Les 3 étapes de la préparation d’un projet de digitalisation RH

Pour guider votre réflexion, vous pouvez déjà avoir en tête pour qui et pour quoi ce projet est lancé. Un projet de digitalisation RH a bien sûr pour objectif d’optimiser le fonctionnement collectif et d’accélérer l’exécution des processus RH. Mais le véritable enjeu, le critère de réussite, réside dans l’adhésion des salariés. Dans la capacité du projet à augmenter leur engagement et à améliorer l’attractivité de l’entreprise. Ainsi, 93 % des salariés estiment qu’« un fort sentiment d’appartenance booste la performance et favorise l’atteinte d’objectifs communs¹ ».

Pour être fortement connecté à la réalité du fonctionnement de l’entreprise et à l’expérience réelle de ses collaborateurs, un projet de digitalisation RH doit respecter trois principes avant d’être lancé :

1. une analyse approfondie de l’existant
2. l’anticipation des transformations à venir pour les collaborateurs
3. la préférence pour un accompagnement expérimenté

Placer les collaborateurs au centre du projet de digitalisation RH

Un projet de digitalisation RH induit d’interconnecter tous les acteurs autour des sujets concernés, bulletin de paie ou gestion des temps. Pour certains, c’est un changement attendu. Pour d’autres, il peut s’agir d’une transformation considérable.

C’est pourquoi la direction des ressources humaines doit veiller en particulier sur deux points :

• l’accessibilité des processus à tous les acteurs, en particulier ceux qui sont mobiles et ceux qui travaillent parfois en dehors du bureau
• l’accompagnement des acteurs dans l’appropriation des nouveaux usages

C’est pourquoi l’ergonomie de la solution mise en œuvre doit en garantir une utilisation sereine et massive.

Ce qui est en jeu, c’est qu’au-delà des bénéfices techniques et économiques, l’entreprise se transforme en profondeur à travers l’optimisation des processus RH. En effet, bien préparé, un projet de digitalisation RH permet aussi de favoriser la motivation, l’efficacité collective et le développement d’une culture commune.

C’est pourquoi tous les salariés, tous les métiers, doivent être impliqués dans le projet. Chacun est impacté à son niveau :

• autonomisation des salariés qui prennent en main la gestion de leurs documents RH : conservation, duplication, transferts.
• responsabilisation des managers : motivation des décisions, diminution des temps de réponse
• amélioration de la productivité administrative de l’organisation
• amélioration du fonctionnement collectif et de la communication entre les acteurs
• renforcement de la marque employeur

Une série d’ateliers, par exemple, dont la composition soit représentative de la diversité des acteurs de l’entreprise, est une bonne approche. Ils permettront de partager la vision, de considérer l’ensemble des points de vue, de recueillir en amont du déploiement toutes les remarques et in fine de faciliter l’adhésion.

Se faire accompagner par une équipe experte de la digitalisation RH

On l’a compris, la digitalisation RH stimule des fondamentaux de l’entreprise comme l’engagement des collaborateurs, le bien-être au travail ou la qualité de la communication interne.

La réussite du projet exige aussi de mobiliser des compétences fonctionnelles et techniques sur une durée significative. Si l’interne doit être largement associé à la conception du projet, et surtout à la définition des conditions de son appropriation, il est souvent avisé de s’appuyer sur une équipe externe pour apporter le cadre et la constance.

Ainsi si l’on considère par exemple un projet de digitalisation de la gestion des congés, les nombreuses interactions avec le processus de paie exigent des compétences spécifiques.

Avant de lancer le projet, et en fonction du contexte particulier de l’organisation, il convient d’identifier les différents profils incontournables à sa réussite.

Cet exercice est nécessaire à double titre :

• mobiliser les acteurs contributifs en interne, en étant attentif à leur disponibilité réelle (sachant qu’un mode « réalisation » est bien plus consommateur de temps qu’un mode « support » ou « validation »)
• identifier les compétences et l’expertise qu’il convient de solliciter en externe

Pour ce qui est de la contribution interne, l’entreprise est la mieux placée pour constituer son panel. Et pour reconnaître à coup le bon profil de consultant, 4 critères simples peuvent être mis à profit :

1. il connaît l’environnement légal et les contraintes réglementaires
2. il maîtrise les solutions mises en œuvre
3. il sait rester simple et accessible
4. il a une bonne communication, qui donne confiance et laisse toute sa place à l’échange

En conclusion, modifier les habitudes des collaborateurs et rationaliser leurs interactions avec les RH est une responsabilité. Bien préparé, le projet de digitalisation RH présente un vrai potentiel d’optimisation de l’engagement des collaborateurs autour des priorités de l’entreprise.

C’est pourquoi une préparation rigoureuse est nécessaire. Elle doit partir d’une immersion dans la réalité du fonctionnement de l’organisation, passer par une anticipation des bouleversements pour les collaborateurs et s’appuyer sur une équipe projet expérimentée.

Ainsi, l’optimisation des processus RH repose autant sur la qualité des solutions digitales mises en œuvre que sur le professionnalisme de l’accompagnement. C’est à partir de ce constat que Konica Minolta a lancé une offre hybride, solution + conseil. Ne vous lancez pas dans un projet de digitalisation RH sans consulter DIGI Pack dématérialisation RH !

¹Cabinet Deloitte – Tendances RH 2020