Étiquette : Gestion documentaire

Les métiers du chiffre et du droit sont tenus de garantir la confidentialité des documents papier et numérique qui transitent tous les jours au sein de leurs études. Quelles bonnes pratiques peuvent-ils mettre en œuvre en matière de sécurisation des numérisations ?

Avec le développement croissant de la dématérialisation, il est important de savoir ce que dit la réglementation et quels types de factures sont acceptables.

Expertise avant-vente, audit fonctionnel, gestion de projet : découvrez toutes les étapes pour réussir son projet de gestion de contenu, expliquées par les experts Konica Minolta.

Souvent initié dans une démarche d’optimisation des coûts et de gestion des fournisseurs, le renouvellement du parc d’impression est aussi l’opportunité de déployer de nouveaux services pour les collaborateurs.

Comment adapter sa solution de GED lorsque l’on est confronté à une croissance exponentielle de l’information ? Une question posée aux équipes de Konica Minolta par le Groupe Victor Hugo, dont l’expansion a considérablement fait augmenter sa volumétrie de données.

Lorsqu’une PME renouvelle son parc d’impression, elle doit envisager deux sources d’économie. Celles, structurelles, directement liées au coût d’exploitation du ou des matériels ; et celles qui, à l’usage, optimiseront la productivité des collaborateurs.

La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.

Découvrez dans ce livre blanc comment relever les défis informatiques d'aujourd’hui et saisir les opportunités du digital.

La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.

Neopost a confié la distribution de sa solution OMS-500 à Konica Minolta. Elle permet notamment d’automatiser la diffusion courrier des documents pour réduire de 40% la facture postale. Explications de Thierry Proumen à la Direction des partenariats de Neopost.

Evalué à près de 2,3 milliards d’euros en 2017, le marché français des solutions de gestion des processus documentaires reste dynamique, avec un rythme de croissance évalué à 6,7% en 2019. Retour sur l’évolution du marché et ses perspectives suite aux analyses effectuées par le cabinet MARKESS.

Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.

Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.

S'il est traité de manière sécurisée par des professionnels respectant les normes en vigueur, l'archivage électronique est le moyen de réduire vos coûts et de garantir un accès rapide à une information précieuse.

En s'appropriant les nouveaux outils numériques, le cabinet d’expertise comptable pourra gagner en efficience organisationnelle et dans le même temps développer son activité, avec comme principal objectif : la satisfaction client.

Gain de temps, amélioration de la productivité, mobilité, adaptation de l’offre de services sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers le digital. Néanmoins, la maturité numérique de la profession n’est pas effective et il reste encore une marge de progression.

Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?

Une analyse récente du cabinet MARKESS montre que la proportion de processus documentaires optimisés a très peu variée : 7% en 2017, contre 6% en 2015 selon les décideurs interrogés.

Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.

Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.

A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.

Réduction des coûts et démarche écologique : quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de la mise en place d'une politique d'impression, et comment optimiser votre parc d'impression pour les atteindre ?

La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.

La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.

La santé est au cœur de la stratégie de développement de Konica Minolta. Le traitement global de l’information médicale et du document ainsi que de l’image médicale sont la clé de voûte de l’offre du Groupe.

Avec le décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même façon que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.

Aujourd'hui, il est parfaitement possible de se débarrasser des originaux papier grâce aux récentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable. Explications avec Christophe Laurent, Chef de marchés Solutions de Konica Minolta Business Solutions France.

Les établissements de santé seront confrontés à deux défis majeurs au cours des prochains mois : l’identification unique des patients au sein des GHT et la généralisation de l’identifiant national de santé.

Les cabinets d'avocats et les tribunaux étant confrontés à un volume de travail sans cesse croissant, une gestion efficace des documents, des communications sécurisées et le respect de la conformité revêtent une importance primordiale.

Vous souhaitez redimensionner votre parc d’impression actuel pour en réduire les coûts et privilégier de meilleures pratiques. Voici ci-dessous 10 pistes pour optimiser votre parc d’impression.

Une politique d'impression ? Ça ne s'improvise pas, au risque de laisser s'installer dans l'entreprise des postes de coûts indus récurrents et des pratiques à risques. Voici cinq composantes à prendre en considération pour poser les bases d'une politique d'impression efficace.

La filiale française de Konica Minolta rachète le Groupe Numerial pour consolider son offre de Managed Content Services.

C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?

Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.

Malgré un environnement réglementaire et technologique propice à la digitalisation des documents, la gestion des processus documentaires est encore loin d'être optimisée. Plus de 90% des décideurs jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects.

Dispatcher Phoenix, la nouvelle solution développée par Konica Minolta, offre de multiples méthodes d'acquisition de documents et d'informations. Son utilisation depuis le panneau de commande des systèmes multifonctions ou depuis un smartphone, grâce au Client mobile, est particulièrement conviviale.

Konica Minolta accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins en couvrant l'intégralité de la chaîne de production de documents et d'images médicales, ainsi que la dématérialisation et la vidéo protection.

Réduction des coûts, renforcement de la sécurité des documents et augmentation de la productivité : Découvrez quels sont les bénéfices d'une solution de gestion de l’impression pour les entreprises.

Présent le mois dernier à la Paris Healthcare Week, Konica Minolta est un acteur engagé qui accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins.

La gestion des documents et, plus largement des contenus est devenue incontournable. Problème, un des outils dédié à cet usage, SharePoint est souvent en place mais pas ou peu utilisé ! Comment transformer SharePoint en un outil de productivité pour vos utilisateurs ?

Aujourd'hui, les entreprises recherchent des solutions professionnelles qui leur permettent de travailler plus intelligemment. Quel que soit leur niveau d'avancement dans l'adoption d'une stratégie de gestion de l'impression et de numérisation, elles peuvent réduire leurs coûts et améliorer la productivité de leur parc d’impression.

Adopté il y a quelques années par de nombreux commerces, le phygital permet de renforcer le lien avec le client en bénéficiant de tous les avantages de la digitalisation et du contact humain. Aujourd’hui, la profession expert-comptable doit expérimenter cette approche pour capter et fidéliser sa clientèle.

La gestion de contenu (également appelée Entreprise Content Management) représente un enjeu majeur pour les entreprises.
Expertise avant-vente, audit fonctionnel, gestion de projet : découvrez toutes les étapes pour réussir son projet de gestion de contenu, expliquées par les experts Konica Minolta.

La mise à disposition d’un espace documentaire personnalisé aux couleurs de votre client permet non seulement de faciliter le partage des informations en temps réel, mais aussi de fidéliser vos clients en facilitant la manière dont ils accèdent à leurs informations. Quelles sont les possibilités offertes par ce type de solution ?

Le dernier trimestre de l’année 2016 marque le retour de Konica Minolta à la 1ère place du marché français des multifonctions (A3 et A4 confondus). Sur le marché français de l’impression de production, Konica Minolta conserve sa place de leader.

La généralisation du cloud et des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) tend à résorber la disparité des cabinets face au numérique. Les petites structures peuvent disposer d’outils aussi performants que les grandes.

Comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?

La conservation des archives papier est source de nombreux coûts - matériels pour le stockage, ressources humaines pour les gérer, mais surtout elle représente de nombreux risques dont l'impact peut s'avérer significatif pour l'entreprise.

Nicolas Ferand, dirigeant d’ACPEX-Cabinet Ferand (Velaux -13) explique les bénéfices de la solution KOMI Doc déployée au sein de ses cabinets : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…

Découvrez les avantages de la mise en place d’une gestion de contenu d’entreprise ECM Entreprise Content Management.

Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) concerne tous les acteurs de l'entreprise : son intégration dans le système d'information (SI) est donc particulièrement importante : de sa bonne intégration et sa bonne adoption par les utilisateurs dépendront les bénéfices attendus de la solution.

Savez-vous que les salariés passent en moyenne 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ou encore qu’ils perdent en moyenne 30 minutes par jour rien qu’à cette tâche ? Comment optimiser les processus et flux documentaires ?

Ultra-connectés et performants, les business hub 308/368 s’intègrent parfaitement aux environnements de travail des moyennes et des grandes entreprises ainsi qu’à leur façon de travailler.

Chaque entreprise se doit de conserver son patrimoine informationnel pour des raisons légales mais aussi stratégiques. Entre durée légale de conservation des données et archivage des contenus de l’entreprise, comment définir l’utilité de conserver les documents et surtout en définir la durée.

Konica Minolta a inauguré son nouveau Digital Imaging Square (DIS) à Asnières-sur-Seine. Ses clients et prospects seront accueillis par son équipe d’experts dans ce vaste espace high-tech où est présenté l’univers « One Konica Minolta ».

Outiller numériquement le dialogue social pour simplifier le dialogue entre employeur et élus du personnel autour d'un support unique de communication, c’est bien là l’objectif de la base de données économiques et sociales (BDES).

92 % des clients apprécieraient d'avoir un accès en ligne à l’ensemble des documents échangés avec leurs fournisseurs. Il existe pourtant une solution simple pour répondre à ce besoin client : le déploiement d’une solution sécurisée de communication et de partage de documents.

Du copieur au traitement et à la gestion de l’information, le secteur de l’impression subit une profonde mutation.

Chorus Portail Pro 2017 (aussi appelé "CPP 2017" ou "solution mutualisée") permet d’assurer le dépôt, la réception, la transmission, le suivi et la mise à disposition des 100 millions de factures annuelles pour tous les fournisseurs de l'Etat. Son utilisation devient obligatoire au 1er janvier 2017.

Comment partager vos documents en toute simplicité ? Réponse : en envisageant la GED comme un outil de travail collaboratif pour gérer vos documents en mettant en place des procédures communes à tous les utilisateurs.

A l’origine utilisée pour dématérialiser et gérer des volumes importants de documents papier au format électronique, la GED offre également des gains de productivité très importants pour la gestion d’autres types de contenus. En tête de liste figurent l’automatisation du classement, la recherche et l’archivage des e-mails.

Autrefois réservée aux centres de reprographie, l’impression à productivité élevée a investi au fil du temps les entreprises dans le but premier d’atteindre de grandes vitesses d’impression. Elle permet en effet de reproduire rapidement de nombreux documents dans une multitude d'exemplaires pour ainsi bénéficier d’un haut rendement.

L’environnement de travail moderne s’affranchit de plus en plus des contraintes de lieu et de temps. Les business hub C227 et C287 de Konica Minolta répondent aux besoins et processus métiers spécifiques des entreprises, en mettant principalement l’accent sur la mobilité et la facilité d’utilisation.