Comment intégrer la signature électronique dans vos processus ?

La numérisation des processus facilite le travail à distance et le télétravail, et rend les équipes virtuelles plus productives. Un avantage majeur qui peut toutefois être rapidement limité dans le cas où votre organisation s’appuie toujours sur une signature manuscrite des documents. Parmi les risques associés : des retards et des erreurs dus à l’envoi des documents par courrier, des dépenses inutiles liées, entre autres, aux frais d’envoi et d’impression papier, et surtout l’exposition à des pertes ou fuites de données confidentielles ou sensibles. Comment y remédier ? Grâce à une solution de signature électronique, allié indispensable pour multiplier les bénéfices de la dématérialisation.

Un enjeu critique d'évolution

Maillon essentiel de la transformation numérique, la numérisation des documents a connu un véritable coup d’accélérateur avec la pandémie, poussant les organisations à migrer dans l’urgence leurs fichiers et documents papier vers un format numérisé et électronique. Objectif : permettre à leurs collaborateurs en télétravail d’accéder et de partager plus facilement des informations, et de collaborer sur des documents partagés.

Mais combien d’entre elles ont conservé une signature manuscrite ? Une tâche a priori très simple lorsqu’une seule signature est nécessaire mais qui se transforme en un véritable défi dès lors que le document doit être signé par plusieurs personnes, réparties à différents endroits. Deux options sont alors possibles :

• Soit chaque intervenant signe à la main la copie papier originale avant de l’envoyer au signataire suivant ;
• Soit le document est imprimé et signé par l’un, puis scanné et envoyé par email au signataire suivant qui, à son tour, l’imprime, le signe, le re-scanne et le transmet, et ainsi de suite.

L’une ou l’autre de ces possibilités présente néanmoins un certain nombre d’inconvénients, plus particulièrement :

• Des risques liés à la sécurité des données : lorsque des informations contractuelles ou confidentielles sont partagées d’une manière aussi peu sûre, elles peuvent être perdues, erronées, corrompues ou consultées par des individus non autorisés.  Pour les risques que cela représente pour la pérennité de l’entreprise, la sécurité des données est un enjeu majeur.
• Des retards dans les processus : le temps nécessaire à faire circuler le document à signer peut ralentir voire bloquer le recrutement, l’activité, la compétitivité ou les opportunités business de l’entreprise.

Une autre approche peut consister à ce que chacun des signataires se déplace dans l’entreprise pour signer le document en question. Mais attention là aussi au risque d’allonger le délai de signature et à l’impact environnemental (et aux coûts) engendré par les déplacements.

C’est pourquoi, pour rendre le processus de signature plus efficace et sécurisé dans un environnement de plus en plus numérique, les entreprises ont tout intérêt à mettre en œuvre une solution de signature électronique (ou e-signature). Elle peut aussi constituer la première brique d’une Gestion Electronique des Données appelée GED que l’entreprise souhaiterait envisager à terme.

Signature électronique : où en sont les entreprises françaises en 2023 ?

Selon une enquête réalisée par YouGov pour Universign, en janvier 2021, 26 % des entreprises françaises avaient adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Si des inégalités apparaissent selon la taille des entreprises (près de la moitié des entreprises ayant adopté l’e-signature pendant la pandémie étaient des PME ou des ETI, et 25 % des TPE), plus de 75 % des professionnels plébiscitent l’efficacité de la signature électronique pour digitaliser leurs processus de contractualisation. Parmi les avantages les plus appréciés : la simplicité d’utilisation, les garanties juridiques et le choix du niveau de sécurité.

Résultat, les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à adopter la signature électronique, notamment pour les aider à répondre aux enjeux réglementaires de dématérialisation. Markess by exægis estime ainsi qu’en 2023, 87 % des entreprises auront adopté une solution de signature électronique.

Le marché de la signature électronique en Europe devrait connaître une croissance annuelle de 27 % jusqu’en 2026.

Selon IDC, 2022

Parmi les principaux usages métiers de la signature électronique :

• Ressources humaines : signature de contrats, avec la possibilité d’automatiser tout ou partie du processus d’onboarding ;
• Service juridique : signature de contrats, lettres de mission, actes juridiques, etc. ;
• Service commercial : signature des accords commerciaux (contrats de vente, factures, bons de commande, bons de livraison, etc.).

Qu'est-ce qui définit une signature électronique ?

Si l’on prend la définition faite par l’Union européenne dans le règlement EIDAS (2014), la signature électronique est définie par « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer. »

En d’autres termes, à l’image de la signature manuscrite, la signature électronique est un concept juridique permettant d’attester de l’intention du signataire d’accepter le contenu ou les termes du document qu’il a signé.

Signature électronique : que dit la nouvelle règlementation EIDAS 2.0 ?

Publiée dans sa version d’origine en 2014 par l’Union européenne, l’electronic IDentification, Authentication and Trust Services (ou eIDAS) posait les bases juridiques relatives à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur européen. Objectif : aider les entreprises, les citoyens et les pouvoirs publics à mener des interactions électroniques sûres et transparentes.

Toutefois, l’évolution du marché a poussé l’Union européenne à envisager une nouvelle version 2.0 qui devrait entrer en vigueur en 2023. Parmi les principales évolutions :

• L’incorporation de nouveaux services électroniques de confiance : preuve de la livraison, certificats électroniques d’authentification, sceaux électroniques…
• L’introduction du concept de « prestataires qualifiés de services de confiance » (QTSP) intégrant les standards les plus élevés en matière de sécurité et de fiabilité.
• La simplification de l’acceptabilité, de la reconnaissance, et de l’interopérabilité des solutions pour les organisations publiques comme privées.

D’ici 2030, plus de 80 % de la population européenne devrait ainsi être équipée d’un système d’identification électronique individuel, unique et valable dans tous les États de l’Union européenne.

Les trois niveaux de signature électronique

Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique pour les transactions électroniques sur le marché européen.

La signature électronique simple

Ce terme (non officiellement utilisé par eIDAS) fait référence à tout type de signature électronique qui ne répond pas aux critères des signatures électroniques avancées ou qualifiées (voir ci-dessous).

Facile à utiliser, c’est le type de signature électronique le plus courant : le simple fait d’écrire votre nom dans un e-mail peut constituer une signature électronique.

À noter qu’une signature électronique simple peut être renforcée pour acquérir une valeur juridique plus importante si le signataire doit utiliser une étape d’authentification supplémentaire, comme un code reçu par SMS.

La signature électronique avancée (AES ou AdES)

Cette signature électronique juridiquement contraignante identifie de manière unique le signataire et offre une forte sécurité, le plus souvent en utilisant la technologie d’infrastructure à clé publique (Public-Key Infrastructure ou PKI).

Plus précisément, une AES identifie si les données ont été falsifiées après la signature, ce qui aurait alors pour effet de l’invalider. Une fonctionnalité essentielle pour rendre la signature juridiquement contraignante.

La signature électronique qualifiée (QES)

C’est le niveau le plus fort en matière de signature électronique. En complément des fonctionnalités de la signature électronique avancée, la QES est :

• Créée par un dispositif de création de signature qualifiée en possession du signataire (généralement une carte SIM, une carte à puce ou une clé USB) ou gérée par un fournisseur de cloud autorisé ;
• Établie sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques émis par un fournisseur de services de confiance certifié.

Quel type de signature électronique pour votre entreprise ?

Les signatures électroniques peuvent être utilisées dans de multiples situations. Selon l’usage spécifique, un type de signature sera ainsi plus ou moins approprié. Par exemple, les signatures électroniques simples suffisent généralement pour :

• Certains documents RH : accords de non-divulgation (NDAS), avis de confidentialité et autres processus d’intégration des employés ;
• Les accords commerciaux entre différentes entités de l’entreprise, y compris les NDA, les bons de commande, les accusés de réception des commandes, les factures et les rapports d’installation ;
• Les contrats conclus avec les consommateurs, y compris les documents d’ouverture de comptes de détail, les conditions de vente et de service, les confirmations de commande et les factures.

Les signatures électroniques avancées, quant à elles, seront plus appropriées dans le cas de transactions financières importantes ou pour la signature de documents pouvant présenter des enjeux juridiques importants.

Enfin, leur valeur juridique étant équivalente à celle des signatures manuscrites, les signatures électroniques qualifiées peuvent être utilisées dans de nombreux cas (y compris transfrontaliers) :

• Pour des documents liés à un recrutement, une assurance ou d’autres contrats ;
• Des transactions financières telles que le commerce électronique et les services bancaires en ligne ;
• Et les procédures administratives comme les déclarations fiscales, les échanges avec l’Assurance Maladie et les demandes de certificat de naissance.

Si votre entreprise cherche à mettre en place une signature électronique, vous devez par conséquent sélectionner le type de signature électronique qui répond le mieux à vos besoins, c’est-à-dire celle qui présente le meilleur équilibre entre la sécurité et l’expérience utilisateur, et qui peut garantir sa validité juridique.

Autre point d’importance : vous devez également tenir compte du contexte juridique et réglementaire dans lequel vous opérez, tout en gardant à l’esprit que certains cas d’utilisation peuvent ne pas être compatibles avec une forme de signature électronique. De plus, n’oubliez pas d’effectuer une analyse des risques et des opportunités. En conséquence, vous serez peut-être amené à choisir différentes approches de signature électronique en fonction de votre objectif, de la valeur et du niveau de risque associés aux différents types de transactions.

Les bénéfices de la signature électronique

Au-delà du fait de faciliter la vie des signataires à distance, parfois éloignés les uns des autres et du lieu de signature, l’adoption d’une solution logicielle de signature électronique offre tout un lot d’autres atouts. Parmi lesquels, la sécurité renforcée. Autres bénéfices majeurs associés à la signature électronique selon DocuSign Research : la réduction des coûts et les gains de temps effectués grâce à la rapidité et à la simplicité de l’action. Une efficacité synonyme d’accélération des processus contractuels et d’amélioration de la qualité du service rendu aux clients, partenaires et fournisseurs.

Enfin, lorsque des documents signés électroniquement sont également stockés et archivés par voie électronique, vous pouvez libérer de l’espace de travail et économiser les coûts induits par leur stockage physique. En parallèle, les utilisateurs autorisés – où qu’ils se trouvent – peuvent plus rapidement récupérer les documents dont ils ont besoin à partir des archives électroniques ouvertes à la consultation.

La signature électronique génère un gain de productivité de 2,2h par contrat, et réduit les frais opérationnels de 63 % et les frais juridiques de 10 000 euros.

Étude Total Economic Impact™ de DocuSign menée par Forrester Consulting, 2022

Prochaine étape : la gestion numérique des contrats

Vous avez décidé de franchir le pas et de passer à la signature électronique ? Vous devez alors choisir une solution logicielle adaptée et opérationnelle sur différents appareils. Selon vos processus et le volume des contrats à signer, il peut alors être intéressant de réfléchir à une solution de gestion numérique des contrats intégrant des workflows de signature électronique.

Pourquoi ? Parce qu’une solution de gestion numérique des contrats peut vous aider à réduire les erreurs dans la création des contrats ainsi que les frais administratifs et juridiques, et vous offrir un meilleur aperçu de l’ensemble de vos contrats. À la clé : le respect des délais critiques et de la durée des contrats, la capacité à éviter les extensions de contrat indésirables, et l’amélioration des performances et des négociations fournisseurs. La solution peut également vous aider à améliorer la sécurité de vos données en éliminant le risque de perte ou d’égarement des contrats papier, et en vous donnant un contrôle plus précis des autorisations d’accès aux documents.

Avec une telle solution de gestion numérique, la gestion des contrats évolue d’un aspect purement administratif à celui de catalyseur de meilleures performances commerciales.

Prêt à vous lancer ?

Vous êtes prêt à passer à la signature électronique ? La première étape consiste à définir vos besoins et à comprendre quel type de solution de signature électronique vous devez déployer pour répondre aux exigences légales, réglementaires et opérationnelles. Dans le cadre de votre processus de décision, vérifiez si une solution de gestion numérique des contrats pourrait vous aider à rendre votre signature électronique encore plus efficace et vous offrir une valeur ajoutée différenciante sur le marché.

Enfin, assurez-vous de travailler avec un fournisseur doté d’une expertise éprouvée et d’une gamme de solutions suffisamment large pour vous permettre de choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins et compatible avec vos outils de productivité existants.

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