Posté le 06/02/2017
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Quel système d’impression à l’heure du digital (4) ?

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Optimisation des processus et flux documentaires

La gestion des documents qu’ils soient au format papier ou numérique est résolument chronophage, d’autant qu’associée à un mauvais classement des documents, la diffusion des informations au sein d’une entreprise aura tendance à se complexifier. Savez-vous que les salariés passent en moyenne 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ou encore qu’ils perdent en moyenne 30 minutes par jour rien qu’à cette tâche ? Comment optimiser les processus et flux documentaires ?

Aujourd’hui une entreprise qui ne met pas en place une politique d’optimisation de ses processus et de ses flux documentaires s’expose à un vrai manque à gagner, comme : la perte de documents, une mauvaise circulation des informations, une baisse de productivité des salariés ainsi qu’à une complexification des processus documentaires. Pour remédier à ce type de situation, la dématérialisation des documents papier est la première notion à prendre en compte et là de nombreuses questions peuvent se poser : Comment souhaitez-vous les numériser ? Comment souhaitez-vous les envoyer ? Souhaitez-vous les classer et les retrouver dans un espace privé ? Ou dans un espace partagé avec vos collaborateurs ? Une fois votre politique d’optimisation des processus et de flux documentaires définie, vous pourrez vous appuyer sur votre système d’impression multifonction pour la mettre en œuvre.

1. Dématérialisation des documents

Optimiser ses flux d’informations passe généralement par le système d’impression multifonction qui devient le point central d’une diffusion optimisée des documents permettant de mieux partager l’information entre utilisateurs et d’obtenir des gains de productivité rapide.

A partir de cette plate-forme de communication intelligente, il devient alors possible de dématérialiser les documents et de les convertir rapidement dans tous types de formats image (TIFF, PDF, PDF Compact, JPEG, XPS, XPS Compact), mais aussi dans des formats avancés tels que : PDF/A crypté, OCR PDF, PDF plein texte, PDF linéarisé, .docx, .xlsx, .pptx…

2. Classement des documents

Une fois numérisé, les documents peuvent être classés et indexés directement depuis le système d’impression multifonction (technologie Open API), comme sur un poste de travail. Le document numérique est envoyé automatiquement à l’emplacement défini au préalable et diffusé dans un serveur de fichier ou un espace web centralisé et sécurisé (Email/FTP/SMB/USB, URL boîtes utilisateurs, disque dur, le Web le cloud …).

Les documents sont accessibles instantanément à l’emplacement choisi et sont consultables en ligne à l’intérieur de l’entreprise ou en dehors.

3. Intégration aux solutions métiers

L’intégration du système d’impression multifonction aux solutions métiers doit être efficace. Associée à votre environnement informatique, le recours à une plate-forme de communication ouverte permet d’automatiser le traitement de l’information et de travailler en toute sérénité. Celle-ci pourra s’interfacer, via des connecteurs métiers, avec vos logiciels de gestion d’entreprise et aussi d’autres logiciels de certains éditeurs, avec lesquels Konica Minolta a noué des partenariats.

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