Qu’est-ce que la GED ?

Alors quelle est la définition de la GED ? Comment ce processus fonctionne-t-il ? Pourquoi le mettre en place ? Quels sont ses avantages en entreprise ?

Définition de la GED

La GED ou Gestion Électronique des Documents a aussi d’autres appellations en anglais tels que :

• DMS ou Document Management System
• EDM ou Electronic Document Management

Comme son nom l’indique, sa mission première est la prise en charge de la gestion des documents d’une organisation. Lorsque l’on parle de documents, il peut s’agir de dossier papier comme de fichiers informatiques, des images, des tableurs et bien d’autres choses encore. Tout ce qui constitue une ressource informationnelle pour une entreprise (que ce soit en ligne ou imprimé) représente donc un document. Souvent confondue avec l’ECM (Enterprise Content Management soit la gestion de contenu d’entreprise), la GED ne gère que les documents d’entreprise.

Cela se traduit le plus souvent pour des process d’organisation précis dont l’objectif est la numérisation et la classification des dits documents pour une recherche plus rapide et efficace lorsque l’on recherche une information en particulier. Plusieurs critères de recherche peuvent être établis pour le classement comme l’auteur, la date, le dossier de stockage, mais aussi ceux définis par le propriétaire des documents en fonction de ses besoins. Le fait que la gestion des documents soit entièrement électronique peut par ailleurs permettre la mise en œuvre d’autorisations spécifiques, un accès à distance, etc.

Cette solution est souvent représentée par un logiciel GED qui va réunir papiers, documents et autres e-mails pour classer ces informations de manière structurée. Les salariés peuvent ainsi y avoir accès pour utiliser les différents documents tout en s’assurant que ces derniers restent stockés et toujours accessibles. Les logiciels GED propose par ailleurs le plus souvent une protection des données efficaces pour pallier d’éventuelles cyberattaques. Il s’agit d’un véritable outil de transformation numérique qui répond aux besoins de nombreux secteurs.

Comment fonctionne la GED ?

Comme évoqué précédemment dans la définition de la GED, cette dernière prendra le plus souvent la forme d’un logiciel. Cet outil informatique va donc permettre le traitement de l’ensemble des documents de l’entreprise que ce soit en version papier ou dématérialisée. Les différents éléments seront stockés au sein d’un cloud, ce qui permet d’accéder à la base de données, quel que soit l’endroit où l’on se trouve, sur le lieu de travail ou bien à distance.

Plus que le stockage des documents, c’est aussi la classification de ces derniers qui a son importance. Plusieurs rubriques différentes peuvent être créées afin d’organiser le volume documentaire comme souhaité. Le plus souvent, la mise à disposition d’un outil de recherche permet de retrouver très facilement le document souhaité.

Comme tout autre logiciel, il est bien entendu susceptible d’évoluer en fonction des besoins. Que ce soit le volume de stockage ou le mode d’organisation des documents, un bon logiciel GED se doit d’être flexible pour correspondre entièrement aux besoins de l’entreprise qu’il accompagne.

Différentes fonctions sont donc accessibles par le biais de ce logiciel comme :

• L’acquisition des documents avec l’intégration des fichiers électroniques et la numérisation des fichiers papier
• Le classement des documents avec une indexation selon les critères souhaités
• La diffusion des documents qui se fait le plus souvent par internet
• L’archivage des documents qui consiste à analyser les documents n’ayant plus de pertinence pour les archiver tout en continuant de garantir leur accès

Certaines tâches peuvent donc être entièrement automatisées afin de gagner du temps dans le cadre du traitement des documents.

Pourquoi mettre en place la GED ?

Il y a plusieurs avantages à opter pour une solution de GED quel que soit le type d’organisation concernée. En effet, une mauvaise gestion documentaire peut véritablement impacter une activité de façon très marquée comme la faciliter dès lors qu’une solution adéquate aura été mise en place.

Parmi les atouts de la GED, on peut donc citer :

• Une disponibilité immédiate des fichiers
• Une réduction des coûts liée à l’économie d’encre, de papier, etc.
• Un processus efficace de traitement des documents
• Un partage facilité des fichiers
• Une base de données commune à toute l’organisation
• Un meilleur contrôle de l’accès aux informations et donc de la confidentialité
• Une limitation de la perte de données
• Une démarche plus axée vers le développement durable
• Un gain d’espace grâce à la suppression des versions papier
• Un gain de temps grâce à un outil de recherche perfectionné
• Une meilleure accessibilité et traçabilité des données

Que l’on soit submergé par les dossiers papier qui prennent de la place et sont difficiles à classer ou que l’on souhaite créer un environnement organisationnel sain et pratique, le logiciel GED est une solution tout particulièrement adéquate pour de nombreuses organisations comme les administrations, mais aussi les entreprises.

L'intérêt de la GED pour les entreprises

Ce type de solution s’adresse bien entendu tout particulièrement aux entreprises qui ont des besoins bien spécifiques en matière de gestion documentaire. Un cabinet comptable par exemple est typiquement le genre d’entreprise qui brasse énormément de documents et qui doit conserver un accès à ces derniers de manière durable. L’impression et le stockage dans des classeurs et boites ne peuvent durer qu’un temps. Plus que de prendre de la place, ils rendent l’accès aux informations bien plus complexe, ce qui représente bien souvent une perte de temps.

La gestion électronique des documents s’impose donc aussi en entreprise avec des atouts concrets dans le quotidien des salariés et des dirigeants comme :

• La localisation des documents de manière précise et efficace grâce à un système d’indexation adapté
• La réduction des coûts relatifs à l’impression, mais aussi liés au gain d’espace
• L’automatisation de certains processus afin de minimiser les ressources humaines nécessaires et d’augmenter la productivité
• La mise en place d’un système de classement plus écologique et donc potentiellement plus en accord avec les valeurs de l’entreprise ce qui est aussi un atout en termes d’image
• La conformité à la norme ISO 9001
• Le partage des documents et donc un accès à l’information facilité entre collaborateurs

Les solutions Konica Minolta

Chez Konica Minolta, nous proposons plusieurs solutions et logiciels de gestion électronique des documents dédiés à accompagner les entreprises. Parmi les fonctionnalités de nos logiciels, on peut notamment citer :

• La dématérialisation des factures et courriers
• La numérisation intelligente des données
• La gestion et la sauvegarde fiable des informations
• L’envoi des factures au format numérique
• Le traitement numérique avancé de l’information et des courriers
• L’optimisation de la gestion des contrats

Tous ces outils sauront répondre aux besoins les plus courants des entreprises ce qui permettra la mise en place d’un outil de numérisation des documents papier, mais aussi de traitement et de classement des documents numériques.