Quel suivi du contrat exiger après déploiement du parc d’impression ?

Tout déploiement d’un parc d’impression nécessite ensuite un suivi du contrat personnalisé par le prestataire. Se poser la question du bon respect des engagements contractuels est primordial lors d’un renouvellement du parc d’impression. Quel suivi de contrat peuvent exiger les directions achats ?

Une personne dédiée à la gouvernance du contrat

Exigez de votre prestataire d’avoir à votre disposition un interlocuteur unique, réactif et flexible pour s’occuper de la gouvernance du contrat. Ce dernier doit être en mesure de répondre à toutes vos demandes durant la durée de vie du contrat.

Par exemple, lors d’une panne de matériel pour faire intervenir un technicien, pour une question concernant la facturation, ou encore pour obtenir de l’information sur de nouveaux produits ou services.

Konica Minolta met à la disposition de ses clients une personne dédiée : le Service Delivery Manager. Ce collaborateur Konica Minolta est le point de contact unique pendant toute la durée du contrat pour l’ensemble des questions non-commerciales.

« Grâce au Service Delivery Manager, nous bénéficions d’une très grande réactivité quant à nos demandes ainsi qu’une meilleure visibilité sur les différentes informations indispensables. Il nous fournit des reportings détaillés : évolution du parc, répartition couleur/noir & blanc, volumétrie, montants facturés, nombre et délais d’intervention… », précise Laurent Deslandes, Responsable Informatique Régional Sud-Ouest de la Croix Rouge Française.

Le Service Delivery Manager peut aussi animer les comités de suivis et participe à la réflexion d’optimisation continue.

Accompagner et suivre l’évolution des usages des collaborateurs

Organisés tous les trimestres ou semestres en fonction des besoins, les comités de suivis permettent au prestataire de présenter :

  • les indicateurs de performance relatifs aux délais de réponse ou aux délais de résolution ;
  • l’état du parc et de son évolution : le nombre d’imprimantes, de modèles, celles en fin de contrat, ou encore les livraisons en cours ;
  • le volume pages, qui permet de mesurer la performance des systèmes d’impression et leur production.

 

Le gestionnaire de compte analyse ces rapports et conseil sur les meilleures pratiques et configurations de parc à adopter.

La gouvernance du contrat après déploiement permet donc d’assurer un suivi personnalisé de la relation client et d’entretenir une relation privilégiée avec l’entreprise durant toute la durée du contrat. Un engagement tenu par Konica Minolta «Elu Service Client de l’année 2018» dans la catégorie Solutions d’impression – une réelle récompense pour ses équipes qui se sont impliquées dans une vraie démarche qualité.

Découvrez dans le nouveau livre blanc de Konica Minolta toutes les questions qu’une direction des achats doit se poser au moment de renouveler le parc d’impression.

16 avril 2018
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