Dématérialisation : une opportunité à ne pas manquer, selon Gaëtan Calas

Gain de temps, travail collaboratif, meilleure productivité… La dématérialisation offre de nombreux avantages aux TPE et PME. Certes, cette transition numérique implique d’adopter de nouveaux processus et nécessite de s’adapter. Toutefois, une fois totalement instaurée, le projet apporte de multiples bénéfices. Gaëtan Calas, ingénieur commercial chez Konica Minolta, revient sur toutes les opportunités que la dématérialisation offre aux entreprises.

Gaëtan Calas, ingénieur commercial au service des TPE-PME

État des lieux des entreprises vis-à-vis de la dématérialisation

Aux yeux de Gaëtan Calas, la dématérialisation représente une réelle opportunité. Cette loi plane sur les entreprises depuis de nombreuses années maintenant, mais peu de structures se sentaient véritablement concernées avant la mise en place d’un calendrier.

Depuis que l’État a précisé la mise en œuvre de la facture électronique, les mentalités tendent à évoluer, avec des disparités. D’un côté, certaines entreprises se penchent sur le sujet avec beaucoup de sérieux ; elles voient en la dématérialisation une véritable occasion d’améliorer leur productivité, comme celle de leurs équipes. D’autres en ont connaissance, mais patientent encore, ou cherchent des réponses à leurs questions :

• Combien de temps cette transition numérique va-t-elle prendre ?
• Je n’ai pas suffisamment de disponibilités pour y penser, comment faire ?

Enfin, certaines ignorent totalement l’arrivée de la dématérialisation des factures.

« Qu’importe leur stade de maturité à ce sujet, chez Konica Minolta, notre travail est de les accompagner et de les aider au mieux. De manière très concrète, nous devenons des conseillers de cette réglementation ». Les changements qu’elle engendre nécessitent de décoder pour les TPE-PME les impacts de cette loi, les changements progressifs qu’elle impliquera et les opportunités qu’elle crée.

Avant de démarrer tout projet de dématérialisation, il est nécessaire de se pencher sur le mode de fonctionnement actuel de la structure et d’identifier les services concernés. Cette cartographie de l’existant garantit de proposer les solutions les plus adaptées aux processus de l’entreprise et de mobiliser les bonnes personnes autour du projet.

La dématérialisation pour gagner du temps et simplifier les processus

Pour Gaëtan Calas, la dématérialisation offre 3 avantages principaux :

• simplification des processus;
• gain de temps ;
• efficacité.

Grâce à la digitalisation, les circuits complexes de validation disparaissent peu à peu. Les processus s’allègent, permettant à chacun de se concentrer pleinement sur son cœur de métier.

Tous les documents importants sont centralisés. Ils peuvent être facilement récupérés à tout moment et de n’importe quel endroit par le biais d’un moteur de recherche. Cela simplifie également le travail collaboratif. Les collaborateurs peuvent avoir accès aux données, que ce soit en télétravail, au bureau ou en déplacement.. Tout est accessible en un clic et les employés ne sont plus dépendants les uns des autres. Les circuits de validation sont aussi posés et automatisés, par la mise en place de la signature électronique.

Est-ce que pour autant la dématérialisation signe la fin du métier d’expert-comptable ? Selon Gaëtan Calas, ces professionnels seront évidemment toujours présents. Ils pourront conserver, voire affirmer, leur rôle de conseillers auprès des chefs d’entreprise dont ils ont la confiance totale.

Conseils pratiques de Gaëtan Calas aux PME

« Ne tentez pas d’implanter la solution de dématérialisation en une seule fois », voici le premier conseil de Gaëtan Calas aux PME. Selon lui, l’essentiel est d’adopter une approche progressive vers la dématérialisation, en traitant un flux après l’autre. Il peut être intéressant d’amorcer par la gestion des factures, par exemple, puis d’étendre le projet à d’autres services, en impliquant progressivement d’autres collaborateurs.

Un second conseil majeur : adopter une approche participative. « Il est important que toutes les parties prenantes se sentent impliquées dans cette transition numérique. Les évolutions seront une réussite lorsque chacun utilisera les nouveaux outils et en percevra les bénéfices dans son quotidien. »

L’erreur à ne pas commettre en matière de dématérialisation

S’il existe bien une erreur à ne pas commettre en matière de dématérialisation selon Gaëtan Calas, c’est de répondre uniquement à la Loi de Finances, en mettant de côté les besoins de l’entreprise.

Or, c’est justement l’inverse qu’il faut faire :  se pencher sur les attentes de l’entreprise afin de déterminer la solution adaptée. « Chez Konica Minolta, c’est ainsi que nous procédons. Notre solution est personnalisée et adaptée à la façon de travailler de l’entreprise. » 

Pourquoi choisir Konica Minolta ?

Chez Konica Minolta, nous sommes de vrais experts, et ce, depuis des années. Nos commerciaux sont des professionnels dotés d’une réelle culture de l’empathie, capables de s’intéresser aux clients et de comprendre leurs problématiques pour leur proposer des solutions adéquates.

Bien sûr, nous sommes également constamment à l’affût des nouvelles normes, conscients de l’importance de conserver une longueur d’avance.