Posté le 13/02/2017
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Votre flux de production est-il aussi performant que possible ?

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flux de production des centres de reprographie

Pendant longtemps la fonction du centre de reprographie interne (ou CRD pour Centre de Reproduction Documentaire) a été rarement valorisée, car vue comme un centre de coûts, et ne faisant pas partie du cœur de métier de l’entreprise.
Dans un contexte où toutes les entreprises cherchent à réduire leurs budgets de fonctionnement, le centre de reprographie trouve une nouvelle place dans l’organisation pour réaliser cet objectif. Il devient donc indispensable de lui redonner toute sa valeur, en rationalisant les flux de production.

Qu’est-ce que le flux de production ?

« Le flux de production est une série d’opérations reproductible et fiable, basée sur l’organisation systématique des ressources et d’informations en rôles et processus définis, qui peuvent être inventoriés et documentés. »*

C’est-à-dire que pour un projet d’impression, depuis la commande jusqu’à la livraison, chaque opérateur, chaque logiciel ou chaque machine effectue la tâche du processus de production dont il est en charge. L’addition de toutes les étapes du processus constitue le flux de production du centre de reprographie.

Le flux de production de votre centre de reprographie est-il performant ?

Lorsqu’il est géré manuellement, le flux de production du centre de reprographie n’est pas à l’abri de délais de production et de dépenses excessives. La non informatisation des processus peut même aller jusqu’à impacter négativement l’image de votre entreprise.

Les délais de production

Le centre de reprographie est souvent débordé, et le traitement des commandes est souvent trop long.

  • La prise de commande par email ou par téléphone peut entrainer des défauts de compréhension du réel besoin du demandeur, car ce mode d’échange implique souvent des erreurs de communication et d’interprétation. Ce qui entraine inévitablement des délais supplémentaires dans le flux de production, résultats des aller-retour et modifications à apporter à la commande.
  • Avec la masse d’emails et d’appels téléphoniques que les collaborateurs reçoivent chaque jour, le temps de traitement initial de chaque commande peut être de plusieurs heures voire jours.
  • De plus, avec un flux manuel, il n’est pas rare que certaines commandes d’impressions soient ignorées ou oubliées, entrainant d’autant plus de délais de traitement ou de mécontentement du donneur d’ordre.
  • Enfin, la nécessité pour un collaborateur situé sur un site distant ou en mobilité, de déposer physiquement sa demande sur le centre de reprographie lui impose des déplacements sources de délais supplémentaires. Ainsi il n’est pas rare que ces utilisateurs fassent appel à des prestataires extérieurs pour s’assurer des traitements plus rapides.

Des erreurs d’impression sources de dépenses excessives

Durant la phase de réalisation, même un opérateur aguerri peut effectuer des erreurs de manipulations : mauvaise commande, mauvaise couleur, mauvaise imposition, etc. Il faut donc recommencer la production, ce qui implique bien sûr des délais de production, mais aussi des coûts supplémentaires en termes de temps de travail et de matériel (papier, cartouches d’encre, vernis, etc.).

La gestion manuelle du flux d’impression est source d’erreurs humaines qui sont autant de coûts et de délais pour le centre de reprographie.

Un même document ré imprimé différemment avec un impact négatif sur l’image de l’entreprise

Si les travaux ne sont pas sauvegardés dans un système centralisé, il devient long et coûteux de les reproduire à l’identique. La mise en page ou le type de papier n’ont pas été sauvegardés. Les productions sont alors rarement réalisées sur mesure, et lorsqu’elles sont à destination des clients ou prospects de l’entreprise, elles peuvent avoir un impact négatif sur son image.

Ce que les entreprises ne réalisent pas, c’est qu’en optimisant les flux de production du centre de reprographie, elles peuvent réduire ses coûts, et même le transformer en un centre de profit. Cela est possible en automatisant tous les processus : commande, administration, traitement, et livraison. Ils peuvent ainsi proposer à leurs clients des coûts et des délais de livraisons très compétitifs.

Nous aborderons dans un prochain article quelle est la meilleure stratégie d’automatisation des flux de production.

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