Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises vont devoir se familiariser avec de nouveaux formats. Parmi les termes qui reviennent régulièrement figurent trois acronymes : Factur-X, UBL et CII.
Derrière ces appellations se trouvent des formats permettant de structurer les données d’une facture afin qu’elles puissent être exploitées automatiquement par les systèmes informatiques.
Quelles sont leurs différences ? Quel format privilégier ? Et devez-vous réellement faire un choix ? Voici les principaux éléments à connaître.
Pourquoi utiliser des formats structurés pour les factures électroniques ?
Une facture électronique au sens de la réforme ne se limite pas à un document PDF envoyé par e-mail.
L’un des objectifs est de disposer de données structurées et exploitables automatiquement : identité du fournisseur et du client, références de facture, dates, montants, taux de TVA, lignes de facturation, etc.
Cette structuration permet aux logiciels et plateformes de traiter les informations avec moins d’interventions manuelles et facilite l’automatisation des processus comptables.
Les formats Factur-X, UBL et CII répondent à cette logique, mais de différentes manières.
Factur-X : un format hybride, lisible par l’humain et la machine
Factur-X présente une particularité importante : il s’agit d’un format hybride.
Il associe dans un même document :
- un PDF permettant de visualiser la facture de manière classique ;
- des données XML structurées pouvant être interprétées automatiquement par un logiciel.
L’utilisateur conserve donc un document visuel familier tandis que les systèmes informatiques peuvent exploiter directement les données qu’il contient.
Cette double lecture peut faciliter la transition des entreprises habituées à travailler avec des factures PDF tout en leur permettant de progresser vers davantage d’automatisation.
Factur-X est issu d’une initiative franco-allemande et s’inscrit dans le cadre de la norme européenne relative à la facturation électronique.
UBL : un standard XML tourné vers l’interopérabilité
UBL, pour Universal Business Language, est un standard reposant sur XML et conçu pour structurer différents types de documents commerciaux.
Contrairement à Factur-X, il ne repose pas sur l’association d’une représentation PDF et de données XML : les informations sont directement organisées sous une forme structurée destinée à être traitée par les systèmes informatiques.
UBL est notamment présent dans les échanges électroniques internationaux et dans l’écosystème Peppol, abordé dans l’épisode précédent de La minute utile facture électronique.
Ce format est particulièrement pertinent lorsque les entreprises disposent de processus largement automatisés ou doivent échanger des documents structurés avec de nombreux partenaires.
CII : un format structuré pour les échanges commerciaux
CII, pour Cross Industry Invoice, est également un format structuré reposant sur XML.
Développé sous l’égide des Nations unies, il vise à faciliter l’échange de données de facturation entre différents secteurs d’activité et systèmes d’information.
Comme UBL, CII permet aux logiciels de traiter directement les données présentes dans une facture sans dépendre de la lecture d’un document destiné à un utilisateur humain.
Il peut notamment être rencontré dans des environnements où les échanges de données entre entreprises, ERP et chaînes d’approvisionnement sont fortement structurés.
Factur-X, UBL ou CII : quel format choisir ?
Il n’existe pas nécessairement un format universellement meilleur que les autres.
Le choix dépend notamment :
- des capacités de votre logiciel de facturation ou de votre ERP ;
- des besoins de vos clients et fournisseurs ;
- du niveau d’automatisation recherché ;
- de vos flux nationaux ou internationaux ;
- des possibilités offertes par la plateforme utilisée pour vos échanges.
Factur-X peut faciliter la continuité avec les usages basés sur le PDF grâce à son approche hybride.
UBL est particulièrement adapté aux échanges structurés et interopérables et occupe une place importante dans des écosystèmes internationaux tels que Peppol.
CII constitue une autre syntaxe structurée permettant d’échanger des données de facturation entre systèmes.
Votre plateforme peut-elle gérer plusieurs formats ?
Pour l’entreprise, l’enjeu n’est pas de convertir manuellement chaque facture d’un format à un autre.
Les solutions intervenant dans les échanges de facturation électronique peuvent prendre en charge différents formats et assurer les transformations nécessaires selon leurs capacités et les conditions prévues par le dispositif.
Avant de choisir une solution, il reste donc important de vérifier quels formats votre environnement sait produire et recevoir, mais aussi quelles transformations et quels services d’interopérabilité sont effectivement proposés par votre plateforme.
L’objectif est que les données puissent circuler correctement entre vos outils, votre plateforme et ceux de vos partenaires.
Les formats, une brique essentielle de l’automatisation
Factur-X, UBL et CII peuvent sembler très techniques. Pourtant, leur principe répond à un objectif concret : faire en sorte qu’une facture ne soit plus seulement un document à consulter, mais également un ensemble de données directement exploitable par les systèmes informatiques.
Pour les entreprises, la priorité est donc moins de maîtriser la syntaxe XML que de s’assurer que leurs outils et leurs partenaires technologiques sont capables de gérer correctement les formats nécessaires à leurs échanges.
À retenir : Factur-X combine document lisible et données structurées, tandis qu’UBL et CII sont des formats structurés destinés aux échanges entre systèmes. Le bon choix dépend avant tout de votre environnement, de vos flux et de vos partenaires.
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