Points clés de la gestion des flux d’information dans l’entreprise

En l’absence de processus de gestion du flux d’information, l’entreprise s’expose à une dérive de productivité, à un risque de contentieux clients, et à bien d’autres effets négatifs impactant la qualité de la relation client.

Pour se prémunir contre ce type de situations, les entreprises doivent mettre en place un processus de gestion des flux d’information performant. Depuis quelques temps de nombreuses normes, régissant une bonne gestion documentaire  (ISO, Moreq, Z42-013), sont apparues sur le marché. Longues et complexes à déployer, ces normes ne constituent pas la seule alternative à la mise en place d’une bonne gestion du flux d’information dans une entreprise. Des processus plus légers peuvent être déployés dans les entreprises.

Comment mettre en place une gestion de flux d’information ?

Points clés et bonnes pratiques du déploiement d’une solution de gestion de flux d’information performante

I- DEFINIR LES REGLES DE NOMMAGE

Un document doit être nommé selon des critères prédéfinis, dès sa création. Il est conseillé de définir des règles de nommage cohérentes et synthétiques : utiliser un nom court, des abréviations, noter la date ou le numéro de version du document et respecter une charte de nommage pour harmoniser les intitulés des documents. Il est également conseillé de ne pas utiliser des noms contenant des accents et des caractères spéciaux.

Exemples

• Paramètre de nommage orienté métier ou usage: Facture-<Nom du fournisseur>-<N° de facture>-<Date d’édition>. Un document pdf, pourra donner le nommage de document suivant : Facture-EDF-000001-20150428.pdf

• Paramètre de nommage orienté chronologie : <Date d’édition>-Facture-<Nom du fournisseur>-<N° de facture>.Un document pdf, pourra donner le nommage de document suivant : 20150428- Facture-EDF-000001.pdf

2- DEFINIR LE PLAN DE CLASSEMENT

L’objectif est d’élaborer un plan de classement (linéaire, hiérarchique, multidimensionnelle..) afin d’organiser, de façon cohérente, les documents numériques (GED). Il existe deux méthodes très répandues d’organisation du plan de classement, à savoir un classement par fonction de documents ou par service de l’entreprise.

Plusieurs étapes interviennent dans ce processus de classement.

a) Lister les différents types de documents à intégrer dans la GED

Lister et caractériser les différents types de documents métiers : type de document métier, origine (interne/externe), format d’origine (papier/électronique), fréquence (utilisation, envoi, réception…), volumétrie (faible, forte), nombre de services et/ou utilisateurs concernés.

Exemples de types de documents possibles

• Devis
• Bon d’intervention
• Facture
• Rapport de visite
• etc.

b) Identifier les Index

Identifier les index (métadonnées) qui caractérisent chaque document métier. Ainsi pour chaque type de document, identifier les index techniques, fonctionnels et métiers utiles. De quels index ai-je besoin pour nommer le document ?

Pour le classer dans le bon dossier ?

Pour le rechercher par mots clés dans l’outil de GED ou logiciel GED ?

Exemples d’index possibles

• Numéro / référence (index fonctionnel)
• Date de création / d’édition (index technique)
• Nom du client (index fonctionnel)
• Description / objet (index fonctionnel)
• Dans un contexte métier Métallurgie, la masse volumique (index métier)

Certains index permettront de lier différents types de documents entre eux. Il suffira par exemple de déterminer un index commun, c’est-à-dire un lien entre un bon d’intervention et une facture : l’index pourra être le N° de référence commun.

Le type de document métier, le libellé de l’index est à définir, s’il est obligatoire ou facultatif, son type d’alimentation (liste / saisie libre …).

c) Définir les règles de classement

A l’aide du nommage et des index définis précédemment pour chaque type de document, il est possible de classer et de nommer automatiquement le document selon les règles définies.

Les informations à recueillir sont donc les suivantes : type de document métier, format de fichier électronique souhaité, Index / Métadonnées à utiliser, paramètres de nommage (fonction des index ou métadonnées), paramètres de classement (fonction des index ou métadonnées).

Exemple d’un classement par orientation métier

• Comptabilité/Dépenses/<Type de document de dépense>/<Année comptable>/<Nom du tiers> pourra donner l’arborescence suivante.

3- DEFINIR LES DROITS D’ACCES

Cette étape consiste à définir dans le plan de classement : « qui a accès à quoi ? », « qui a le droit de faire quoi ? ».

Pour chaque dossier du plan de classement, il faut se poser les questions suivantes : Groupe ou utilisateur autorisés ? Accès en lecture ? Droit d’ajouter des dossiers ? De les supprimer ou modifier ? Droit de gérer les permissions sur le dossier ? Droit d’ajout d’un document ? Droit de gérer ses différentes versions ? Droit de diffuser le document ? Droit d’exécuter un processus électronique ?…

On distingue deux types de modifications du document : modification mineure ou majeure. En cas d’une modification mineure le document évolue de la version du document 1.1 à 1.2. Si la modification est majeure, il évolue de 1.0 à 2.0.

Notons que démarrer une modification sur un document validé le fera revenir à son état brouillon. Il peut être aussi choisi de conserver l’ancienne version du document dans l’outil de GED tout en restant invisible de tous et que seule la personne habilitée puisse revenir sur ce document obsolète ou archivé.

4- INTEGRER LES CONTRAINTES REGLEMENTAIRES

Il est important d’identifier les contraintes réglementaires qui s’appliquent à chaque type de document, à savoir sa durée de vie, sa confidentialité et sa valeur juridique. Ces conditions impactent les conditions de stockage et de classement des documents, ainsi que les habilitations.

5- DEFINIR LE PROCESSUS DE VALIDATION ET DE GESTION DU FLUX D’INFORMATION

Il s’agit de modéliser le processus de circulation de l’information en identifiant par exemple les actions et acteurs, les délais de réalisations, les situations de rejets, les plans d’actions à mettre en œuvre etc. Ainsi, quand un document est prêt à être diffusé, le processus de validation est lancé. Après validation par les personnes autorisées, le document est visible par tout ou partie de l’entreprise et versé dans l’outil de GED.

Ce processus de validation permet à tout collaborateur d’accéder à la dernière version du document avec certitude.

6- STOCKAGE DU DOCUMENT

Après validation de document, celui-ci est versé dans l’outil de GED. Grâce à l’outil de GED les collaborateurs accèdent facilement et rapidement au document recherché… Une GED n’augmente pas la complexité de la procédure d’accès aux documents. Au contraire.

Un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui respecte les normes (NF Z 42-013, ISO 461) et qui intègre des outils de sécurité, fournit, quant à lui, un environnement physique et informatique sécurisé garantissant l’intégrité et la pérennité des documents probants de l’entreprise, du cabinet de et de l’office.