Posté le 03/04/2017
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Services d’impression : pourquoi faire appel à un prestataire spécialisé ?

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Managed Printed Services

A l’heure actuelle, IDC évalue à plus d’un tiers le nombre d’entreprises françaises confiant ses services d’impression à un prestataire spécialisé. Les entreprises se préoccupent de plus en plus de la rentabilité de leur parc d’impression auquel elles consacrent en moyenne 12,5% de leur budget IT. L’optimisation du parc d’impression passe par une réflexion stratégique moyen et long terme garantissant des gains de productivité, une sécurité renforcée des documents imprimés et une réduction de l’impact sur l’environnement.

Les enjeux des Managed Print Services

  • Réalisation d’économies : Après une évaluation approfondie du parc d’impression, le prestataire va être en mesure d’élaborer un plan détaillé de réduction des coûts et de recommandations en termes d’usages des systèmes d’impression multifonction.
  • Optimisation des flux de travail : le prestataire va aussi émettre des suggestions d’améliorations visant à optimiser les workflow de documents.
  • Gains de productivité : la réactivité du prestataire et sa capacité à résoudre les problèmes en temps voulu garantissent au jour le jour le bon fonctionnement du parc d’impression.

D’autres enjeux tout aussi significatifs s’articulent aujourd’hui autour des offres MPS, comme : l’intégration de l’impression comme composante stratégique du SI, l’impression mobile et l’optimisation de la gestion documentaire.

L’optimisation des services d’impression selon Konica Minolta

L’optimisation des services d’impression (OPS, Optimized Print Services) de Konica Minolta est une offre globale, intégrant matériels, logiciels et services, qui vise à rationaliser le parc d’impression et à prendre en charge la gestion complète des activités d’impression pendant toute la durée du contrat de Services. De cette façon, Konica Minolta garantit une réduction des coûts et une optimisation des processus.

L’approche OPS de Konica Minolta s’articule autour de cinq domaines essentiels :

  1. Parc – Ajustement du parc d’impression en fonction des besoins réels identifiés lors de l’audit, mise en place d’une politique d’impression personnalisée aux objectifs de réduction du coût total de possession du parc d’impression et de diminution de l’impact environnemental (installation de solutions de suivi et de gestion du parc d’impression pour suivre les objectifs).
  2. Processus – Optimisation des usages autour de l’impression, de la numérisation, de la copie, et du fax.
  3. Sécurité – Conception et mise en œuvre de solutions sécurisées : solutions d’authentification des utilisateurs, solutions de gestion sécurisée des données enregistrées sur le disque dur pour les systèmes en fin de vie, solutions pour accroitre la sécurité réseau.
  4. Environnement – Les prestations d’audit carbone, d’accompagnement à la mise en place d’une démarche éco-responsable et de suivi des objectifs de réduction papier contribuent à la baisse de l’impact environnemental du parc d’impression.
  5. Financement – Plusieurs prestations de financement sont proposées : achat, location-vente et d’autres formules financières de contrats.

Retour d’expérience de Sarbec Cosmetics

Sarbec Cosmetics a choisi d’optimiser son parc d’impression en s’appuyant sur l’expertise de Konica Minolta pour la gestion de ses services d’impression.

La réalisation d’un audit quant à l’utilisation des périphériques d’impression par les collaborateurs a permis d’avoir une meilleure vision des coûts globaux en impression et en copie, mais aussi de découvrir des coûts cachés. Par exemple, un nombre important d’utilisateurs imprimaient mais ne récupéraient pas leurs impressions. L’audit a aussi permis de redéfinir l’implantation des systèmes d’impression en adéquation avec les nouveaux bureaux et leur typologie en fonction de besoins des différents services.

42 nouveaux matériels Konica Minolta ont ainsi pu être déployés en moins d’une semaine, ainsi que la solution d’authentification SafeQ. En amont, une équipe projet Konica Minolta a travaillé en étroite collaboration avec le service informatique de Sarbec Cosmetics pour qualifier les besoins en termes de drivers d’impression et d’imprimantes virtuelles dans un univers Citrix.

Pour Sarbec Cosmetics, les trois facteurs de succès du projet portent sur :

  • la qualité du suivi commercial,
  • les compétences de l’équipe Konica Minolta en charge du projet,
  • ainsi que la qualité du service technique pendant et après le projet.

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