propose en supportant les formats techniques exigés. Par ailleurs, il doit supporter la production de bulletins de
paie dématérialisés, comme la loi l’autorise, en accord avec les salariés. Enfin, la mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), qui doit uniformiser les éléments transmis aux organismes sociaux, doit faire partie des plans de développement de l’éditeur afin de vous proposer une solution compatible qui vous permette d’anticiper sa mise en place dans votre entreprise.
8. Intégrer la dimension GRH dès le logiciel de paie
Un bulletin faux, remis en retard, ou incomplet, est un motif d’insatisfaction du personnel. En ce sens, le logiciel de paie qui va aider à le produire, peut être regardé comme une première étape de votre stratégie Ressources Humaines. Surtout s’il propose déjà des modules de gestion pour les RH, par exemple la gestion des recrutements, celle des compétences (GPEC), de la formation
(DIF), etc. Dans tous les cas, l’existence d’un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) complet dans la gamme de l’éditeur, capable de récupérer ultérieurement les données de votre solution de paie, sera un plus.
Source : Sage, bien choisir son logiciel de paie
Centre de compétences Sage, SERIANS, IT Services Konica Minolta, vous propose l’ensemble de la gamme de l’éditeur.
17 novembre 2016
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