La lettre de licenciement d’un directeur, de l'un de vos collaborateurs ou les derniers résultats financiers de l'entreprise ou celle de votre client peuvent malencontreusement être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. 71 %* des utilisateurs finaux indiquent avoir accès à des données de l’entreprise qu’ils ne devraient pas pouvoir consulter. Votre multifonction est un point d’accès vulnérable par lequel les salariés et les individus malveillants peuvent subtiliser les données sensibles de votre entreprise (base de données clients, contrats, résultats financiers, projets R&D, etc.). Ne laissez plus vos informations confidentielles à la vue de tous. Zoom sur les bonnes pratiques à adopter.
Les multifonctions et les imprimantes étant souvent installés dans des lieux de passage, c’est-à-dire aisément accessibles par le personnel, les sous-traitants et les visiteurs, la mise en œuvre de politiques de sécurité des données appropriées est essentielle. Les documents confidentiels qui attendent d’être récupérés dans les bacs de sortie sont initialement non protégés et peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Pourtant dans les faits, 56 % des grandes entreprises oublient les imprimantes et les multifonctions dans leur stratégie de sécurité des postes de travail**.
1. Contrôlez l’accès à vos documents
En ce moment même, combien de documents se trouvent-ils sur le bac de sortie de votre multifonction ? Sont-ils confidentiels ? Qui peut les voir, les prendre et les partager ? Plusieurs moyens d’authentification permettent de contrôler l’accès des collaborateurs à vos multifonctions.
- Identification par badges sans contact: il suffit de les placer sur ou à proximité de l’interface du lecteur pour accéder au multifonction et s’en déconnecter. Le badge sans contact contient un code unique lié à l’identifiant et au mot de passe d’un utilisateur dans la base de données d’authentification du multifonction.
- Identification par mot de passe : le mot de passe est un code alphanumérique de 8 caractères maximum saisi sur le panneau de commande du multifonction. Ces codes peuvent être créés pour les administrateurs et les utilisateurs et leur gestion peut être centralisée.
- Scanner des veines digitales biométrique : La veine digitale est une caractéristique biométrique quasiment impossible à falsifier, ce qui la rend extrêmement fiable pour identifier une personne à partir d’une caractéristique physique personnelle. Contrairement aux lecteurs d’empreintes digitales, la veine digitale ne peut pas être numérisée si la personne n’est pas physiquement présente.
2. Protégez vos documents avec l’impression sécurisée
La fonction impression sécurisée préserve la confidentialité d’un document. L’utilisateur doit au préalable définir un login et un mot de passe dans le pilote d’impression. Après cela, l’impression ne peut être lancée qu’en saisissant ce login et ce mot de passe directement sur le panneau de commande du multifonction. Cette fonction est proposée en standard sur les multifonctions de Konica Minolta.
3. Assurez un suivi de vos comptes utilisateurs
Comme le contrôle des utilisateurs à des fins de sécurité exige que chaque utilisateur se connecte à l’appareil de sortie, les données générées représentent un moyen de surveillance efficace à plusieurs niveaux (utilisateur, groupe et/ ou service). Les différentes fonctions du système peuvent être suivies individuellement au niveau de la machine ou à distance, que ce soit la copie, la numérisation, la télécopie ou encore l’impression noir et blanc ou couleur.
En analysant ces données et en dégageant des tendances, il est possible d’obtenir des informations précises sur l’utilisation qui est faite du multifonction, en se plaçant de différents points de vue. Ces données peuvent ensuite servir à assurer la conformité des multifonctions et à suivre les accès non autorisés. Et surtout, elles permettent de suivre l’utilisation de l’ensemble du parc d’impression.
La fonction de fichier journal est très appréciée de nombreux clients, qui s’en servent pour facturer les services internes et pour auditer les activités de copie des employés. Les groupes d’utilisateurs peuvent ainsi être alloués à différents centres de coûts pour garantir une transparence maximum de toutes les activités génératrices de coûts.
4. Restreignez les fonctions pour responsabiliser vos utilisateurs
Il est possible de paramétrer par défaut différentes fonctions des multifonctions. Les fonctions peuvent être restreintes de manière générale à partir du panneau de commande, ou utilisateur par utilisateur, en fonction du système d’authentification utilisé : impression recto/verso pour limiter la gâche papier, impression et ou copie uniquement en noir& blanc à partir du panneau de commande, autorisation de copie couleur pour un groupe d’utilisateurs uniquement… Cette restriction peut ainsi servir de base pour améliorer la gouvernance et responsabiliser les utilisateurs.
* Rapport d’étude du Ponemom Institute pour Varonis Systems intitulé « Données : actifs protégés ou bombe à retardement ? » – décembre 2014
** Source: Ponemon Institute, « Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study », March 2015
Konica Minolta a été l’un des premiers à développer et mettre en œuvre des technologies d’information basées sur la sécurité au sein de ses multifonctions. Depuis l’introduction de son premier multifonction, Konica Minolta s’est efforcé de développer et mettre en œuvre des technologies qui protègent la confidentialité des documents.
14 septembre 2022
