Secteur : Notaire
Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante.
• Les règles de nommage
• Plan de classement du document
• Les droits d’accès et l’habilitation
• Les contraintes réglementaires
• Processus de gestion interne, processus de validation
La lettre de licenciement d’un directeur ou les derniers résultats financiers de l’entreprise peuvent être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Votre multifonction est un point d’accès vulnérable par lequel les salariés et les individus malveillants peuvent subtiliser les données sensibles de votre entreprise.
Si le temps passé à rechercher un document dépasse un certain seuil il est considéré comme perdu. Aux ressources dépensées pour le retrouver s'ajoutent les coûts et les risques attachés à la perte de documents sensibles ou stratégiques. Avez-vous mesuré l'impact de la non-gestion de l'information dans votre organisation ?
Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.
Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
Depuis plus de trente ans, le notariat développe un savoir-faire numérique pointu. Cette profession a toujours su anticiper les problématiques liées à la dématérialisation ainsi qu’à la sécurisation des données personnelles. Explications de Mathieu Fontaine, Président de la 3ème Commission du 113ème Congrès des Notaires.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.
De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?
A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.
La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
Si le terminal mobile participe à la contraction des espaces temps et géographiques en facilitant n'importe quand l'accès à tout type de données, la nécessité d'imprimer s'impose toujours. Comment imprimer en situation de mobilité tout en garantissant la sécurité des informations ?
La relation client constitue la prochaine étape de la transition digitale des notaires. La profession est d’ailleurs en train de repenser la Gestion de la Relation Client en établissant des plateformes pour échanger avec le client et ainsi instaurer plus d’interactivité.
Cet e-book met l’accent sur trois aspects au cœur de la transformation digitale de la profession notariale : la protection du patrimoine informationnel et immatériel des clients, la sécurisation de l’Acte Authentique Electronique et le passage à une relation client collaborative.
C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?
Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Une fois imprimé, un faux document peut paraître authentique. Comment s’assurer de l’authenticité d’une facture imprimée, d’un bulletin de paie numérique imprimé et photocopié, d’un contrat électronique fourni dans sa version papier ?
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Les notaires sont en train d’engager un deuxième tournant qui vise à mettre le client au centre de la relation notaire/client et ainsi proposer un meilleur service en capitalisant sur les nouvelles technologies.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Procès-verbaux, testaments, résultats financiers… des documents confidentiels qui peuvent malencontreusement être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Comment faire pour ne pas laisser ces documents confidentiels à la vue de tous ?
L'objectif fixé par la loi Macron, qui par la création des sociétés d’exercice interprofessionnelles, entend faciliter l’exercice en commun de plusieurs professions réglementées. Pour les entreprises favorables à une simplification de leurs démarches et au développement du guichet unique, l'interprofessionnalité s'avère utile.
Deux jours après le premier tour, l’avenir de la justice et du notariat se profilera selon les prises de position de l’un des deux candidats : Emmanuel Macron ou Marine Le Pen. Plusieurs pistes de réflexion sur le numérique ont été soumises aux candidats par le Conseil National des Barreaux (CNB) et le Conseil Supérieur du Notariat (CSN).
Comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?
La conservation des archives papier est source de nombreux coûts - matériels pour le stockage, ressources humaines pour les gérer, mais surtout elle représente de nombreux risques dont l'impact peut s'avérer significatif pour l'entreprise.
Avec la loi Macron du 6 août 2015, la profession notariale est amenée à se renouveler et à relever des défis multiples, tel que celui de renforcer ses liens avec les clients. Dans cet e-book, nous reviendrons sur la dématérialisation de la relation client qui est en train de s’amorcer au sein de la profession.
Avec l'augmentation significative des volumes d'information circulant dans l'entreprise, les impacts d'un manque de gestion structurée et organisée de l'information sont nombreux : perte de temps, de client et de performances, ... Avez-vous identifié tous les coûts et les risques de la (non) gestion de l'information ?
Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?
De nouvelles lignes directives pour le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles seront établies d’ici la fin de l’année 2016. Les professions du Chiffre et du Droit se doivent dès à présent d’expliquer à leurs clients les impacts de ce nouveau règlement.
Autrefois réservée aux centres de reprographie, l’impression à productivité élevée a investi au fil du temps les entreprises dans le but premier d’atteindre de grandes vitesses d’impression. Elle permet en effet de reproduire rapidement de nombreux documents dans une multitude d'exemplaires pour ainsi bénéficier d’un haut rendement.
Pour 39 % des entreprises, la création d’un système de sauvegarde de données est une solution efficace de prévention face à ces problèmes. Au préalable, quelles questions devez-vous vous poser pour choisir le bon système de sauvegarde ?
Découvrez les nouveautés et changements apportés par Windows 10. Il aide les utilisateurs à être plus productifs avec une expérience familière, performante et optimisée, et propose des progrès en termes de sécurité et d'administration, avec un rythme de mise à jour flexible, adapté aux besoins des entreprises.