Pourquoi l’optimisation des processus documentaires reste un exercice complexe ?

Une analyse récente du cabinet MARKESS montre que la proportion de processus documentaires optimisés a très peu varié : 7% en 2017, contre 6% en 2015 selon les décideurs interrogés.

processusdocumentaires

Si la simplification et l’automatisation des processus documentaires arrivent en tête des enjeux rencontrés par les décideurs interrogés (71%), l’amélioration de la performance métier est aussi un enjeu important (53%). Il s’agit en effet de donner une direction plus « business » à leur projet.  « Apporter des réponses à des enjeux métiers est un besoin exprimé par les directions informatiques et métiers, par exemple : pour soutenir des stratégies clients digitale, digitaliser les processus documentaires RH ou alors généraliser la facturation électronique », indique Hélène Mouiche, analyste senior au sein du cabinet Markess.

Mais bien que 92% des décideurs interrogés estiment devoir optimiser leurs processus documentaires, ils doivent faire face à plusieurs éléments qui ralentissent leurs projets : la peur du changement et la culture papier sont encore très prégnants (en tête des freins avec 55% des citations), la variété des documents à gérer est importante pour 45% d’entre eux, les processus de gestion documentaire ne sont pas bien ou suffisamment formalisés (40%) et l’organisation trop en silos tant au niveau des processus que des solutions qui les gèrent (39%). Des freins qui poussent les décideurs à redéfinir leurs priorités en fonction de leurs besoins.

Parmi le TOP 5 des processus entrants à optimiser prioritairement :

  1. Numérisation des documents papier (63%)
  2. Intégration des données aux SI (61%)
  3. Archivage (60%)
  4. Activation de workflows (55%)
  5. Indexation de documents (40%)

Parmi le TOP 5 des processus sortants à optimiser prioritairement :

  1. Archivage (61%)
  2. Signature de documents (61%)
  3. Activation de workflows (58%)
  4. Diffusion des documents (45%)
  5. Sécurisation et protection des documents (4%)

Les intentions d’investissement en solutions d’ici 2020 portent quant à elle majoritairement sur l’authentification des documents reçus/entrants (53%) ainsi que sur la mise à disposition des « end-users » les solutions de gestion des processus documentaires. En effet, 47% des décideurs font part de besoins forts à très forts pour décentraliser la capture de données au niveau de l’utilisateur final.

L’étude de Markess met donc en perspective que l’optimisation des processus documentaires doit être envisagée sous l’angle métier pour atteindre un statut plus stratégique et non purement documentaire. La hausse du budget alloué à la gestion de processus documentaires d’ici 2020, pour plus de 50% des décideurs interrogés, nous laisse à penser que cette tendance pourrait bel et bien être confortée. Et vous où en êtes-vous dans la digitalisation de vos processus documentaires ?

Source : Etude Markess reposant sur les entretiens de 62 décideurs métiers et informatiques conduits en juin et juillet 2017 en France.

24 octobre 2017
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