Comment la Covid-19 a changé notre façon de travailler

La Covid-19 a bouleversé bon nombre de nos routines et processus de travail, tout en remettant en question la façon dont nous entretenons nos relations professionnelles. C’est à nous tous qu’il appartient désormais de décider des leçons à tirer et des possibilités qui s’offrent à nous pour façonner un meilleur environnement de travail. Au-delà de l’adoption d’accords plus souples en matière de télétravail, il est temps de se défaire de certaines idées reçues et d’adopter de nouvelles méthodes de travail qui vont dans le sens de la transformation digitale.

9 000 collaborateurs en télétravail

La bande passante Internet pour le télétravail est passée de 4 Gbit/s à 12 Gbit/s en 2 jours. Elle atteignait une capacité de 20 Gbit/s 4 jours plus tard. Notre capacité VPN est passée de 1 000 à 3 000 utilisateurs simultanés en trois jours. Puis, elle a été étendue à une capacité maximale de plus de 9 000 utilisateurs simultanés 5 jours après. Pendant les périodes de pointe, environ 6 000 personnes ont travaillé à distance sans problèmes, ni interruptions majeures.

Notre infrastructure IT existante a constitué la pierre angulaire de cette transition rapide. La plupart de nos salariés en Europe étaient déjà en mesure de travailler à distance. Les solutions de Digital Workplace, comme Microsoft Teams et d’autres solutions de collaboration basées sur le cloud, nous ont permis de mettre en place des routines de travail quotidiennes. Nous avons accéléré notre propre transformation numérique, en intensifiant la digitalisation de nos processus métiers et du document (GED ou logiciel GED).

Une "nouvelle normalité" qui a ouvert la voie à un changement dans le travail

Pour Konica Minolta, les mois qui ont suivi le premier confinement ont été marqués par une « nouvelle normalité ». Bien que la collaboration entre les équipes de différents pays existait déjà, les barrières géographiques ou physiques entre les équipes ont été complètement supprimées. Par exemple, un lancement de produit en Espagne pouvait bénéficier du retour d’expérience de collègues en France qui avaient commercialisé la solution quelques semaines plus tôt. La pandémie a changé les mentalités, ce qui a finalement stimulé encore plus la collaboration internationale.

Afin de maintenir une continuité de nos activités et services auprès des clients, là où auparavant une présence physique était nécessaire, nous avons généralisé l’utilisationes technologies numériques. Désormais, nous pouvons par exemple évaluer les pannes matérielles à distance grâce à AIRe Link. Notre propre outil d’assistance visuelle à distance permet à nos équipes d’assistance de voir ce que voit leur client depuis leur domicile. Plus de 3 800 visites de clients sur site, soit 190 000 kilomètres de déplacement, ont été économisées en Europe en un an. Cela correspond à 26,7 tonnes d’émissions de CO₂. Certaines équipes ont poussé l’utilisation de la technologie à distance un peu plus loin, en l’utilisant pour effectuer des installations à distance de solutions. Les matériels ont été livrés chez les clients préconfigurés, de sorte qu’une fois sur place et connectés à nos plates-formes de support à distance, le paramétrage pouvait être finalisé à distance, sans qu’un ingénieur ait à se rendre sur place.

Poser les bases d'une nouvelle façon de travailler et de nouveaux lieux de travail

Nos collaborateurs ont dorénavant une autre vision du bureau et pensent différemment leur présence au travail. Ce qui importe aujourd’hui pour eux c’est d’avoir un lien physique avec leurs collègues pour collaborer, en alternance avec des périodes de lien virtuel. La majorité de nos collaborateurs estime qu’ils se voient travailler davantage à domicile ou adopter le travail mobile à l’avenir. L’introduction d’une politique de bureau partagé a d’ailleurs été favorablement accueillie.

Pour les membres du conseil d’administration européen et du comité exécutif en France, il est clair que nous devons répondre aux nouvelles attentes de nos collaborateurs et saisir cette opportunité pour retenir et attirer de nouveaux talents. Si la première année de la pandémie a mis en veilleuse les projets de développement à long terme, ceux-ci commencent à revenir à l’ordre du jour. Nous avons fondamentalement revu notre politique de travail à distance, et de manière indissociable notre culture du management. La possibilité de décider de travailler ou non à distance un jour donné n’est plus un privilège, c’est une évidence. Nous repensons aussi nos bureaux afin qu’ils puissent répondre à leur nouveau rôle : un point de convergence sociale. Un lieu où l’on peut se rencontrer et tisser des liens, où l’on peut échanger des idées et travailler de manière créative avec tous les outils adéquats, que ce soit seul ou en groupe.

« L’essentiel est dorénavant d’être en mesure d’allier efficacement le télétravail, et le lien physique au bureau. Dans une période post-covid, il est devenu indispensable de re-créer et entretenir un esprit d’équipe, de rester unis face aux difficultés et incertitudes, et ainsi renforcer le sentiment d’appartenance », conclut Jonathan Leyva.