Quelle imprimante multifonction choisir ? Les bonnes questions à se poser

Quelle imprimante multifonction choisir

L’ère du digital amène les entreprises à repenser leurs besoins mais aussi le rôle joué par leurs équipements. Les imprimantes multifonctions ne sont pas épargnées par cette réflexion et l’utilité de ces dernières va désormais beaucoup plus loin que l’indispensable besoin d’imprimer et de numériser. Format, taille, rapidité, nombres de bacs, finitions ou encore éco-responsabilité... Pour choisir son imprimante multifonction il faut évaluer l'ensemble de ses caractéristiques afin de répondre aux besoins de chaque organisation.

Format A3 ou A4 ?

Le format d’une imprimante multifonction dépend avant tout de vos besoins en impression. Si celle-ci sert uniquement à imprimer des documents Word, Excel ou des pages Web, le choix d’un modèle A4 est pertinent.

A contrario, si les besoins en finition sont des critères indispensables dans votre décision d’achat, un modèle A3 est à privilégier : la prise en charge de différents formats papier par les imprimantes multifonctions A3 permettent d’élargir vos possibilités de création :

  • courriers sur papier entête épais,
  • flyers, livrets ou brochures sur du papier couché,
  • impression d’affiches au format SRA3, etc.

 

Imprimer sur différents types de papier nécessite néanmoins de paramétrer votre multifonction avant chaque nouvelle impression : type, format, grammage. Cela dit, de nouveaux matériels comme ceux de Konica Minolta sont désormais capable de gérer automatiquement ces réglages de manière intelligente. Petite explication vidéo par Laurent Grasset, Responsable Technique Produits chez Konica Minolta.

Imprimante multifonction couleur ou monochrome, laquelle choisir ?

choisir son imprimante multifonction

Les besoins en impression couleur sont généralement plus fréquents et plus réguliers en entreprise. Qu’ils s’agissent de graphiques, présentations commerciales ou de brochures à destination des clients, l’impact est plus significatif grâce à la couleur. Si vos critères s’orientent en ce sens, le choix d’un système d’impression couleur prend alors tout son sens.

L’impression monochrome (ou noir et blanc) est utile à différents niveaux, notamment en interne. Si l’image de l’entreprise est engagée sur chaque document qu’elle diffuse à l’extérieur, l’impression en noir et blanc reste une solution privilégiée pour communiquer entre collègues. En plus d’être économique, l’utilisation d’une seule cartouche – au lieu de plusieurs pour les impressions couleur – revient à limiter la production d’hydrocarbures dans la fabrication d’encre.

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La vitesse d’impression est-elle importante ?

La vitesse d’impression est gage de productivité pour les utilisateurs – sans compter les critères de finition, de confort d’utilisation, de connectivité et de sécurité. Pour éviter les files d’attentes, il suffit d’estimer le nombre de pages imprimées par mois pour définir la bonne vitesse d’impression dans vos critères d’achat : plus la volumétrie est importante, plus la vitesse sera élevée. Ceci afin de comparer les différents modèles existants sur le marché et faire le bon choix. En calculant précisément la volumétrie mensuelle, on peut par exemple identifier le produit le plus adapté pour vous de cette manière :

Pour 3 000 pages imprimées, un modèle avec une vitesse de 25 pages par minute

Pour 5 000 pages, sélectionnez privilégiez plutôt un modèle avec une vitesse de 30 pages par minute

Pour 10 000 pages, un modèle avec une vitesse de 45 pages par minutes est recommandé

 

En outre, d’autres fonctions additionnelles permettent aussi de gagner en rapidité. C’est le cas par exemple de la fonction « Copie Rapide » : les réglages favoris de chaque utilisateur sont ici paramétrés en un seul clic, sans avoir à ouvrir de multiples fenêtres contextuelles.

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La fonction Scan, un incontournable dans le choix du système d’impression

choisir son imprimante multifonction

Une imprimante multifonction est un équipement 4 en 1 qui permet d’imprimer, de copier, de numériser et de faxer. Cette dernière reste de plus en plus utilisée, ce qui en fait un critère d’achat essentiel.

Pour faire face aux différents besoins des entreprises, les imprimantes multifonctions proposent différents modes de scan :

  • Scan-to-eMail, pour envoyer le document numérisé vers une adresse email.
  • Le Scan vers un dossier spécifié permet d’envoyer un scan vers un dossier sur un serveur FTP, un serveur WebDAV, une clé USB, un lien URL afin de le partager avec d’autres utilisateurs ou de l’enregistrer dans l’ordinateur.
  • Scan-to-Me des imprimantes multifonctions Konica Minolta, permettant d’envoyer le document numérisé par email sans avoir à saisir son adresse email.

 

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Lorsque les besoins en numérisation sont très importants, certains modèles sont dotés de capacités de numérisation avancées. Par exemple, un chargeur Dual Scan permet de numériser simultanément les documents recto-verso en un seul passage.

Un fois scannés, les documents sont convertis dans tous types de formats image, mais aussi dans des formats avancés, tels que :

  • PDF/A crypté,
  • OCR PDF,
  • PDF plein texte,
  • PDF linéarisé,
  • .docx,
  • .xlsx,
  • .pptx…

1, 2 ou 3 bacs à papier… on opte pour combien ?

Certains modèles possèdent deux bacs papier pour une rentabilité accrue : vous pouvez mettre du papier à en-tête dans un bac et des feuilles blanches dans le second : de cette façon, il n’est plus nécessaire de vous déplacer pour changer le papier.

Compactes, les imprimantes multifonctions A4 offre généralement 1 à 2 bacs papier. Sur les imprimantes multifonctions A3, il est possible d’en ajouter jusqu’à 4. Chaque bac papier peut ainsi être dédié à un support spécifique.

Par exemple :

  • le bac 1 au papier ordinaire,
  • le bac 2 au papier entête de l’entreprise,
  • le bac 3 au papier A3,
  • le bac 4 au papier au format bannière.

Imprimante multifonction et WiFi : est-ce vraiment important ?

La compatibilité Wifi est aujourd’hui un standard sur les imprimantes multifonctions. Grâce à l’impression mobile, depuis un périphérique mobile iOS ou Android, il devient simple et rapide d’imprimer des documents lorsque vous êtes au sein de l’entreprise ou en déplacement.

Dans le contexte de crise sanitaire actuel, cette prise en charge du WiFi est d’autant plus intéressante, car elle offre la possibilité d’imprimer sans contact direct avec l’imprimante multifonction, généralement mise en libre-service dans les entreprises.

Les imprimantes sont des cibles de choix pour les pirates informatiques

L’imprimante multifonction est bien souvent oubliée dans les politiques de sécurité des entreprises, Sa vulnérabilité s’est accrue ces dernières années au même titre que sa connectivité avec les systèmes d’information d’entreprises. De ce fait, elle constitue une porte ouverte sur le réseau informatique et devient une cible de cyberattaques.

Les conséquences qui en découlent peuvent être multiples :

  • Pertes d’avantages concurrentiels et érosion du chiffre d’affaires (divulgation de secrets industriels ou technologiques, politique de prix, etc.) ;
  • Pertes financières (frais de remédiation, de réparation, de notification, de gestion de crise, etc.);

Pertes d’exploitation (arrêt / perturbation de production) ;

  • Sanctions financières (jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires au niveau monde en cas de manquements graves au RGPD, frais de justice, etc.) ;
  • Atteinte à l’image de l’entreprise (réputation, perte de confiance).

La sécurité doit être un critère indispensable dans le choix d’une imprimante multifonction. Il est crucial de vérifier :

  • la conformité au RGPD,
  • les certifications HCD-PP ainsi qu’ISO 15408,
  • la notion de sécurité dès leur conception (Security by Design).

Les services de sécurité proposés doivent :

  • protéger les données présentes dans le disque dur du MFP,
  • sécuriser les paramètres réseau,
  • garantir que les paramètres appropriés sont implémentés et restent inchangés.

Une imprimante multifonction pas cher, est-ce un bon investissement ?

choisir son imprimante multifonction

Contrairement aux imprimantes multifonctions vendues dans la grande distribution et les enseignes spécialisées, les entreprises n’achètent pas mais louent, dans la plupart des cas, ce type d’équipement. Elles peuvent ainsi renouveler régulièrement leurs matériels afin de bénéficier des dernières avancées technologiques et profiter d’un service de maintenance (consommables, pièces détachées, interventions d’un technicien sur site…) pendant toute la durée du contrat de location.

En revanche, ce qui peut considérablement alourdir les coûts à l’usage sont les pannes et les dysfonctionnements. En effet, les imprimantes multifonctions à « bas prix » ont des coûts de maintenance bien plus élevés. Les matériels sont moins robustes, ils tombent en panne plus rapidement et sont plus difficiles à réparer. Il est alors crucial de diagnostiquer les principaux problèmes à distance.

Vérifier au préalable les procédés de maintenance à distance proposés par le constructeur permet de limiter les coûts associés.

Voici donc les principales questions que vous devez vous poser pour trouver la meilleure imprimante multifonction pour votre entreprise. Si vous cherchez plus qu’une imprimante multifonction, Konica Minolta propose du matériel premium couplant services IT et logiciels pour un environnement de travail digital maîtrisé. Sa nouvelle innovation le multifonction augmenté réunit l’environnement bureautique et informatique en un seul service intégré.

6 octobre 2020
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