Le traitement manuel des factures fournisseurs est source de coûts de gestion directs liés à leur enregistrement, leur validation et leur règlement - mais les coûts indirects liés à la circulation, aux pertes de documents, et aux erreurs de saisie, sont loin d'être négligeables.
Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation
La lettre de licenciement d’un directeur ou les derniers résultats financiers de l’entreprise peuvent être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Votre multifonction est un point d’accès vulnérable par lequel les salariés et les individus malveillants peuvent subtiliser les données sensibles de votre entreprise.
La Responsabilité Sociétale des Entreprises c'est donc beaucoup de défis susceptibles d’entraîner de profondes transformation au sein de nos entreprises. Les organisations qui s'y prennent le plus tôt bénéficieront certainement d'un avance. N'hésitez pas à consulter l'ebook au sein duquel vous trouverez des ressources et conseils.
Réception, acheminement et validation, saisie comptable, … toutes les étapes du traitement de vos factures sont sources de coûts pour votre entreprise.
Connaissez-vous tous les coûts de la gestion des factures fournisseurs dans votre organisation ?
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Unicité du document, sécurisation des informations, contribution à la mise en place d’une piste d’audit fiable, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier, … sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’expertise comptable à se tourner vers l’archivage numérique.
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
A l’ère de la transition numérique, les experts-comptables doivent plus que jamais asseoir leur rôle de conseil et de services auprès des entreprises. Entretien avec Yves Pascault, Président du Club des Jeunes Experts-comptables et Commissaires aux comptes (CJEC).
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.
De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?
Konica Minolta accompagne les experts-comptables dans la digitalisation de leur cabinet en proposant une solution 100% automatisée pour capturer, analyser, archiver et intégrer les factures fournisseurs de leurs clients.
A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.
La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
Si le terminal mobile participe à la contraction des espaces temps et géographiques en facilitant n'importe quand l'accès à tout type de données, la nécessité d'imprimer s'impose toujours. Comment imprimer en situation de mobilité tout en garantissant la sécurité des informations ?
C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?
Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Une fois imprimé, un faux document peut paraître authentique. Comment s’assurer de l’authenticité d’une facture imprimée, d’un bulletin de paie numérique imprimé et photocopié, d’un contrat électronique fourni dans sa version papier ?
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Procès-verbaux, testaments, résultats financiers… des documents confidentiels qui peuvent malencontreusement être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Comment faire pour ne pas laisser ces documents confidentiels à la vue de tous ?
Nicolas Ferand, dirigeant de cabinet d’expertise comptable ACPEX-Cabinet Ferand, revient sur les bénéfices de la solution KOMI Doc : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…
Adopté il y a quelques années par de nombreux commerces, le phygital permet de renforcer le lien avec le client en bénéficiant de tous les avantages de la digitalisation et du contact humain. Aujourd’hui, la profession expert-comptable doit expérimenter cette approche pour capter et fidéliser sa clientèle.
L'objectif fixé par la loi Macron, qui par la création des sociétés d’exercice interprofessionnelles, entend faciliter l’exercice en commun de plusieurs professions réglementées. Pour les entreprises favorables à une simplification de leurs démarches et au développement du guichet unique, l'interprofessionnalité s'avère utile.
Selon la seconde édition du Baromètre de la transformation numérique des cabinets d’expertise comptable réalisé par Cegid, et récemment publié par le mensuel La Profession Comptable, 83% des cabinets interrogés estiment que le numérique est une opportunité de faire évoluer la relation avec leur client.
Le rôle joué par les experts-comptables se voit accentuer par la loi relative à la lutte contre la corruption. Elle va leur donner un rôle déterminant dans le cadre des contrôles réalisés par la nouvelle Agence française anti-corruption concernant l’exécution des mesures et le respect des peines.
L'expertise comptable est l'un des secteurs les plus impactés par la transformation numérique des entreprises. Alors pour être perçu comme le tiers de confiance privilégié pour la transformation numérique des TPE/PME, l’évaluation de ses connaissances numériques et celles de ses collaborateurs est une bonne entrée en matière.
La conservation des archives papier est source de nombreux coûts - matériels pour le stockage, ressources humaines pour les gérer, mais surtout elle représente de nombreux risques dont l'impact peut s'avérer significatif pour l'entreprise.
Devenue un enjeu national, la transmission d’entreprise constitue un formidable levier de développement de mission pour les experts-comptables. Maîtrisant l’environnement économique de son client, l’expert-comptable peut l’accompagner dans l’ensemble du processus de transmission. Zoom sur 3 outils spécifiques.
La loi de finances pour 2016 instaure l'obligation, à partir de 2018, pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisés et certifiés. Quel rôle de facilitateur peut ici jouer l’expert-comptable ?
Avec l'augmentation significative des volumes d'information circulant dans l'entreprise, les impacts d'un manque de gestion structurée et organisée de l'information sont nombreux : perte de temps, de client et de performances, ... Avez-vous identifié tous les coûts et les risques de la (non) gestion de l'information ?
Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?
De nouvelles lignes directives pour le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles seront établies d’ici la fin de l’année 2016. Les professions du Chiffre et du Droit se doivent dès à présent d’expliquer à leurs clients les impacts de ce nouveau règlement.
Autrefois réservée aux centres de reprographie, l’impression à productivité élevée a investi au fil du temps les entreprises dans le but premier d’atteindre de grandes vitesses d’impression. Elle permet en effet de reproduire rapidement de nombreux documents dans une multitude d'exemplaires pour ainsi bénéficier d’un haut rendement.
A l’occasion de la seconde édition du Palmarès du Monde Du Chiffre, les experts-comptables, commissaires aux comptes, comptables ont évalués leurs partenaires fournisseurs dans 19 catégories. Cette nouvelle approche permet aux fournisseurs de se situer vis-à-vis de leurs confrères et/ou concurrents.
D’une trentaine de déclarations sociales transmises auprès de divers organismes et à des échéances différentes, vous passerez bientôt à un mode unique de soumission avec la Déclaration Sociale Nominative. Profitez des mois à venir pour anticiper son application, soyez prêt dès à présent !
Pour 39 % des entreprises, la création d’un système de sauvegarde de données est une solution efficace de prévention face à ces problèmes. Au préalable, quelles questions devez-vous vous poser pour choisir le bon système de sauvegarde ?
L’obligation d’archivage concerne de nombreux documents. Les délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Cet eBook vous présente les principales obligations légales en vigueur.
Découvrez les nouveautés et changements apportés par Windows 10. Il aide les utilisateurs à être plus productifs avec une expérience familière, performante et optimisée, et propose des progrès en termes de sécurité et d'administration, avec un rythme de mise à jour flexible, adapté aux besoins des entreprises.