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Pourquoi opter pour une gestion en ligne de votre BDES ?

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BDES

L'employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour sa Base de Données Economiques et Sociales (BDES), et d’en définir les modalités d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. Il devra ainsi mettre à disposition de toutes les instances représentatives du personnel (IRP) un grand nombre de documents de l’année en cours, des deux années précédentes… et des trois années à venir. Une gestion de la BDES au format papier peut vite se montrer chronophage et fastidieuse à la vue des milliers de fichiers à imprimer, à classer et à stocker. Quels avantages retirer d’une gestion en ligne ?

Une gestion simplifiée

En privilégiant un support numérique, vous simplifiez l’utilisation de la BDES, en particulier pour l’actualisation régulière des informations. En outre, le passage au numérique permet de faire de la BDES un véritable outil de communication avec les IRP, qui peuvent ainsi aisément accéder à son contenu de n’importe où.

Mais si la BDES a pour but de fluidifier le partage des données et de simplifier le dialogue social, elle constitue aussi un enjeu de sécurité et de confidentialité pour les entreprises.

Une confidentialité des données respectée

La BDES contient de nombreuses données sensibles dont les orientations stratégiques et financières de l’entreprise qui doivent garder leur caractère strictement confidentiel. Les utilisateurs de la BDES devront donc pouvoir choisir si les documents peuvent être téléchargés, modifiés, ou supprimés, ou bien s’ils peuvent seulement être consultés en bloquant leur impression et leur partage.

Afin de vous aider à mettre en œuvre votre BDES, Open Bee™ propose un espace documentaire en ligne sécurisé permettant de gérer simplement votre base au quotidien.

• Créez électroniquement votre BDES au travers d’une arborescence de dossiers et sous-dossiers structurée respectant les rubriques réglementaires

• Publiez par un simple glisser / déplacer tous types de fichiers (Word, Excel, Powerpoint)

• Informez en temps réel les représentants du personnel (CE, DP, DS, DUP, CHSCT) de la mise à disposition des documents et de l’actualisation de la base et conservez une trace de ces échanges et des dates d’information

• Disposez d’une base accessible en permanence selon des modalités très simples d’utilisation

• Gérez la confidentialité de votre information selon vos exigences

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