Les coûts cachés de votre parc d’impression

Au-delà du coût direct des consommables (papier, encre, toner), les impressions génèrent aussi un gaspillage conséquent : 16 % des impressions ne sont jamais lues, 20 % des documents imprimés sont jetés dans les 24 heures, et seule 1 impression sur 9 est récupérée dans le bac de sortie. Face à ces enjeux, une meilleure gestion du parc d’impression peut permettre jusqu’à 40 % d’économies.

1. Identifier les coûts cachés : l’importance d’un audit d’impression

Les dépenses d’impression ne se limitent pas aux fournitures comme le papier ou l’encre. De nombreux coûts restent invisibles au premier regard, mais impactent significativement votre budget :

Coûts visibles vs coûts cachés

Pourquoi réaliser un audit d’impression ?

Un audit d’impression est essentiel pour comprendre et optimiser vos coûts. Il permet de :

• Cartographier le parc d’impression : Lister tous les appareils, leur emplacement et leur usage.
• Analyser les flux d’impression : Identifier les volumes d’impression par service et type d’utilisateur.
• Évaluer la consommation : Vérifier les quantités de papier et d’encre utilisées, ainsi que leur coût réel.
• Tirer des conclusions : Repérer les doublons, les gaspillages et les équipements obsolètes.

En mettant en place des actions ciblées après un audit, certaines entreprises ont réduit leurs coûts d’impression de 30 à 40 %.

Pour en savoir plus, explorez nos solutions de gestion des impressions.

2. Technologies pour réduire les coûts d’impression

Impression à la demande

Seule 1 impression sur 9 est récupérée dans le bac de sortie, entraînant un gaspillage massif. La mise en place de l’impression à la demande permet de :

• Éliminer les impressions oubliées en exigeant une authentification par badge ou code PIN.
• Réduire la consommation de papier en imprimant uniquement les documents réellement nécessaires.
• Renforcer la confidentialité en évitant que des documents sensibles soient accessibles à tous.

Services de gestion des impressions (MPS)

Les Managed Print Services (MPS) offrent une gestion optimisée du parc d’impression en centralisant :

• Le suivi des consommables en temps réel pour éviter les ruptures et les surstocks.
• La maintenance proactive pour limiter les pannes et interruptions de service.
• L’automatisation des flux d’impression pour répartir les tâches en fonction des coûts et des besoins.

Grâce aux MPS, les entreprises peuvent réduire leurs coûts de maintenance et garantir une utilisation optimale des ressources.

Automatisation des flux d’impression

L’automatisation joue un rôle clé dans la réduction des coûts :

• 65 % des impressions sont en couleur, bien que souvent inutiles. Des règles de gestion des impressions permettent de forcer l’impression en noir et blanc pour les documents non essentiels.
• 80 % des documents sont imprimés en recto simple, alors que le recto-verso permettrait d’économiser jusqu’à 50 % de papier.
• L’implémentation de règles d’impression automatisées (par exemple, interdire l’impression couleur pour certains services) réduit les coûts sans impacter la productivité.

3. Pratiques responsables pour des impressions durables

Adopter des habitudes écoresponsables

• Utiliser le mode brouillon : Idéal pour les documents internes.
• Imprimer en recto verso : Réduit de 50 % la consommation de papier.
• Réduire les marges : Une astuce simple qui diminue la consommation de papier.

Former et sensibiliser les collaborateurs

• Mettez en place des politiques d’impression claires, comme limiter l’utilisation de l’impression couleur ou privilégier le partage numérique.
• Affichez des messages de sensibilisation près des imprimantes pour inciter à la sobriété.

Recycler et choisir des équipements responsables

• Recycler les cartouches d’encre et toners via des programmes de collecte spécialisés comme Conibi
• Investir dans des imprimantes certifiées Energy Star, qui consomment moins d’énergie qui consomment jusqu’à 30 % d’énergie en moins.

Impact environnemental : Une entreprise de 50 salariés, en adoptant ces pratiques, peut réduire ses émissions de CO2 de 1 tonne par an.

Pour aller plus loin, explorez notre guide sur la sécurité et la durabilité des impressions.

4. Les impacts environnementaux et économiques des impressions

Chiffres clés sur l’impact environnemental

• 16 % des impressions ne sont jamais lues et 20 % des documents sont jetés en moins de 24 heures.
• Les impressions inutiles peuvent représenter jusqu’à 10 % des dépenses globales d’une entreprise.

Rationaliser les dépenses d’impression n’est pas seulement une question de réduction des coûts, c’est aussi une démarche responsable et durable. Grâce à des audits réguliers, des technologies adaptées et des pratiques écoresponsables, les entreprises peuvent optimiser leur gestion tout en réduisant leur empreinte écologique.

En appliquant ces stratégies, chaque organisation peut transformer son parc d’impression en un levier de performance économique et environnementale.

Les bénéfices d’une stratégie d’optimisation

• Une économie potentielle de 40 % sur les coûts d’impression.
• Une réduction de 30 à 50 % de la consommation de papier avec des pratiques simples comme le recto-verso et l’impression à la demande.
• Une diminution de la charge du support IT en réduisant les incidents liés aux imprimantes.