La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
Le ministère de l’Économie et des Finances a annoncé le report de la généralisation de la facturation électronique, initialement prévue pour 2024. Cette réforme, annoncée en 2021, avait pour but de simplifier les obligations déclaratives de TVA et de combattre la fraude. Elle est désormais en attente d'une nouvelle date d'application.
Aujourd’hui, une entreprise aurait bien du mal à se passer de son service juridique ! Il est en effet en charge du respect de la réglementation sur la compliance, la protection des données etc. Au travers de leurs différentes missions, les équipes juridiques sont amenées à traiter des documents de nature distincte quotidiennement
Le développement du travail collaboratif et la contrainte du travail à distance rendent indispensable de disposer d’une plateforme de travail collaboratif pour partager les documents. C’est pourquoi la nécessité de mettre en place un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est fortement ressentie dans les entreprises.
Ce livre blanc a pour vocation d’illustrer la stratégie de transformation digitale au travers de 4 piliers essentiels, identifiés comme tels selon l’expérience (et l’expertise !) des équipes de Konica Minolta. Prêt à embarquer dans une nouvelle ère ?
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Souvent initié dans une démarche d’optimisation des coûts et de gestion des fournisseurs, le renouvellement du parc d’impression est aussi l’opportunité de déployer de nouveaux services pour les collaborateurs.
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Quels que soient les types de documents, ils circulent au travers de nombreux systèmes, transitent par votre réseau, et sont stockés sur des serveurs ou dans le cloud. Ces systèmes interconnectés représentent des failles de sécurité. Découvrez lors de ce webinar, comment sécuriser la circulation des documents dans votre entreprise !
Saviez-vous que les logiciels robots peuvent prendre en charge les tâches répétitives et chronophages pour libérer des potentiels de vos collaborateurs, tout en améliorant la productivité et la rentabilité de votre entreprise ?
• Comment déployer une solution de dématérialisation ?
• Qui doit être impliqué ?
• Comment réussir à atteindre les bénéfices attendus et réduire les coûts de traitement des factures de manière significative ?
Avec une solution de traitement automatisée des factures fournisseurs adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, de saisie comptable, d’approbation ou bien encore de classement seront réalisées automatiquement...
Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?
Comment adapter sa solution de GED lorsque l’on est confronté à une croissance exponentielle de l’information ? Une question posée aux équipes de Konica Minolta par le Groupe Victor Hugo, dont l’expansion a considérablement fait augmenter sa volumétrie de données.
Lorsqu’une PME renouvelle son parc d’impression, elle doit envisager deux sources d’économie. Celles, structurelles, directement liées au coût d’exploitation du ou des matériels ; et celles qui, à l’usage, optimiseront la productivité des collaborateurs.
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
Evalué à près de 2,3 milliards d’euros en 2017, le marché français des solutions de gestion des processus documentaires reste dynamique, avec un rythme de croissance évalué à 6,7% en 2019. Retour sur l’évolution du marché et ses perspectives suite aux analyses effectuées par le cabinet MARKESS.
Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.
Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.
En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.
Gain de temps, amélioration de la productivité, mobilité, adaptation de l’offre de services sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers le digital. Néanmoins, la maturité numérique de la profession n’est pas effective et il reste encore une marge de progression.
Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.
De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.
A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.
Réduction des coûts et démarche écologique : quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de la mise en place d'une politique d'impression, et comment optimiser votre parc d'impression pour les atteindre ?
La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.
La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.