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PME et travail collaboratif : 5 conseils pour améliorer l’efficacité de vos projets

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PME et travail collaboratif : 5 conseils pour améliorer l'efficacité de vos projets

Grâce aux connections Internet haut débit et aux outils qui permettent de supprimer les contraintes de distance et de faciliter la communication entre les membres d’une équipe, le travail collaboratif connaît aujourd’hui un nouveau souffle. Pour les entreprises, c’est une véritable opportunité à saisir pour gagner en efficacité et en productivité.

Travail collaboratif : la définition du concept

Le travail collaboratif vise à réunir des individus pour résoudre un problème en faisant appel aux compétences de chaque participant sur la base du volontariat, avec ou sans rémunération. En entreprise, il s’agit plus concrètement pour un groupe de travail comprenant des employés (mais aussi, pourquoi pas, des personnes extérieures) de collaborer autour d’un projet commun à l’aide des nouvelles technologies, afin de maximiser leur efficacité et créativité.

Contrairement au travail coopératif, le travail collaboratif n’implique pas de division des tâches mise en place par une organisation hiérarchisée. L’ensemble des participants s’inscrivent d’eux-mêmes dans une démarche d’amélioration continue et œuvrent en parallèle à chaque tâche en fonction de leurs envies et de leurs aptitudes mutuelles.

Autrefois réservés aux grandes sociétés, les outils de travail collaboratifs se sont démocratisés avec la révolution numérique et représentent désormais un atout majeur pour les PME.

Comment mettre en place un projet collaboratif ?

1) Choisir des outils adaptés aux besoins
Le travail collaboratif peut s’appuyer sur des solutions dites synchrones (réunions physiques, visioconférences, messageries instantanées) ou asynchrones (partage de documents, rédaction commune, réseau social d’entreprise). A ce titre, les fichiers en ligne stockés sur le Cloud offrent l’avantage d’être consultables et modifiables à distance, tout en étant mis à jour simultanément.

2) Tenir compte du facteur humain
L’efficacité du travail collaboratif n’est pas assurée par la seule mise en place d’outils numériques, puisqu’il repose aussi et surtout sur la capacité et la motivation des employés à travailler ensemble. Cette intelligence collective ne va pas toujours de soi, et n’est pas compatible avec tous les profils.

3) Déterminer le bon degré d’ouverture
Un projet collaboratif peut être entièrement ouvert au grand public dans le cadre d’un projet Wiki par exemple, ou être réservé au personnel de l’entreprise et à quelques collaborateurs extérieurs de confiance (clients, fournisseurs et parties prenantes) dans le cadre d’une application dédiée ou d’un Intranet accessible par mot de passe. La taille du groupe de travail est cependant impactée par les outils employés puisqu’ils imposent parfois un nombre d’utilisateurs maximal.

4) Collaborer à chaque étape du processus
Un projet véritablement collaboratif ne se limite pas à effectuer des tâches en groupe. Il faut que les participants établissent une analyse commune de la situation, une définition commune de l’objectif à atteindre et une évaluation commune des résultats. De même, il est nécessaire d’organiser une veille efficace permettant de partager librement les informations.

5) Mettre en place un climat bienveillant
L’un des grands défis en interne est de pouvoir dégager le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Afin d’inciter les employés à sauter le pas, il appartient au chef d’entreprise d’instaurer une ambiance bienveillante envers ce type d’organisation du travail.

 

 

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Source : blogs.microsoft.fr

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