Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Découvrez de quelle manière la GED fait gagner du temps aux organisations :
- Grâce à la prise en charge des tâches énergivores
- Grâce à la facilitation des boucles de validation
- En favorisant la réinvention du fonctionnement collectif
Étendre la digitalisation aux tâches énergivores
La gestion d’entreprise induit de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui ne peuvent être traitées automatiquement par des logiciels de gestion. Ainsi, certains documents étaient jusqu’à présent traités à la main, sollicitant les opérateurs pour réaliser une tâche qui présente peu de valeur ajoutée.
Pour certaines opérations, une application de RPA constitue une réponse intéressante et diversifiée. Pour d’autres tâches, un logiciel de GED apporte une solution qui libère les opérateurs :
- Numérisation puis archivage de volumes de documents d’entreprise
- Indexation de fichiers numériques
- Diffusion de documents auprès de publics internes sous condition d’habilitation
- Stockage et archivage de données en toute sécurité
Aline Silva est Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France. Son expertise est précieuse pour aider les entreprises à mettre en place une solution de logiciel GED tout en ayant la meilleure information possible. « Passer à la Gestion Électronique de Document est une démarche incontournable de toute stratégie de digitalisation. Des problématiques telles que la suppression du papier, la centralisation de l’information ou la mobilité ne peuvent réellement s’envisager sans un projet de GED bien calibré. En particulier, une analyse approfondie des besoins et de la base documentaire doit être réalisée au préalable. »
Automatiser les procédures de validation
Plus collaborative, l’entreprise moderne doit aussi intégrer les conditions de l’exercice du travail d’aujourd’hui :
- Travail en mobilité
- Télétravail
C’est pourquoi la capacité à enrichir et/ou à valider un document à plusieurs et à distance est de plus en plus importante. Une solution de GED apporte ici aussi une réponse convaincante, dans trois dimensions :
- La capacité à faire circuler le document de façon automatique le long d’une chaîne, comportant des acteurs obligatoires et un ordre prédéterminé (processus).
- La capacité à recueillir et certifier les enrichissements successifs des acteurs impliqués : annotations, enrichissements dans le texte et/ou validation.
- La capacité à signer un document à distance.
La GED vient ici modéliser et fiabiliser un flux d’échanges qui autrefois se serait effectué par transmission papier du document, de bureau en bureau, par navette interne et/ou par courrier. Puis en pièce jointe dans un courriel. Avec les mêmes écueils de pertes potentielles et de difficultés à piloter efficacement le travail collaboratif en temps contraint.
La digitalisation vient ici accélérer, fiabiliser et tracer la succession des interactions avec le document. Multiplié à l’échelle d’une entreprise qui reçoit de nombreuses factures par mois, le bénéfice est considérable !
La validation des factures fournisseurs est la porte d’entrée la plus courante pour mettre en place une solution de GED. Mais derrière ce blockbuster, de nombreuses autres applications existent, où la dispersion des valideurs se conjugue avec la nécessité de traiter dans un laps de temps limité ! Par exemple, si l’on considère le circuit du devis. Une demande de devis arrive vers le deviseur via le site Internet ou un commercial de l’entreprise. Ce devis est établi puis transmis au superviseur du deviseur, lui revient éventuellement annoté pour être finalement transmis après peut-être quelques allers-retours au commercial. Qui lui-même aura sans doute un avis à partager.
La GED : réinventer le travail collaboratif
L’intégration d’un logiciel de GED dans le système d’information de l’entreprise ne présente pas qu’un intérêt strictement opérationnel. En effet, la GED est aussi en soi un facteur de transformation du fonctionnement de l’entreprise.
Notamment, réduire la circulation des papiers, faciliter l’accès à l’information et surtout libérer les opérateurs pour des tâches où leur talent est mieux employé ont des conséquences dans le collectif de l’entreprise.
→ Développer l’innovation et la productivité, dans un cercle vertueux de concentration de l’énergie des métiers sur leur cœur de contribution, la disponibilité des uns améliorant la créativité des autres.
→ Concentrer les ressources sur l’expérience employé et sur l’expérience client. C’est la meilleure façon de développer l’attractivité de l’entreprise vis-à-vis des publics internes comme externes.
→ Réduire l’empreinte carbone de l’entreprise, en réduisant la circulation de papier mais aussi les coût annexes, comme l’encre, le transport intersites ou les espaces de stockage.
→ Sécuriser et centraliser les données de l’entreprise, faciliter la recherche d’information et la production des preuves demandées en cas d’audit
→ Faciliter la mobilité des collaborateurs et se libérer de la contrainte de localisation du travail (distanciel ou présentiel, équipes terrain ou sédentaires) pour accéder aux documents et aux informations de l’entreprise.
En conclusion, intégrer la GED dans son système d’information est tout sauf anodin. Il convient de prendre le temps et le recul nécessaire pour choisir la solution la plus adaptée. C’est pourquoi les consultants Konica Minolta sont disponibles pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre solution de GED.
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24 septembre 2021
