Système d’Archivage Électronique (SAE) : définition, cadre légal et avantages

Les documents numériques représentent désormais l‘essentiel des échanges professionnels. Leur conservation sécurisée devient donc un enjeu critique pour les entreprises. Le SAE répond précisément à cet enjeu en offrant bien plus qu’un simple espace de stockage. 

Qu'est-ce qu'un SAE (Système d'Archivage Électronique) ?

Définition d'un SAE : bien plus qu'un simple espace de stockage

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) représente une infrastructure complète dédiée à la conservation pérenne des documents numériques. Contrairement à un serveur classique, le SAE garantit qu’aucun fichier déposé ne pourra être altéré après son intégration. De plus, cette caractéristique fondamentale préserve la valeur probante des documents et autorise leur utilisation comme preuve juridique. 

L’infaillibilité du système repose sur des technologies et de fonctionnalités complexes et éprouvées :  

• Calcul d’empreintes numériques. 

• Horodatage certifié. 

• Journal détaillé des accès. 

• Scellement des archives. 

De manière générale, chaque action effectuée au sein du SAE laisse une trace indélébile, créant ainsi une chaîne de confiance ininterrompue depuis le versement d’une pièce dans le système jusqu’à sa consultation. 

Enjeux liés à l'intégrité, la traçabilité et l'authenticité des données

L’intégrité documentaire repose sur trois piliers indissociables : 

1. L’authenticité garantit que le document consulté correspond exactement à celui versé initialement.  
2. La traçabilité enregistre chaque interaction avec l’archive.  
3. La pérennité assure la lisibilité des documents sur plusieurs décennies. 

Ces garanties répondent directement aux exigences réglementaires et aux besoins opérationnels. En cas de contrôle fiscal ou de litige, produire rapidement des documents fiables devient autant un avantage décisif qu’une obligation légale. 

SAE vs Stockage Cloud : quelles différences ?

La confusion entre archivage électronique et stockage cloud persiste encore trop souvent. Pourtant, leurs finalités divergent radicalement. 

Objectifs et garanties spécifiques du SAE

Le SAE poursuit un objectif unique : conserver des documents avec leur valeur légale intacte.  

Une fois archivé, un document devient immuable. Les métadonnées enrichissent l’archive sans jamais altérer le fichier original. Le système génère automatiquement des preuves d’intégrité consultables à tout moment. 

L’architecture technique reflète ces exigences avec des serveurs redondants, des sauvegardes multiples et des procédures sécurisées qui garantissent une disponibilité maximale. 

Limitations des solutions cloud standards en matière de conformité

Les plateformes cloud généralistes excellent dans le partage mais échouent sur les aspects légaux :  

• Modification possible des fichiers. 

• Absence de journal d’audit détaillé. 

• Localisation géographique incertaine des données. 

• Manque de certifications spécifiques. 

Ces limitations créent naturellement des risques de non-conformité avec le RGPD et limitent la reconnaissance juridique des documents conservés.

Le cadre légal encadrant le SAE

Pour être considéré comme tel, l‘archivage électronique s’inscrit dans un cadre réglementaire précis, qui garantit la validité juridique des documents numériques. 

Norme NF Z42-013 : exigences et portée

La norme française NF Z42-013 définit les spécifications techniques d’un SAE. Elle détaille les processus de versement, conservation, consultation et destruction.  

Elle est devenue une norme internationale sous la dénomination ISO 461-1, offrant une reconnaissance officielle de la capacité du système à préserver la valeur probante des documents auxquels elle se rattache. 

RGPD, Code du travail : ce que vous devez respecter

Le RGPD impose des obligations strictes sur la protection des données personnelles archivées. Les durées de conservation doivent respecter le principe de minimisation, à l’instar du Code du travail fixe des durées de conservation précise :  

•  5 ans minimum pour les bulletins de paie dématérialisés. 

• 3 ans minimum pour les registres du personnel. 

• 50 ans pour les bulletins de paie dématérialisés ou jusqu’aux 75 ans du salarié concerné. 

Valeur probante et archivage à valeur légale

Le Code civil stipule par ailleurs que la reconnaissance juridique d’un document repose sur la capacité à prouver son authenticité. Le SAE doit donc répondre à cet impératif. Pour y parvenir, il matérialise les éléments de preuve par des éléments techniques vérifiables :  

• empreintes cryptographiques,  

• horodatage qualifié,  

• signature électronique. 

Cette valeur probante permet l’utilisation des archives devant les tribunaux, au même titre que les originaux papier. 

Cas d'usage concrets d'un SAE dans les entreprises

L’utilisation d’un SAE transforme la gestion documentaire dans tous les services. 

Archivage des factures électroniques et conformité fiscale 

L’administration fiscale accepte les factures électroniques comme preuve comptable, sous réserve de leur conservation dans un SAE conforme.  

Bulletins de paie dématérialisés : obligations RH 

Comme indiqué plus haut, la dématérialisation nécessite un archivage garantissant la disponibilité pendant cinquante ans.  

Le SAE répond à cette exigence tout en simplifiant la distribution, d’autant que la gestion des accès personnalisés permet la consultation des documents concernés via un portail sécurisé. 

Comment choisir un SAE adapté à vos besoins ?

Dans tous les cas de figure, trois critères doivent déterminer votre choix :  

• Sécurité : chiffrement, authentification forte, sauvegardes 

• Conformité : respect des normes NF Z42-013, ISO 14641 

• Évolutivité : capacité d’accompagner votre croissance 

Une fois ces trois critères remplis, une interface intuitive et des fonctions de recherche performantes, et de manière générale, la qualité de l’expérience utilisateur, feront la différence. 

L'accompagnement Konica Minolta : une solution complète et certifiée

Les solutions SAE développées par Konica Minolta répondent bien évidemment à ces prérequis impératifs, auxquels s’ajoutent expertise technique et accompagnement personnalisé. 

Découvrez SAFE, notre solution SAE sur-mesure