Tout savoir sur le coffre-fort électronique

A quoi sert un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort électronique est un espace numérique permettant de conserver durablement, de manière sécurisée et confidentielle, les documents sensibles ou vitaux d’une organisation. Il offre la possibilité de mettre en place un système d’archivage à vocation probatoire dans lequel les documents sont conservés et pourront être présentés en cas de contestation ou de contrôle d’une administration. En outre, la confidentialité des informations et des échanges est préservée. En archivant une copie électronique fiable des documents papier, ceux-ci sont protégés des risques de vols, pertes et détérioration.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?

Un coffre-fort électronique est un composant de la solution de GED dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique et l’archivage.

Lorsque les documents sont déposés un scellement numérique est effectué par en garantir l’intégrité. Il s’opère alors :

• une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt,
• un horodatage pour certifier la date de ce dépôt,
• et enfin un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non modification du document dans le temps.

Tous les documents sont ensuite archivés dans le coffre-fort ou des vérifications périodiques d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.

Pour ensuite accéder aux données stockées, il suffit simplement de se connecter depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner le login et le mot de passe personnel ainsi que le code de sécurité reçu par SMS (en cas de souscription d’une option de sécurité supplémentaire).

Quels sont les usages du coffre-fort électronique ?

• Conservation des bulletins de paie électronique– un espace sécurisé et privé peut être fourni à chaque collaborateur pour remettre et archiver les bulletins de paie sous forme électronique. Une solution de capture des bulletins de paie produit par le logiciel métier permet de les déposer dans l’espace privé de chaque collaborateur.

• Dématérialisation des factures – si les factures émises ou reçues ne sont pas signées électroniquement ou sous forme EDI, une piste d’audit fiable doit être constituée pour conserver toutes les pièces justificatives du processus commercial. Le coffre-fort électronique apporte lors d’un contrôle fiscal une vocation probatoire de tous les éléments conservés.

• Fiabilité des copies numériques – la copie électronique d’un document papier peut désormais remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement, de l’horodater et de la conserver dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un coffre fort électronique bulletin de paie.