Pourquoi est-il important de digitaliser la gestion de son système d’impression ?

Trop souvent, les systèmes d’impression restent le parent pauvre dans la transformation digitale menée par les entreprises, car jugés comme non stratégiques. Grossière erreur ! En effet, le cloud printing peut vous offrir de nombreux bénéfices ainsi que de substantiels gains de productivité. Explications.

L’impression, le grand oublié de la transformation digitale

Avec la généralisation du télétravail et de la mobilité, la digitalisation des processus en entreprise a connu un coup d’accélérateur. Pourtant, les systèmes d’impression représentent bien trop souvent les grands oubliés de ces évolutions numériques. Or, au même titre que les autres processus, le domaine de l’impression devrait faire partie intégrante de la stratégie de transformation digitale de votre entreprise.

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise avec une dizaine d’imprimantes, implantées dans un seul bâtiment ou sur différents sites, la gestion de votre parc d’impression se révèle souvent onéreuse et chronophage.

Peu d’entreprises savent estimer avec justesse le coût de leur parc d’impression. Et elles ignorent aussi que 25%* des imprimés finissent à la corbeille 5 minutes après impression… et que 16% ne sont jamais lus ! Une gestion méticuleuse de l’impression représente donc un levier d’économies substantielles pour les entreprises qui décident de se pencher sur le sujet.

D’autre part, une gestion manuelle du parc d’impression peut vite devenir synonyme de perte de productivité et de risque accru en matière de cybersécurité. Dans cette perspective, la mise en œuvre d’un projet de digitalisation contribuera activement à optimiser vos flux de travail, générant ainsi un gain d’efficacité.

Comment passer au digital et moderniser son système d’impression ?

Pour passer au digital et moderniser le système d’impression de votre entreprise, vous pouvez appliquer ces 4 conseils :

1. Adopter des workflows numérisés. Les workflows numérisés permettent de créer un processus de travail plus efficace en remplaçant les flux de travail papier traditionnels par des processus électroniques. Cette approche réduit les temps et les coûts liés à la gestion du papier, comme l’impression, l’archivage, la recherche de documents physiques, etc.
2. Passer à l’impression mobile. Cette dernière offre une grande flexibilité et une réactivité accrue, notamment lorsqu’il est nécessaire d’imprimer des documents à distance.
3. Mettre en place des solutions de gestion des impressions pour surveiller, gérer et optimiser l’ensemble du parc d’impression de l’entreprise.
4. Opter pour le cloud printing.

Pour rappel, le cloud printing consiste à stocker des documents et des tâches d’impression dans le cloud. Ce système permet d’accéder aux fichiers et de les imprimer depuis n’importe quel emplacement ou appareil connecté à Internet.

Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises disposant de plusieurs sites ou ayant des collaborateurs travaillant à distance. Elle élimine les contraintes liées à la localisation physique d’une imprimante. Les utilisateurs peuvent envoyer des travaux d’impression de n’importe où. Le cloud printing renforce également la sécurité des documents, car les données sensibles sont stockées dans le cloud et non sur des appareils locaux.

Ainsi, les solutions de cloud printing  offrent à vos équipes deux principaux bénéfices :

• vous les déchargez de la gestion complexe d’une infrastructure d’impression avec une solution SaaS (Software-as-a-Service), clé en main ;
• vous favorisez leur mobilité et agilité.

Au niveau de l’entreprise, vous simplifiez la gestion de votre parc d’impression, renforcez la sécurité de vos données et diminuez vos coûts de fonctionnement. Vous pouvez économiser jusqu’à 67 % sur votre investissement, notamment en supprimant les serveurs d’impression.

Konica Minolta, spécialiste de la digitalisation de vos systèmes d’impression

Konica Minolta, expert historique de l’impression et de la transformation digitale, vous accompagne :

• dans la modernisation de vos processus d’impression, avec des solutions de Management Print Services (MPS) complètes et d’impressions mobiles simples à mettre en œuvre ;
• dans une démarche globale de gestion de projet, allant du conseil à la mise en œuvre, et jusqu’au support dans la durée.

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