La gestion électronique des documents (GED) est un processus fréquemment utilisé en entreprise qui consiste en la production, la circulation, la diffusion, le stockage et la récupération de documents. En effet, les informations que l’on retrouve dans la plupart des documents des entreprises sont précieuses pour le développement de cette dernière. Une bonne prise en charge documentaire est alors une condition sine qua non et d’autant plus dans les secteurs à forte production de documents.
Alors quelle est la définition de la GED ? Comment ce processus fonctionne-t-il ? Pourquoi le mettre en place ? Quels sont ses avantages en entreprise ?
Définition de la GED
La GED ou Gestion Électronique des Documents a aussi d’autres appellations en anglais tels que :
- DMS ou Document Management System
- EDM ou Electronic Document Management
Comme son nom l’indique, sa mission première est la prise en charge de la gestion des documents d’une organisation. Lorsque l’on parle de documents, il peut s’agir de dossier papier comme de fichiers informatiques, des images, des tableurs et bien d’autres choses encore. Tout ce qui constitue une ressource informationnelle pour une entreprise (que ce soit en ligne ou imprimé) représente donc un document. Souvent confondue avec l’ECM (Enterprise Content Management soit la gestion de contenu d’entreprise), la GED ne gère que les documents d’entreprise.
Cela se traduit le plus souvent pour des process d’organisation précis dont l’objectif est la numérisation et la classification des dits documents pour une recherche plus rapide et efficace lorsque l’on recherche une information en particulier. Plusieurs critères de recherche peuvent être établis pour le classement comme l’auteur, la date, le dossier de stockage, mais aussi ceux définis par le propriétaire des documents en fonction de ses besoins. Le fait que la gestion des documents soit entièrement électronique peut par ailleurs permettre la mise en œuvre d’autorisations spécifiques, un accès à distance, etc.
Cette solution est souvent représentée par un logiciel GED qui va réunir papiers, documents et autres e-mails pour classer ces informations de manière structurée. Les salariés peuvent ainsi y avoir accès pour utiliser les différents documents tout en s’assurant que ces derniers restent stockés et toujours accessibles. Les logiciels GED proposent par ailleurs le plus souvent une protection des données efficaces pour pallier d’éventuelles cyberattaques. Il s’agit d’un véritable outil de transformation numérique qui répond aux besoins de nombreux secteurs.
Comment fonctionne la GED ?
Comme évoqué précédemment dans la définition de la GED, cette dernière prendra le plus souvent la forme d’un logiciel GED. Cet outil informatique va donc permettre le traitement de l’ensemble des documents de l’entreprise que ce soit en version papier ou dématérialisée. Les différents éléments seront stockés au sein d’un cloud, ce qui permet d’accéder à la base de données, quel que soit l’endroit où l’on se trouve, sur le lieu de travail ou bien à distance.
Plus que le stockage des documents, c’est aussi la classification de ces derniers qui a son importance. Plusieurs rubriques différentes peuvent être créées afin d’organiser le volume documentaire comme souhaité. Le plus souvent, la mise à disposition d’un outil de recherche permet de retrouver très facilement le document souhaité.
Comme tout autre logiciel, il est bien entendu susceptible d’évoluer en fonction des besoins. Que ce soit le volume de stockage ou le mode d’organisation des documents, un bon logiciel GED se doit d’être flexible pour correspondre entièrement aux besoins de l’entreprise qu’il accompagne.
Différentes fonctions sont donc accessibles par le biais de ce logiciel comme :
- L’acquisition des documents avec l’intégration des fichiers électroniques et la numérisation des fichiers papier
- Le classement des documents avec une indexation selon les critères souhaités
- La diffusion des documents qui se fait le plus souvent par internet
- L’archivage des documents qui consiste à analyser les documents n’ayant plus de pertinence pour les archiver tout en continuant de garantir leur accès
Certaines tâches peuvent donc être entièrement automatisées afin de gagner du temps dans le cadre du traitement des documents.
Pourquoi mettre en place la GED ?
Il y a plusieurs avantages à opter pour une solution de GED quel que soit le type d’organisation concernée. En effet, une mauvaise gestion documentaire peut véritablement impacter une activité de façon très marquée comme la faciliter dès lors qu’une solution adéquate aura été mise en place.
Parmi les atouts de la GED, on peut donc citer :
- Une disponibilité immédiate des fichiers
- Une réduction des coûts liée à l’économie d’encre, de papier, etc.
- Un processus efficace de traitement des documents
- Un partage facilité des fichiers
- Une base de données commune à toute l’organisation
- Un meilleur contrôle de l’accès aux informations et donc de la confidentialité
- Une limitation de la perte de données
- Une démarche plus axée vers le développement durable
- Un gain d’espace grâce à la suppression des versions papier
- Un gain de temps grâce à un outil de recherche perfectionné
- Une meilleure accessibilité et traçabilité des données
Que l’on soit submergé par les dossiers papier qui prennent de la place et sont difficiles à classer ou que l’on souhaite créer un environnement organisationnel sain et pratique, le logiciel GED est une solution tout particulièrement adéquate pour de nombreuses organisations comme les administrations, mais aussi les entreprises.
L'intérêt de la GED pour les entreprises
Ce type de solution s’adresse bien entendu tout particulièrement aux entreprises qui ont des besoins bien spécifiques en matière de gestion documentaire. Un cabinet comptable par exemple est typiquement le genre d’entreprise qui brasse énormément de documents et qui doit conserver un accès à ces derniers de manière durable. L’impression et le stockage dans des classeurs et boites ne peuvent durer qu’un temps. Plus que de prendre de la place, ils rendent l’accès aux informations bien plus complexe, ce qui représente bien souvent une perte de temps.
La gestion électronique des documents s’impose donc aussi en entreprise avec des atouts concrets dans le quotidien des salariés et des dirigeants comme :
- La localisation des documents de manière précise et efficace grâce à un système d’indexation adapté
- La réduction des coûts relatifs à l’impression, mais aussi liés au gain d’espace
- L’automatisation de certains processus afin de minimiser les ressources humaines nécessaires et d’augmenter la productivité
- La mise en place d’un système de classement plus écologique et donc potentiellement plus en accord avec les valeurs de l’entreprise ce qui est aussi un atout en termes d’image
- La conformité à la norme ISO 9001
- Le partage des documents et donc un accès à l’information facilité entre collaborateurs
Les solutions GED de Konica Minolta
Chez Konica Minolta, nous proposons plusieurs solutions et logiciels de gestion électronique des documents dédiés à accompagner les entreprises. Parmi les fonctionnalités de nos logiciels, on peut notamment citer :
- La dématérialisation des factures et courriers
- La numérisation intelligente des données
- La gestion et la sauvegarde fiable des informations
- L’envoi des factures au format numérique
- Le traitement numérique avancé de l’information et des courriers
- L’optimisation de la gestion des contrats
Tous ces outils sauront répondre aux besoins les plus courants des entreprises ce qui permettra la mise en place d’un outil de numérisation des documents papier, mais aussi de traitement et de classement des documents numériques.
18 juillet 2023
Les questions fréquentes autour de la GED
Qui utilise la GED ?
La GED est utilisée par diverses organisations, telles que les entreprises, les administrations publiques, les établissements de santé, les institutions financières, etc.
Quels sont les inconvénients de la GED ?
Les inconvénients potentiels de la GED peuvent inclure des dépenses financières initiales, des défis liés à la conversion et à la migration des données, des problèmes de confidentialité et de sécurité, ainsi que des difficultés d’adoption par les utilisateurs.
Comme tout nouvel outil, la mise en place d’une GED demande des efforts d’organisation du travail et économiques. Cependant, à y regarder de plus près, elle en vaut la peine en raison des nombreux avantages qu’elle offre, à commencer par le coût qui est rapidement rentabilisé ou le gain de temps et de performance qu’elle peut générer.
Quelle est la différence entre la GED et la SAE ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) se concentre sur la gestion et l’organisation des documents électroniques, tandis que la SAE (Système d’Archivage Électronique) est axée sur la préservation à long terme et la conformité légale des documents.
Quels sont les différents types de GED ?
Il existe différents types de GED, tels que la GED centralisée, la GED décentralisée, la GED cloud, la GED open source, etc.
Quels sont les enjeux relatifs à la GED ?
Les enjeux liés à la GED incluent la sécurité des données, la conformité réglementaire, la gestion efficace des documents, l’amélioration de la collaboration et de la productivité, ainsi que la réduction des coûts associés à la gestion des documents.
Quelles sont les étapes de la GED ?
Les étapes de la GED comprennent la numérisation des documents, l’indexation, le classement, le stockage, la recherche, le partage et la gestion des versions.
Quelle est la meilleure GED ?
Le choix de la meilleure GED dépend des besoins spécifiques de chaque organisation. Il est recommandé de faire une évaluation approfondie des fonctionnalités, de la sécurité, de l’évolutivité, de l’interface utilisateur et du support avant de choisir une solution.
Comment obtenir une GED ?
Pour obtenir une GED, vous pouvez contacter des fournisseurs spécialisés dans les solutions de GED, discuter de vos besoins, demander des démonstrations et des devis, puis sélectionner la solution qui convient le mieux à votre organisation.
Chez Konica Minolta, nous vous proposons des logiciels ged en version cloud ou on premise disponibles sous forme d’offres packagées adaptables à la taille et aux enjeux de votre organisation. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus ou à nous envoyer votre demande de démonstration.
Comment travailler avec la GED ?
Travailler avec la GED implique de numériser et d’importer des documents, d’organiser et de classer les fichiers, de les partager et de les collaborer avec d’autres utilisateurs, de rechercher des informations et de gérer les autorisations d’accès.
Quelle est la différence entre GED et ECM ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un sous-ensemble de l’ECM (Enterprise Content Management), qui englobe un ensemble plus large de fonctionnalités pour la gestion de contenu au sein d’une organisation.
Quelles sont les trois manières d'intégrer du contenu dans le système de GED ?
Les trois principales façons d’intégrer du contenu dans un système de GED sont la numérisation des documents physiques, l’importation de fichiers électroniques existants et la création de nouveaux documents directement dans le système de GED.
