Les coûts associés à la conservation des archives papier sont de différentes natures :
- pour la gestion de l’espace, les coûts proviennent de la surface occupée, des charges d’électricité, et d’entretien afférents ;
- pour l’entreposage, il faut prévoir des armoires dédiées et matériels de rayonnage.
Avec les dispositions réglementaires de conservation des documents (pouvant aller jusqu’à 30 ans), et l’activité de votre entreprise, la quantité de ces documents augmente constamment, entrainant inévitablement une progression de tous ces coûts.
Au-delà de l’aspect matériel, la facture humaine, c’est-à-dire le temps passé par vos différents collaborateurs à rechercher, classer, conserver les documents papiers, et former les nouveaux arrivants à vos méthodes d’archivage n’est pas à négliger.
En moyenne, une entreprise consacre aujourd’hui 5 à 15% de son chiffre d’affaire à la gestion de ses documents papiers.
Par ailleurs, les méthodes de classement adoptées sont souvent incohérentes ou lacunaires et il est facile de perdre du temps à retrouver des documents.
Il est en effet reconnu qu’un employé consacre plus de 300 heures par an à la recherche de ces documents et la recherche d’un document papier archivé coûte jusqu’à 20 € par document.
La perte de temps liée à la recherche alourdit de manière significative les coûts relatifs à la conservation physique des archives.