Profil : Service Financier / Comptable
Le traitement manuel des factures fournisseurs est source de coûts de gestion directs liés à leur enregistrement, leur validation et leur règlement - mais les coûts indirects liés à la circulation, aux pertes de documents, et aux erreurs de saisie, sont loin d'être négligeables.
La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
La numérisation des archives facilite grandement l’accès à l’information et impacte favorablement l’organisation du travail. Des avantages qui poussent un nombre croissant d’entreprises et d’organismes publics à dématérialiser et à archiver en numérique. Quels sont les principaux atouts de l’archivage numérique ?
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Auparavant prévue pour janvier 2023, c’est en juillet 2024* que devront être appliquées les réglementations relatives à la facturation électronique obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA. Une réforme qui a pour objectif d’accélérer la transformation numérique et qui implique donc une adaptation des outils et des usages.
La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.
Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale a mis en place la loi anti-fraude TVA (BOI TVA DECLA 30-10-30-2016-08-03).
Vos logiciels sont-ils concernés ? Quelles sont les exigences de la loi anti- fraude ? Quels sont les impacts de cette loi sur votre Système d’Information ? Comment être conforme rapidement ?
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
La Responsabilité Sociétale des Entreprises c'est donc beaucoup de défis susceptibles d’entraîner de profondes transformation au sein de nos entreprises. Les organisations qui s'y prennent le plus tôt bénéficieront certainement d'un avance. N'hésitez pas à consulter l'ebook au sein duquel vous trouverez des ressources et conseils.
La digitalisation des processus métiers est au coeur de la transformation numérique des entreprises. Les PME qui se numérisent ont 2,2 fois plus de chance de connaître une hausse de leur chiffre d’affaires.
Réception, acheminement et validation, saisie comptable, … toutes les étapes du traitement de vos factures sont sources de coûts pour votre entreprise.
Connaissez-vous tous les coûts de la gestion des factures fournisseurs dans votre organisation ?
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La facture électronique a été rendue obligatoire par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 sept. 2021, relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. La mise en œuvre de cette obligation sera échelonnée dans le temps entre 2024 et 2026.
Konica Minolta a remporté l’appel d’offres initié par la région Sud-Ouest, qui dispose aujourd’hui de 228 équipements Konica Minolta (systèmes d’impression multifonctions et presses numériques) ainsi que la solution d’authentification et d’accounting PSES.
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Se transformer doit également comporter un sens : « quoi » (faire), « comment » (le faire), « pour quand » (le faire). Savoir où l’on veut aller, aucune technologie ne peut le dire à votre place. Si la transformation digitale n’est pas attisée par la direction de l’entreprise, comment peut-elle être légitime ?
La technologie RPA (Robotic Process Automation) permet aux Directions Financières d’automatiser leurs tâches manuelles, grâce aux robots logiciels. Pour autant, les fonctions financières consacrent encore beaucoup de temps à traiter ces tâches manuelles. Quelle utilité peuvent-elles tirer des robots logiciels?
Le RPA peut jouer un rôle crucial dans la Digital Workplace, notamment en automatisant un volume important de travaux manuels de saisie informatique. Libérer des tâches répétitives par les robots, les collaborateurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’analyse des données pour prendre des décisions.
Si 75% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier, la facture suit progressivement les tendances actuelles de digitalisation notamment grâce à une législation française favorable. Et vous, êtes-vous prêt pour la dématérialisation des factures ?
• Comment déployer une solution de dématérialisation ?
• Qui doit être impliqué ?
• Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?
Le cloud a révolutionné la manière dont nous consultons, modifions, partageons et stockons les documents. Ces derniers mois, le télétravail de masse a démocratisé le recours au cloud pour rendre accessibles les documents partout tout le temps. Cette recherche de mobilité développe l’usage des solutions de dématérialisation en mode SaaS.
La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer l'utilisation du Coffre-Fort Numérique. Mais même après plus de 15 ans d’existence, ses usages restent méconnus d’une organisation sur trois.
Le bulletin de paie papier représente un coût humain et technique loin d’être anodins ! Pour les entreprises dotées d’effectifs importants et ayant par exemple de nombreuses filiales, plusieurs milliers d’euros sont dépensés tous les mois pour envoyer les feuilles de salaire. Connaissez-vous l’impact économique du bulletin paie ?
L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.
Depuis le 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) ont l’obligation de transmettre toutes factures à destination d’une entité publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. La facture électronique est ici un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.
Conformément au I'arrêté du 22 mars 2017 et en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les factures au format papier peuvent désormais être numérisées dès l’envoi ou la réception de ces dernières et conservées, sous forme dématérialisée, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Avoir de bonnes compétences en informatique, c’est un début… Mais, dans la vie active actuelle, pour nager en toute sécurité dans l'océan numérique du 21ème siècle, un entraînement régulier est indispensable.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
Le risque de fraude continue de planer au-dessus des entreprises françaises, d’après la nouvelle enquête d’Euler Hermes et de la DFCG. 7 entreprises sur 10 déclarent avoir été victimes d’au moins une tentative de fraude pour autant elles sont loin d’avoir toutes mis en place un plan d’urgence.
De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
L’archivage à vocation probatoire conserve les archives de manière pérenne et intègre en assurant que le document archivé corresponde bien à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.