Qu’est-ce qu’une imprimante multifonction (MFP)

Les imprimantes multifonctions (MFP) sont des outils qui combinent impression, numérisation, copie et télécopie. Elles offrent la possibilité aux entreprises d’optimiser leurs flux de travail et de gagner en efficacité. Découvrez comment ces dispositifs polyvalents peuvent transformer votre gestion documentaire et améliorer la productivité de votre entreprise. 

Tout savoir sur les imprimantes MFP

Qu’est-ce qu’une imprimante MFP ?

Une imprimante multifonction (ou MFP) est un appareil tout-en-un qui permet d’effectuer diverses tâches de gestion de documents :  

• Impression. C’est la fonction de base de toute MFP. Elle permet de produire des copies papier de documents électroniques.  

• Numérisation. Cette fonction permet de convertir des documents papier en fichiers numériques.  

• Copie. Une MFP permet également de faire des copies papier de documents existants. 

• Télécopie. Bien que de moins en moins utilisées à l’ère numérique, certaines MFP incluent une fonction de télécopie qui permet d’envoyer des documents via une ligne téléphonique à un autre télécopieur. 

Avantages des imprimantes MFP pour les entreprises

Les imprimantes MFP offrent de nombreux avantages :  

• Gain de Place. Il suffit d’un seul appareil pour plusieurs fonctions, qui occupe moins d’espace que plusieurs appareils séparés. 

• Efficacité. L’appareil réunit plusieurs fonctions essentielles en un seul point. 

• Économie. Il est souvent moins coûteux d’acheter une MFP que plusieurs appareils différents séparément. 

• Gestion simplifiée. Il n’y a qu’un seul appareil à maintenir, ce qui simplifie la gestion pour les services informatiques. 

Les différents types d’Imprimantes MFP

Imprimantes MFP jet d’encre

Les imprimantes MFP jet d’encre utilisent la technologie d’impression à jet d’encre pour produire des documents. Cette technologie projette de minuscules gouttelettes d’encre liquide sur le papier. Elle crée des impressions avec une grande précision et une qualité d’image élevée. 

Ces appareils sont capables de gérer une grande variété de types de papier, y compris le papier photo, les enveloppes et même certains supports spéciaux comme les transferts textiles. 

Ils offrent un certain nombre d’avantages :  

• coût initial inférieur à celui des imprimantes laser ; 

• qualité d’impression supérieure, notamment pour les photos.  

En revanche, le coût des consommables peut être élevé. De la même manière, comparées aux MFP laser, les MFP jet d’encre ont souvent une vitesse d’impression plus lente.  

Les MFP jet d’encre sont des imprimantes professionnelles particulièrement adaptées aux petites entreprises, aux travailleurs indépendants et aux bureaux à domicile. 

Imprimantes MFP laser

Les imprimantes MFP laser utilisent la technologie d’impression laser pour produire des documents. Contrairement aux imprimantes à jet d’encre, les imprimantes laser utilisent un tambour photoconducteur et de la poudre de toner pour créer des impressions. Elles sont particulièrement efficaces pour les gros volumes d’impression. 

Les avantages des MFP laser sont nombreux ;  

• rapidité d’impression ; 

• coût par page souvent inférieur à celui des imprimantes à jet d’encre ; 

• durabilité et fiabilité.  

En revanche, le prix d’achat d’une MFP laser est souvent plus élevé que celui d’une imprimante jet d’encre, ce qui peut être un obstacle pour les petites entreprises. Les MFP laser, excellentes pour le texte, ne sont pas toujours les meilleures pour l’impression de photos. De plus, les MFP laser sont généralement plus grands et plus lourds que les MFP jet d’encre. 

Quoi qu’il en soit, les MFP laser sont idéales pour les grandes entreprises et les bureaux qui impriment un grand volume de documents chaque jour.  

Critères de choix d’une imprimante MFP

Vous souhaitez choisir une imprimante multifonction (MFP) pour votre entreprise ? Plusieurs critères doivent être pris en compte pour vous assurer que l’appareil choisi répondra à vos besoins tout en étant rentable à long terme. 

Volume d’impression

Le volume d’impression représente l’un des critères les plus importants à considérer lors du choix d’une MFP. L’imprimante multifonction doit être adaptée au volume d’impression réalisé au sein de votre entreprise.  

Si votre entreprise imprime quelques centaines de pages par mois, une MFP jet d’encre pourrait suffire, surtout si vous avez besoin d’une bonne qualité photo. Pour une entreprise imprimant entre 1 000 et 10 000 pages par mois, une MFP laser de milieu de gamme serait plus appropriée. Pour les entreprises ayant des besoins d’impression dépassant 10 000 pages par mois, une MFP laser haut de gamme est nécessaire. 

Coût total de possession (TCO)

Le coût total de possession (TCO) d’une MFP comprend non seulement le coût d’achat initial de l’imprimante, mais également tous les coûts associés à son utilisation et à sa maintenance sur toute sa durée de vie.  

Considérer le TCO avant votre acquisition vous permettra d’éviter les mauvaises surprises financières. Pour cela, tenez compte :  

• du coût d’achat initial de l’appareil ; 

• du coût des consommations (encre, toner, etc.) ; 

• des frais de maintenance à prévoir ; 

• de la consommation d’énergie. 

Fonctionnalités et options

Notez également les fonctionnalités offertes :  

• impression recto verso automatique ; 

• connectivité réseau et Wi-Fi ; 

• sécurité par code PIN, chiffrement ou d’authentification.  

Les fonctionnalités de gestion des documents peuvent également être importantes pour certaines entreprises.  

Utilisation et entretien des imprimantes MFP

Installation et configuration

Voici un guide d’installation et de configuration de votre imprimante multifonction :  

• Placez l’imprimante sur une surface plane, à proximité d’une prise électrique et d’un routeur si vous envisagez une connexion filaire. 

• Allumez l’imprimante et suivez les instructions à l’écran (le cas échéant) pour effectuer les réglages de base (langue, fuseau horaire, etc.). 

• Installez les cartouches d’encre ou de toner en suivant les indications fournies par le fabricant. 

• Chargez le papier dans le bac prévu à cet effet. 

• Branchez l’imprimante à votre routeur via un câble Ethernet pour une connexion stable ou utilisez l’écran de l’imprimante pour rechercher et vous connecter à votre réseau Wi-Fi.  

• Téléchargez les pilotes et logiciels à jour depuis le site web du fabricant. 

• Suivez les instructions d’installation sur votre ordinateur, en veillant à choisir les bonnes options de connexion (USB, Ethernet, Wi-Fi). 

• Configurez les options d’impression par défaut, telles que l’impression recto verso automatique, la qualité d’impression et les formats de papier. 

• Activez les options de sécurité et de confidentialité comme l’impression sécurisée par code PIN si nécessaire, surtout si vous travaillez dans un environnement partagé. 

Que cela ne vous pas de problème. Lorsque vous faites confiance à Konica Minolta pour le choix de vos imprimantes multifonction, nos techniciens s’assurent de vous installer et vous former à l’utilisation de nos systèmes d’impression Konica Minolta.

Maintenance courante

Pour maximiser la durée de vie de votre imprimante, pensez à : 

• Effectuer un nettoyage des têtes d’impression au moins une fois par mois ou lorsque vous remarquez une dégradation de la qualité d’impression (lignes, couleurs délavées). 

• Remplacer les cartouches d’encre ou de toner dès que l’imprimante vous le signale. 

• Nettoyer l’extérieur de l’imprimante avec un chiffon doux et sec pour enlever la poussière. 

• Activer les mises à jour automatiques si possible pour garantir que votre imprimante reste optimisée. 

Dépannage des problèmes courants

Parmi les problèmes les plus fréquents qui peuvent intervenir avec votre imprimante MFP, l’on note :  

• Le bourrage papier peut être causé par un mauvais alignement du papier ou l’utilisation d’un papier inapproprié. Si cela vous arrive, éteignez l’imprimante et retirez le papier coincé en suivant les instructions du fabricant pour éviter d’endommager l’appareil. 

• Les erreurs de connexion. Si cela se produit, vérifiez la connexion Wi-Fi ou Ethernet et redémarrez votre routeur si nécessaire. Assurez-vous que l’imprimante et l’ordinateur sont sur le même réseau. 

• Les problèmes de qualité. Auquel cas, nettoyez les têtes d’impression (pour les MFP jet d’encre) ou secouez doucement le toner pour redistribuer la poudre. 

Impact des imprimantes MFP sur la productivité et la durabilité

Augmentation de la productivité

Les MFP combinent plusieurs fonctions dans un seul appareil. Cette intégration permet aux employés de gérer plusieurs aspects de la gestion documentaire sans devoir passer d’un appareil à un autre, ce qui réduit les interruptions et les temps morts. 

Par ailleurs, grâce à ces appareils, un employé peut numériser un document et l’envoyer directement par e-mail ou le stocker dans un service cloud comme Google Drive ou Dropbox en quelques clics. Cela simplifie le partage de documents, surtout dans des environnements où la collaboration est fréquente.  

D’ailleurs, dans de nombreux cas, grâce aux imprimantes MFP, il est même possible d’imprimer à distance, sans avoir à se déplacer (depuis son mobile, sa tablette, etc.).  

Réduction de l’empreinte carbone

Les MFP, avec des fonctionnalités comme l’impression recto verso automatique et la numérisation, aident les entreprises à réduire leur consommation de papier. En imprimant en recto verso, une entreprise peut réduire de 50 % sa consommation de papier. De plus, en numérisant les documents plutôt que de les photocopier ou les imprimer plusieurs fois, les entreprises peuvent minimiser la production de documents papier.  

Notez, par ailleurs, que les MFP modernes sont souvent équipées de fonctionnalités d’économie d’énergie, comme le mode veille automatique et la gestion intelligente de l’alimentation, qui réduisent la consommation d’énergie lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Certaines MFP disposent même de certifications énergétiques, comme l’Écolabel Européen ou l’Energy Star, qui garantissent une consommation énergétique réduite. 

Enfin, de nombreux fabricants proposent désormais des cartouches de toner et d’encre recyclables, contribuant ainsi à la réduction des déchets électroniques.  

Vous l’aurez compris, en combinant plusieurs fonctions en un seul appareil, les MFP réduisent la nécessité d’avoir plusieurs appareils distincts (imprimante, photocopieur, scanner, fax). De plus, les imprimantes MFP ont un impact significatif à la fois sur la productivité des employés et sur la durabilité de l’entreprise. Elles permettent de rationaliser les flux de travail, de réduire les coûts et de minimiser l’impact environnemental, ce qui en fait un atout précieux pour les sociétés modernes soucieuses d’efficacité et de responsabilité écologique. 

Afin d’aller encore plus loin dans la démarche écoresponsable, Konica Minolta propose l’offre Second Life, un programme d’imprimantes reconditionnées. Ces appareils, rigoureusement remis à neuf, offrent la même performance qu’un modèle neuf tout en contribuant à la réduction des déchets électroniques et à la préservation des ressources naturelles. En optant pour les imprimantes multifonction Second Life, les entreprises peuvent bénéficier d’une solution d’impression durable tout en réduisant leur empreinte environnementale. En savoir plus sur l’offre Second Life.

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