Impression sécurisée : protégez vos documents importants et diminuez le risque d’attaques par les imprimantes

Votre imprimante multifonction est un point d’accès vulnérable par lequel les salariés et les individus malveillants peuvent subtiliser les données sensibles de votre entreprise (base de données clients, contrats, résultats financiers, projets R&D, etc.). Ne laissez plus vos informations confidentielles à la vue de tous.

Les imprimantes multifonctions (MFP) et les imprimantes étant souvent installées dans des lieux de passage, c’est-à-dire aisément accessibles par le personnel, les sous-traitants et les visiteurs, la mise en œuvre de politiques de sécurité des données appropriées est essentielle.
Les documents confidentiels qui attendent d’être récupérés dans les bacs de sortie sont initialement non protégés et peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. En effet, 67 %** des entreprises ont subi au moins une perte de données liée à des imprimantes non sécurisées en 2024, contre 61 %** en 2023.

Qu’est qu’une impression sécurisée ?

L’impression sécurisée, au cœur de l’expertise Konica Minolta, protège vos documents confidentiels grâce à des solutions d’authentification avancées, telles que les badges sans contact, les codes PIN ou la biométrie, s’intégrant à nos imprimantes multifonctions i-Series.

Conçues pour les PME et grandes entreprises, ces technologies empêchent tout accès non autorisé aux documents sensibles, tout en assurant une conformité stricte au RGPD. Avec notre savoir-faire en gestion documentaire et nos solutions de cloud printing sécurisé, Konica Minolta garantit la confidentialité de vos données et renforce la cybersécurité de vos équipements connectés.

Les risques des impressions non sécurisées

Risques physiques : Les impressions non sécurisées exposent les entreprises à des risques majeurs, notamment la fuite de données confidentielles. Des documents sensibles, comme des contrats ou des fiches de paie, laissés sur une imprimante peuvent être consultés par des personnes non autorisées, entraînant des violations du RGPD et des sanctions financières.

Risques numériques : la sécurité de vos impressions de ne concerne pas uniquement les documents en sortie du bac d’impression. Le parc d’imprimantes est souvent négligé dans les stratégies de cybersécurité des entreprises, sont des cibles pour les hackers, avec 61 % des organisations ayant subi des pertes de données liées à des impressions non protégées (Quocirca, étude de 2023).

-> Sécurisez son parc d’impression

Nos conseils Konica Minolta pour sécuriser vos impressions

1. Contrôlez l’accès à vos documents

En ce moment même, combien de documents se trouvent-ils sur le bac de sortie de votre imprimante multifonction ? Sont-ils confidentiels ? Qui peut les voir, les prendre et les partager ? Plusieurs moyens d’authentification permettent de contrôler l’accès des collaborateurs à vos multifonctions.

• Identification par badges sans contact : il suffit de les placer sur ou à proximité de l’interface du lecteur pour accéder au multifonction et s’en déconnecter. Le badge sans contact contient un code unique lié à l’identifiant et au mot de passe d’un utilisateur dans la base de données d’authentification du multifonction.
• Identification par mot de passe : le mot de passe est un code alphanumérique de 8 caractères maximum saisi sur le panneau de commande du multifonction. Ces codes peuvent être créés pour les administrateurs et les utilisateurs et leur gestion peut être centralisée.
• Scanner des veines digitales biométrique : La veine digitale est une caractéristique biométrique quasiment impossible à falsifier, ce qui la rend extrêmement fiable pour identifier une personne à partir d’une caractéristique physique personnelle. Contrairement aux lecteurs d’empreintes digitales, la veine digitale ne peut pas être numérisée si la personne n’est pas physiquement présente.

2. Protégez vos documents avec la fonction d’impression sécurisée

La fonction impression sécurisée préserve la confidentialité d’un document. L’utilisateur doit au préalable définir un login et un mot de passe dans le pilote d’impression. Après cela, l’impression ne peut être lancée qu’en saisissant ce login et ce mot de passe directement sur le panneau de commande du multifonction. Cette fonction est proposée en standard sur les multifonctions de Konica Minolta.

Cloud Printing

Avec le Cloud Printing, l’impression sécurisée gagne en flexibilité, cela vous permet d’envoyer vos documents à distance via une interface web ou une application dédiée, comme Konica Minolta Mobile Print. Les documents restent en file d’attente sécurisée dans des datacenters conformes au RGPD, et ne sont imprimés qu’après authentification par badge, code PIN ou biométrie sur l’imprimante. Cette approche réduit les risques d’accès non autorisé tout en offrant une solution moderne et adaptée aux PME et grandes entreprises.

Pour approfondir les enjeux liés à la sécurité, explorez notre article sur le cloud printing et la sécurité des données.

3. Assurez un suivi de vos comptes utilisateurs

Comme le contrôle des utilisateurs à des fins de sécurité exige que chaque utilisateur se connecte à l’appareil de sortie, les données générées représentent un moyen de surveillance efficace à plusieurs niveaux (utilisateur, groupe et/ ou service). Les différentes fonctions du système peuvent être suivies individuellement au niveau de la machine ou à distance, que ce soit la copie, la numérisation, la télécopie ou encore l’impression noir et blanc ou couleur.

En analysant ces données et en dégageant des tendances, il est possible d’obtenir des informations précises sur l’utilisation qui est faite du multifonction, en se plaçant de différents points de vue. Ces données peuvent ensuite servir à assurer la conformité des multifonctions et à suivre les accès non autorisés. Et surtout, elles permettent de suivre l’utilisation de l’ensemble du parc d’impression.

La fonction de fichier journal est très appréciée de nombreux clients, qui s’en servent pour facturer les services internes et pour auditer les activités de copie des employés. Les groupes d’utilisateurs peuvent ainsi être alloués à différents centres de coûts pour garantir une transparence maximum de toutes les activités génératrices de coûts.

4. Restreignez les fonctions pour responsabiliser vos utilisateurs

Il est possible de paramétrer par défaut différentes fonctions des multifonctions. Les fonctions de votre imprimante peuvent être restreintes de manière générale à partir du panneau de commande, ou utilisateur par utilisateur, en fonction du système d’authentification utilisé : impression recto/verso pour limiter la gâche papier, impression et ou copie uniquement en noir& blanc à partir du panneau de commande, autorisation de copie couleur pour un groupe d’utilisateurs uniquement…

Cette restriction peut ainsi servir de base pour améliorer la gouvernance et responsabiliser les utilisateurs.

* Source : DBIR 2024 de Verizon
** Source : Global Print Security Landscape 2024 – Quocirca

Konica Minolta a été l’un des premiers à développer et mettre en œuvre des technologies d’information basées sur la sécurité au sein de ses multifonctions. Depuis l’introduction de sa première imprimante multifonction, Konica Minolta s’est efforcé de développer et mettre en œuvre des technologies qui protègent la confidentialité des documents.