Comment choisir son imprimante professionnelle ?

Lorsqu’il s’agit de choisir une imprimante professionnelle pour son entreprise, il est facile de se sentir submergé par toutes les options disponibles sur le marché. Entre les différents types de technologies qui existent, les fonctionnalités variées, les considérations écologiques et les coûts associés, sélectionner l’imprimante idéale peut rapidement devenir compliqué. Pourtant, faire le bon choix est important, car seule une imprimante adaptée peut vous permettre d’améliorer la productivité de votre équipe, mais aussi d’optimiser vos dépenses à long terme. Découvrez, à travers notre article, quels sont les éléments à analyser pour bien choisir votre imprimante professionnelle. 

Introduction à l’impression professionnelle

Dans le milieu professionnel, l’efficacité reste un maître-mot et il s’applique même à la salle d’impression. Disposer d’une imprimante capable de traiter un grand nombre de pages par minute permet de réduire le temps d’attente pour les impressions. Autre point important, une imprimante avec des fonctionnalités avancées peut considérablement améliorer le flux de travail :  

• impression recto verso automatique ; 

• numérisation rapide ; 

• capacité de gérer différents types de supports, etc. 

Les imprimantes professionnelles sont généralement conçues pour des volumes d’impressions professionnelles élevés et offrent une meilleure durabilité que les modèles grand public. Autrement dit :  

• moins de maintenance ; 

• durée de vie plus longue.

Cela réduit, in fine, les coûts liés aux réparations et aux remplacements fréquents. 

Notez, par ailleurs, que les imprimantes modernes offrent des fonctionnalités de sécurité comme l’impression sécurisée (où l’utilisateur doit s’authentifier pour récupérer ses documents) et le chiffrement des données en transit. Ces fonctions protègent les informations sensibles et réduisent le risque de fuite de données. Pour rappel, tous les objets connectés avec une adresse IP connectable à internet, incluant les imprimantes, peuvent être piratés.  

Évaluer les besoins de votre entreprise

Volume d’impression et vitesse

Commencez par évaluer combien de pages sont imprimées chaque mois dans votre entreprise. Vous pouvez obtenir ces informations en consultant les relevés de vos imprimantes actuelles ou en interrogeant les différents services.  

 Il est également recommandé de choisir une imprimante évolutive, capable de s’adapter à vos besoins pouvant être plus élevés au fil du temps pour éviter de devoir la remplacer trop rapidement. 

 Par ailleurs, pensez à évaluer la vitesse d’impression de l’imprimante choisie pour éviter les goulots d’étranglement, surtout si vous devez imprimer d’importants volumes de papier.  

Types de documents imprimés

Si votre entreprise imprime principalement des documents textuels (rapports, mémos, correspondances), une imprimante laser monochrome peut être un bon choix. Si vous imprimez régulièrement des documents contenant des graphiques, des tableaux ou des schémas, optez plutôt pour une imprimante couleur capable de produire des impressions de haute qualité.  

 Si votre entreprise doit imprimer des photos ou des images de haute qualité, une imprimante à jet d’encre spécialisée, capable de produire des impressions avec une grande précision des couleurs et une résolution élevée, sera nécessaire.  

Fonctionnalités spécifiques

L’impression recto verso automatique est une fonctionnalité essentielle pour économiser du papier et réduire les coûts d’impression. N’écartez pas cette option.  

Par ailleurs, la connectivité Wi-Fi permet aux employés d’imprimer depuis n’importe quel appareil connecté au réseau sans être physiquement connecté à l’imprimante. En fonction de la taille de votre bureau, cette option pourra être envisagée. 

 L’impression mobile peut également être un plus. Elle offre la possibilité aux employés d’imprimer directement depuis leurs smartphones ou tablettes. Enfin, pour les entreprises qui numérisent ou copient de gros volumes de documents, un ADF (alimentateur automatique de documents) est essentiel pour traiter plusieurs pages automatiquement sans intervention manuelle. 

Considérer les coûts et le budget

Lorsqu’il s’agit d’investir dans une imprimante professionnelle, plusieurs coûts doivent être pris en compte pour s’assurer que l’achat est financièrement viable à long terme. Ces coûts incluent non seulement le prix d’achat initial, mais aussi les coûts récurrents associés à la maintenance et aux consommables. 

Coût d’achat initial

Les imprimantes à jet d’encre sont souvent les moins chères à l’achat, avec des prix variant généralement entre 100 et 500 euros pour des modèles professionnels de base. Ces imprimantes sont adaptées aux petites entreprises qui ont des besoins d’impression modérés. 

 Les imprimantes laser, qui peuvent être monochromes ou couleur, sont généralement plus coûteuses, avec des prix commençant autour de 300 à 1 500 euros pour des modèles adaptés aux petites et moyennes entreprises. Les modèles de haute capacité, adaptés aux grandes entreprises, peuvent atteindre plusieurs milliers d’euros. 

 Les imprimantes multifonctions, qui combinent impression, numérisation, copie et parfois fax, sont souvent plus coûteuses, mais offrent une meilleure polyvalence. Les prix commencent autour de 500 euros et peuvent aller jusqu’à 2 000 euros ou plus, selon les fonctionnalités et la capacité. 

 Enfin, pour les grandes entreprises avec un volume d’impression extrêmement élevé, il peut être intéressant de se tourner vers une imprimante de production. Ces modèles peuvent coûter jusqu’à 5 000 euros (voire plus). Ils sont conçus pour des volumes d’impression très élevés avec des exigences spécifiques en matière de qualité et de vitesse. 

En ce qui concerne le financement, vous avez plusieurs choix :  

• L’achat direct. C’est l’option la plus simple. Vous payez le coût total de l’imprimante au moment de l’achat. 
• Le leasing (location avec option d’achat). Le leasing permet de répartir le coût de l’imprimante sur une période donnée (généralement entre 3 et 5 ans), avec des paiements mensuels. Au terme du contrat, l’entreprise peut choisir de racheter l’imprimante ou de la rendre. 

• La location opérationnelle. Dans ce cas, l’imprimante est louée sur une base continue, et l’entreprise ne devient jamais propriétaire de l’équipement. C’est une option flexible qui inclut souvent la maintenance et les mises à niveau régulières. 

Coûts de maintenance et consommables

Outre le coût d’achat, vous devrez ensuite prévoir les coûts de maintenance et des consommables :  

• cartouches de toner et d’encre ; 

• papier ; 

• maintenance préventive (remplacement des pièces d’usure, des tambours de toner, etc.). 

Examiner les options de connectivité et de sécurité

Connectivité

Lors du choix d’une imprimante professionnelle, notez sa connectivité. Cette option détermine comment les utilisateurs pourront accéder à l’imprimante et envoyer des documents à imprimer :  

• Le Wi-Fi permet aux utilisateurs de se connecter à l’imprimante sans câbles, facilitant l’impression depuis n’importe quel appareil connecté au réseau sans avoir besoin d’être physiquement proche de l’imprimante. Cette solution est idéale dans un open space, par exemple.  

• Le Bluetooth permet une connexion directe entre l’imprimante et les appareils compatibles, sans nécessiter de connexion internet ou de réseau local. Avoir une imprimante avec Bluetooth est souvent idéal pour les petites équipes qui peuvent alors imprimer à distance.  

• L’Ethernet offre une connexion rapide particulièrement utile pour des volumes d’impression élevés ou des fichiers volumineux. 
• Le Cloud printing est une technologie qui permet d’imprimer à distance en toute sécurité, où que vous soyez. Grâce à ce système, vos documents peuvent être envoyés à vos imprimantes depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Cela facilite le travail collaboratif, améliore la productivité et garantit une meilleure flexibilité dans la gestion des tâches d’impression. En savoir plus sur le cloud printing.

Sécurité des données

Les documents imprimés peuvent contenir des informations sensibles qui doivent être protégées. Misez sur des options d’impression sécurisée. L’impression sécurisée permet à un utilisateur d’envoyer un document à l’imprimante, mais celui-ci n’est imprimé qu’une fois que l’utilisateur s’est authentifié directement sur l’imprimante (par un code PIN, une carte d’accès ou une autre forme d’identification).  

Cette fonctionnalité évite que des documents sensibles ne soient laissés sans surveillance dans le bac de sortie, où ils pourraient être vus ou pris par des personnes non autorisées. 

Les imprimantes peuvent également être configurées pour restreindre l’accès à certaines fonctionnalités ou à l’impression de certains types de documents en fonction des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs. En restreignant l’accès à certaines fonctionnalités (comme l’impression couleur ou la numérisation de documents sensibles), l’entreprise peut réduire les risques de fuites d’informations. 

Considérations environnementales

Certifications et écolabels

À l’heure actuelle, la préservation des ressources et les considérations environnementales prennent une place capitale.  

Les certifications environnementales sont un excellent indicateur de l’engagement d’un fabricant envers des pratiques durables. Elles garantissent que l’imprimante a été conçue pour être plus respectueuse de l’environnement. Il existe notamment :  

• Energy Star, une certification internationale pour l’efficacité énergétique. Les imprimantes portant ce label consomment moins d’énergie en fonctionnement et en mode veille par rapport aux modèles non certifiés. 

• Le label Blue Angel, une certification allemande qui évalue non seulement l’efficacité énergétique, mais aussi l’impact environnemental global des produits. 

• TCO Certified, une certification qui évalue la durabilité, l’efficacité énergétique, et la responsabilité sociale de l’ensemble du cycle de vie des produits électroniques, y compris les imprimantes. 

Programmes de recyclage et réduction des déchets

En plus des certifications, de nombreux fabricants d’imprimantes proposent des programmes et des solutions pour aider les entreprises à réduire leur impact environnemental lié à l’impression.  

 De nombreux fabricants proposent des programmes de reprise et de recyclage des cartouches d’encre et de toner usagées. Ces programmes garantissent que les cartouches usagées sont correctement recyclées ou réutilisées, plutôt que d’être jetées dans les décharges. 

Par ailleurs, certaines imprimantes sont compatibles avec des cartouches d’encre rechargeables ou des systèmes de réservoirs d’encre, qui permettent de recharger l’encre plutôt que de remplacer entièrement la cartouche.

En partenariat avec le programme Conibi, Konica Minolta participe activement à la gestion et au recyclage des consommables d’impression (toners, cartouches, tambours, etc.). Conibi est une initiative collective qui regroupe plusieurs fabricants, avec pour objectif de faciliter le recyclage des produits usagés tout en réduisant l’impact environnemental. Ce programme permet aux entreprises d’adopter des pratiques plus responsables en matière de gestion des déchets liés à l’impression.

Avis et comparatifs des imprimantes professionnelles

Avant d’acheter l’imprimante qui vous plaît, pensez à consulter les avis des utilisateurs et à lire des comparatifs de produits pour avoir encore plus de renseignements sur la performance, la fiabilité et le rapport qualité-prix des appareils qui vous plaisent.  

Les avis d’utilisateurs vous offrent un aperçu direct de la manière dont l’imprimante fonctionne dans des conditions réelles. Vous pourrez ainsi obtenir des détails sur la facilité d’installation, la qualité d’impression, les coûts cachés et les problèmes courants rencontrés par les utilisateurs afin de savoir si oui ou non vous devez réaliser cet investissement. 

Les comparatifs de produits, quant à eux, vous permettent de voir comment différentes imprimantes se mesurent les unes aux autres en matière de fonctionnalités, de prix et de performance. Ces analyses peuvent vous aider à identifier l’option qui correspond le mieux à vos besoins. N’hésitez donc pas à consulter des forums en ligne, ou des sites comme UFC-Que Choisir, par exemple.  

Toutes ces études réalisées, vous pourrez choisir votre nouvelle imprimante professionnelle et maximiser le travail de vos équipes ainsi que votre parc d’impression.  

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