Quels moyens de conservation pour mettre fin aux archives papier ?

Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier. Se pose alors la question des moyens de conservation des archives numérisés.

Coffre-fort électronique

La dématérialisation des archives papier

Pour les entreprises, la dématérialisation s’est largement démocratisée au cours des dernières années. La dématérialisation est vu comme un passage obligé vers le zéro papier. Plusieurs facteurs expliquent cette croissance : la transition numérique, la recherche d’efficacité, l’essor de l’e-administration ou encore un cadre légal favorable.

L’une des premières étapes en matière de numérisation des archives papier, compte-tenu de la multiplicité des documents, est de déterminer l’utilité de leur conservation. L’archivage des documents numérisés ne peut pas uniquement prendre en compte les différents types de documents émis ou produits par l’entreprise. La stratégie de conservation des documents dépend avant tout de l’utilité de l’information (criticité, fréquence d’utilisation, document engageant, respect de la législation en vigueur…), selon la stratégie de transmission de savoirs de l’entreprise et la volonté de conserver une mémoire de l’activité.

Plusieurs approches sont dès lors possibles :

1. La Gestion Electronique des Documents (GED)

La Gestion Electronique des Documents (GED) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

Une solution de GED va permettre le partage, la consultation et la modification des documents numérisés. Elle vient également renforcer leur sécurité en réduisant les risques de pertes ou de destruction potentielles des archives papier (incendies, inondations, vols…). En outre, elle réduit les coûts associés à la manipulation des documents au format papier : achat de matériels de stockage, temps passé au classement manuel des documents, espaces de stockage, etc.

Au-delà des fonctions de numérisation, de stockage et d’archivage de données, la GED se définit comme une solution de dématérialisation des procédures et des processus métiers. Elle facilite la gestion des documents dans l’entreprise en offrant des fonctionnalités de digitalisation du classement, d’indexation, de partage des documents, d’accélération des circuits de validation ou encore la création de groupes de travail. La notion de GED inclut donc la possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale de l’ensemble des documents.

2. Le Système d’Archivage Electronique (SAE)

La dématérialisation présente parfois des inconvénients pour certaines entreprises, notamment en termes de sécurité des données, de gestion de leur volume et de valeur juridique. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE)qui apporte des garanties sur la maîtrise de cette valeur, des conditions de destruction et de la classification.

Le SAE, lorsqu’il est à vocation probatoire, répond à quatre objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. En plus de ces caractéristiques, un SAE apporte systématiquement deux fonctionnalités essentielles : une durée et des règles de conservation, dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivage.

Le besoin d’authenticité et d’intégrité des documents archivés électroniquement a conduit à de nouvelles techniques, principalement l’horodatage, le scellement et la pérennisation, ces techniques suggérant le recours à des tiers de confiance.

3. Le Coffre-Fort Numérique (CFN)

Le Coffre-fort Numérique est une variation du terme Coffre-Fort Electronique. Ce terme est utilisé généralement pour désigner un service de stockage de documents numérisés accessible uniquement par son « propriétaire », le seul à disposer du mot de passe pour y déposer des documents. Le CCFN s’apparente à un tiroir sécurisé au sein d’une sorte de salle des coffres.

Il y a bien deux concepts derrière ce terme Coffre-Fort Numérique.

  1. un service permettant de stocker en toute sécurité des documents qui permettront ultérieurement à son propriétaire de faire valoir ses droits ; ce stockage s’accompagne d’une garantie d’intégrité et de traçabilité comparable aux exigences d’archivage à vocation probatoire.
  2. un composant à intégrer dans une application.

La norme Z42-020 définit les spécifications fonctionnelles d’un Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) que doit remplir ce type de dispositif pour garantir l’intégrité dans le temps des documents et des informations conservés contre tout risque d’altération de leur contenu. Elle est davantage destinée aux sociétés souhaitant développer une solution ayant à intégrer un CCFN. Elle est considérée comme un sous ensemble de la norme NF Z42-013. L’état de l’art aujourd’hui ajoute au CCFN un composant qui n’est pas demandé aux SAE : le chiffrement des données stockées (CF livre blanc de la CNIL et évolution de la Z42-025).

Il est à noter d’ailleurs que dans le décret du 5 décembre 2016 relatif à la valeur juridique d’une copie numérique d’un document papier, les exigences demandées reflètent plus la norme Z42-020 que la Z42-013.

On le constate, les nouvelles réglementations tendent donc à unifier la conservation des documents au format électronique, avec destruction de l’original papier. Nous nous dirigeons ainsi progressivement vers un archivage 100% numérique. Une future norme Z42-026 va ainsi voir le jour très prochainement et imposer des règles strictes en matière de traçabilité des opérations et en matière de conservation du document numérisé. Elle devrait imposer le recours à un Coffre-Fort Numérique conforme à la norme Z42-020, afin de conserver tous les documents numérisés et d’en assurer la transmission au système centralisé d’archivage.

Sources utilisées :

Docaufutur.fr (03/03/2017) : La conservation des documents papier n’est plus nécessaire !

Archimag.com (07/09/2016) – Les 7 tendances de la dématérialisation

Lenouuveleconomiste.fr (31/03/2016) – Dématérialisation, l’entreprise sans papier

Journaldunet.com (04/09/2012) – La nouvelle norme AFNOR NF Z42-020 sur le composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) : positionnement et limites

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