RPA : Pourquoi automatiser le processus d’onboarding avec les robots logiciels ?

robots logiciels

La technologie RPA (Robotic Process Automation) permet de confier le processus d’onboarding, soit l’accueil et l’enrôlement des nouveaux collaborateurs à des robots logiciels. L’automatisation robotisée de ce processus rend les Directions RH plus efficaces et performantes. En redonnant ainsi du temps aux responsables RH, ceux-ci peuvent se recentrer sur leur mission de base : l’accompagnement des salariés.

47% des employés se plaignent de la lourdeur des processus administratifs. Au sein des Directions RH, de nombreuses tâches répétitives et manuelles subsistent. Pour autant, un bon nombre d’entre elles peut être délégué aux robots logiciels. En effet, la technologie RPA permet d’automatiser des processus administratifs à faible valeur ajoutée, comme la copie et l’enregistrements de données dans diverses applications. Les robots logiciels peuvent effectuer une succession de tâches récurrentes : des clics, des saisies clavier ou encore des copier-coller. Ces derniers enregistrent puis reproduisent les gestes d’un responsable RH sans avoir recours à une programmation sophistiquée.

Les robots logiciels apportent un soutien précieux aux Directions RH :

  • amplification des capacités de leur service,
  • diminution significative du temps de traitement des tâches répétitives,
  • réduction importante des erreurs,
  • augmentation de la satisfaction au travail des collaborateurs RH.

Cas d’usage : les robots logiciels appliqués au processus RH d’onboarding

L’onboarding ou l’enrôlement d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise est conditionné par la réalisation d’une multitude d’actions prédéfinies et répétitives, nécessitant des traitements manuels :

  • envoi d’un formulaire d’accueil,
  • ajout du collaborateur dans le SIRH, le système de paie, le registre des employés,
  • création d’un badge,
  • création d’un login dans les outils Office, d’un compte de messagerie,
  • création d’accès aux applications métiers,
  • commande du matériel informatique,
  • ouverture d’une ligne téléphonique,
  • inscription à des événements,

 

De multiples données doivent donc être saisies manuellement dans les diverses systèmes et applications. De nombreux emails sont échangées entre le nouveau collaborateur et son responsable RH. Plusieurs tickets doivent être adressées au service IT. Sans compter les relances qui doivent être faites… Les tâches liées au onboarding sont bien souvent considérées comme inappropriées aux compétences RH, dont disposent les collaborateurs.

Exemple : temps consacré par 3 collaborateurs de la Direction RH d’une PME à l’onboarding

  • 4 heures par jour à la ressaisie des données, à l’envoi d’emails, au suivi des tâches ;
  • 4 heures par semaine à la correction des erreurs (pour un taux d’erreur estimé à 20%) ;
  • 4 heures par semaine à la réalisation d’audit/contrôle.
  • Soit 112 heures par mois dédiées à des tâches fastidieuses !

Economiser presque 1 ETP grâce aux robots logiciels

Dans le cas de l’onboarding, les robots logiciels sont en mesure de déclencher automatiquement une série d’actions en seulement quelques minutes.

  • Elimination des tâches de saisie et ressaisie tout au long du cycle de vie du dossier du nouveau collaborateur ;
  • Informations correctement transmises d’un système à l’autre jusqu’à la fin du processus ;
  • Suppression des erreurs ;
  • Meilleur respect des règles (RGPD) et standards de conformité.

 

Les gains de temps et de productivité sont considérables comme le démontre l’exemple ci-dessus. Ainsi déchargés des tâches fastidieuses, les collaborateurs RH se sentiront mieux au travail. Leurs compétences seront utilisées à la réalisation de tâches à forte valeur ajoutée. La qualité de l’enrôlement ainsi que l’accueil des nouveaux collaborateurs s’en trouveront aussi améliorés.

Cette robotisation des tâches répétitives peut donc profiter à d’autres processus RH (paie, gestion des congés et absences, arrêts maladie…), tout comme à ceux d’autres directions (finance, commerciale, marketing, etc.). Konica Minolta aide les entreprises à exploiter de façon optimale la technologie RPA pour renforcer leur productivité.

11 mars 2021
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