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La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.

Le cloud a révolutionné la manière dont nous consultons, modifions, partageons et stockons les documents. Ces derniers mois, le télétravail de masse a démocratisé le recours au cloud pour rendre accessibles les documents partout tout le temps. Cette recherche de mobilité développe l’usage des solutions de dématérialisation en mode SaaS.

Face à la situation actuelle, de nombreux employés sont amenés à travailler à domicile pendant encore quelques semaines. 
Ces mesures inédites bousculent nos habitudes de travail et nos modes de collaboration.

Méconnu par une grande partie des utilisateurs d'Office 365, Sway est pourtant le moyen idéal pour : tenir vos équipes informées des travaux en cours, réaliser une lettre d’actualité liée aux conditions sanitaires actuelles... Découvrez comment créer une multitude de supports par le biais d’une interface colorée en quelques minutes.

Au vu du contexte exceptionnel auquel nous faisons face liée au COVID-19, l’ensemble des entreprises sont contraintes de prendre des mesures rapides et immédiates afin de permettre aux collaborateurs de continuer à travailler en respectant les mesures de confinement décrétées par l’Etat.

La sécurité des données est un enjeu majeur pour les PME, car leur niveau de protection est souvent beaucoup plus faible que les grandes entreprises, ce qui les rend encore plus vulnérables aux yeux des cybercriminels.

Konica Minolta obtient pour la quatrième année consécutive la certification Platinum de Dell Technologies, ce qui en fait un partenaire de choix, capable d’accompagner les entreprises en particulier sur des problématiques de haute disponibilité des données et scalabilité de l’infrastructure.

Une seule note de frais requiert en moyenne 30 jours de traitement. Pourquoi ? Ce n’est pas une mais plusieurs personnes qui sont impliquées dans sa gestion, au final tout le monde perd du temps lors de son traitement.

Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.

Trop onéreux, budget indisponible, pas d’utilité pour l’organisation, manque de ressources IT… le cloud est boudé par les PME. Seuls 16 % des PME françaises disent avoir l’intention d’adopter une infrastructure cloud au cours des trois prochaines années.

Si en matière de sécurité informatique, il n’y a pas de place pour l’improvisation ; être accompagné par des experts en cybersécurité est une affaire de survie pour les PME.

Les déplacements professionnels constituent le troisième poste de dépenses hors production des entreprises. Le cabinet d'analystes IDC a identifié plusieurs stades de maturité dans la gestion des déplacements et des frais professionnels.

Le Workplace Hub est une réponse directe à la complexité croissante des systèmes informatiques. Cette nouvelle plate-forme intelligente connecte les différentes technologies que vous utilisez pour qu’elles fonctionnent pour vous.

Avis d’expert de Christophe Laurence, Directeur des Opérations de la société Open Bee.

Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.

L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.

Depuis le 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) ont l’obligation de transmettre toutes factures à destination d’une entité publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. La facture électronique est ici un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.

Le principe du cloud printing est simple. Pouvoir imprimer tous types de documents depuis n'importe quel endroit, à tout moment, quel qu'en soit le périphérique (PC, Mac, netbook, smartphones, tablettes...).

Evalué à près de 2,3 milliards d’euros en 2017, le marché français des solutions de gestion des processus documentaires reste dynamique, avec un rythme de croissance évalué à 6,7% en 2019. Retour sur l’évolution du marché et ses perspectives suite aux analyses effectuées par le cabinet MARKESS.

Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.

Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.

S'il est traité de manière sécurisée par des professionnels respectant les normes en vigueur, l'archivage électronique est le moyen de réduire vos coûts et de garantir un accès rapide à une information précieuse.

En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.

Dématérialisation de la distribution des bulletins de paie, des factures ou encore conservation de copies numériques, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir au coffre-fort numérique.

Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.

A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.

La profession s’apprête à prendre un second virage numérique pour à la fois améliorer l’image de la profession auprès du grand public et également remettre le client au centre de la relation client/notaire.

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’évolution de la façon dont l’on collabore en interne est une condition nécessaire de la transformation numérique : tel est le message d’un spécialiste des systèmes d’information faisant pour le site ZDNet un tour d’horizon des tendances en matière d’outils collaboratifs.

Pour vous accompagner de manière performante et responsable dans votre transformation digitale, Konica Minolta vous invite à prendre part à l’entreprise connectée, le rendez-vous de l’intelligence collective au service de l’innovation, organisé jusqu’au 30 janvier 2018 dans 10 grandes villes.

Dans le paysage du cloud, Windows Azure fournit de nombreux services innovants. Zoom sur les principales fonctionnalités offertes par la plateforme d’hébergement de Microsoft.

Investir dans un projet Cloud est devenu une évidence pour les entreprises qui cherchent, aujourd’hui, à mettre en œuvre cette technologie de la manière la plus performante possible. Mais, les capacités du Cloud ne sont pas exploitées à leur maximum. Le Cloud peut apporter bien davantage en termes de business.

Parmi les bonnes pratiques numériques, collaborer à distance, récupérer ses données de tout lieu ou encore travailler en déplacement améliorent la mobilité dans l’entreprise et la productivité. 5 points à prendre en compte pour réussir au mieux cette mutation et pour choisir les solutions.

En théorie, vous jugez nécessaire d’avoir un Plan de Reprise d’Activité ; en pratique, vous hésitez en raison de l'investissement initial. Le jeu en vaut pourtant la chandelle.

Pour un entrepreneur, il s’avère souvent nécessaire de rester connecté en vacances. En effet, rien de pire que de revenir de congés et de se retrouver submergé de travail pour avoir pris du retard dans ses projets. Vous pouvez aussi avoir besoin de garder un lien avec vos salariés mais aussi vos clients...

Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.

C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?

Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Le nombre de cas de piratages à partir d’objets connectés explose. Comment limiter cette recrudescence de failles potentielles au sein de votre réseau ? Nous vous proposons quatre conseils pour ne pas compromettre la sécurité de votre système d’information.

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Les notaires sont en train d’engager un deuxième tournant qui vise à mettre le client au centre de la relation notaire/client et ainsi proposer un meilleur service en capitalisant sur les nouvelles technologies.

53 milliards de dollars de pertes : c’est ce que pourrait coûter une cyberattaque mondiale massive, soit l’équivalent d’une une catastrophe naturelle majeure, telle que l’ouragan Sandy en 2012.

Nicolas Ferand, dirigeant de cabinet d’expertise comptable ACPEX-Cabinet Ferand, revient sur les bénéfices de la solution KOMI Doc : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…

Max Perlès, PME française spécialisée dans la fabrication de revêtements techniques spéciaux, a choisi Konica Minolta pour l’accompagner dans la gestion de son parc informatique. Infogérance et supervision s’appuient aujourd’hui sur la Service Box Evolution de Konica Minolta.

Pour garantir la protection du secret professionnel renforcer la sécurité informatique est essentielle ; d’où un impératif de plus en plus présent pour les cabinets d’avocats d’acquérir les compétences nécessaires en matière de protection des informations confidentielles des clients.

APT, c’est le sigle qui sert à nommer la menace informatique la plus sournoise pour vos données : l’Advanced Persistent Threat ou en français menace persistante avancée. Sa philosophie : créer une brèche quasi indétectable dans votre système d’information pour exfiltrer vos données de la manière la plus invisible possible.

Comment capitaliser sur le numérique pour mieux dialoguer avec ses clients ? Pour l’heure, les cabinets d’avocats, toutes tailles confondues, apparaissent en retard. Seul 1 cabinet sur 3 dispose d’un site Internet* et les échanges avec les clients consistent à des envois non sécurisés de documents en pièces jointes par email.

Grâce aux connections Internet haut débit et aux outils qui permettent de supprimer les contraintes de distance et de faciliter la communication entre les membres d’une équipe, le travail collaboratif connaît aujourd’hui un nouveau souffle. Pour les entreprises, c’est une véritable opportunité à saisir pour gagner en efficacité...

Vacances scolaires, fêtes de fin d’année, jours fériés… Certaines périodes de l’année entraînent des baisses d’activité momentanées quand, à l’inverse, d’autres mènent à des pics de productivité difficiles à gérer pour les entreprises.

Deux jours après le premier tour, l’avenir de la justice et du notariat se profilera selon les prises de position de l’un des deux candidats : Emmanuel Macron ou Marine Le Pen. Plusieurs pistes de réflexion sur le numérique ont été soumises aux candidats par le Conseil National des Barreaux (CNB) et le Conseil Supérieur du Notariat (CSN).

Une entreprise performante est une entreprise mobile, connectée et agile. Pour répondre à ces enjeux, Konica Minolta met à disposition des entreprises de nouvelles offres de services Cloud Office 365*, pour gagner en flexibilité.

Avec l’IoT et le Big Data, Konica Minolta améliore aujourd’hui ses services d’analyse prédictive au travers de la Service Box Evolution (SBE). Ce nouveau boîtier connecté permet aux entreprises de les prémunir de tous ralentissements ou arrêts de leur activité, liés à leur parc d’impression ou à leurs serveurs.

Pourquoi est-il essentiel pour les entreprises de protéger leurs données ?
Quels conseils donner à des TPE-PME qui s’interrogent sur la pertinence du stockage dans le cloud ?
C’est rarement une question prioritaire pour les dirigeants de TPE-PME. Pourtant...

La généralisation du cloud et des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) tend à résorber la disparité des cabinets face au numérique. Les petites structures peuvent disposer d’outils aussi performants que les grandes.

Suivez le quotidien d’un utilisateur d’Office 365 en entreprise et découvrez comment la solution lui permet à lui et ses collaborateurs d'être à la fois plus mobile, plus agile et plus productif, quel que soit le lieu et l'appareil utilisé.

L'expertise comptable est l'un des secteurs les plus impactés par la transformation numérique des entreprises. Alors pour être perçu comme le tiers de confiance privilégié pour la transformation numérique des TPE/PME, l’évaluation de ses connaissances numériques et celles de ses collaborateurs est une bonne entrée en matière.

La mobilité et les outils collaboratifs font partie des enjeux-clés de la transformation numérique des entreprises. Serians, filiale IT Services de Konica Minolta, accompagne les entreprises dans le déploiement de solutions Cloud en leur apportant les services et le conseil nécessaires pour accélérer leur performance.

Nicolas Ferand, dirigeant d’ACPEX-Cabinet Ferand (Velaux -13) explique les bénéfices de la solution KOMI Doc déployée au sein de ses cabinets : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…

Avec la loi Macron du 6 août 2015, la profession notariale est amenée à se renouveler et à relever des défis multiples, tel que celui de renforcer ses liens avec les clients. Dans cet e-book, nous reviendrons sur la dématérialisation de la relation client qui est en train de s’amorcer au sein de la profession.

Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?

Konica Minolta a inauguré son nouveau Digital Imaging Square (DIS) à Asnières-sur-Seine. Ses clients et prospects seront accueillis par son équipe d’experts dans ce vaste espace high-tech où est présenté l’univers « One Konica Minolta ».

Transformation numérique, last call pour les TPE !
Conscients des bénéfices...
Vous hésitez encore à vous lancer...
Au risque de vous retrouver dépassés !

La productivité implique le suivi du travail et des propriétaires de chaque contenu.
Office 365 fournit un emplacement central sécurisé auquel vous pouvez accéder afin de travailler en collaboration. Vous pourrez ainsi disposer des mêmes informations que votre équipe.

Pour les notaires, le cloud apparaît comme la meilleure solution (fiabilité, évolutivité et coût) pour dématérialiser les procédures d’échanges de documents et optimiser la relation avec ses clients.

Autonomie, flexibilité, gains de productivité, la mobilité occupe une place prépondérante car elle est au cœur de la transformation numérique des entreprises. Comment les entreprises peuvent-elles aujourd’hui développer leur mobilité ? En misant assurément sur le cloud…

A l’origine utilisée pour dématérialiser et gérer des volumes importants de documents papier au format électronique, la GED offre également des gains de productivité très importants pour la gestion d’autres types de contenus. En tête de liste figurent l’automatisation du classement, la recherche et l’archivage des e-mails.

Dans le milieu professionnel, les échanges d’emails au quotidien se comptent par plusieurs millions. Premier moyen de communication des entreprises, les hackers utilisent ce canal pour s’introduire dans le système d’information à des fins frauduleuses.