Comme évoqué précédemment dans la définition de la GED, cette dernière prendra le plus souvent la forme d’un logiciel. Cet outil informatique va donc permettre le traitement de l’ensemble des documents de l’entreprise que ce soit en version papier ou dématérialisée. Les différents éléments seront stockés au sein d’un cloud, ce qui permet d’accéder à la base de données, quel que soit l’endroit où l’on se trouve, sur le lieu de travail ou bien à distance.
Plus que le stockage des documents, c’est aussi la classification de ces derniers qui a son importance. Plusieurs rubriques différentes peuvent être créées afin d’organiser le volume documentaire comme souhaité. Le plus souvent, la mise à disposition d’un outil de recherche permet de retrouver très facilement le document souhaité.
Comme tout autre logiciel, il est bien entendu susceptible d’évoluer en fonction des besoins. Que ce soit le volume de stockage ou le mode d’organisation des documents, un bon logiciel GED se doit d’être flexible pour correspondre entièrement aux besoins de l’entreprise qu’il accompagne.
Différentes fonctions sont donc accessibles par le biais de ce logiciel comme :
- L’acquisition des documents avec l’intégration des fichiers électroniques et la numérisation des fichiers papier
- Le classement des documents avec une indexation selon les critères souhaités
- La diffusion des documents qui se fait le plus souvent par internet
- L’archivage des documents qui consiste à analyser les documents n’ayant plus de pertinence pour les archiver tout en continuant de garantir leur accès
Certaines tâches peuvent donc être entièrement automatisées afin de gagner du temps dans le cadre du traitement des documents.