Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Les entreprises peuvent ainsi se prémunir des risques de détournement ou de destruction de leur patrimoine informationnel.
A quoi sert un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique est un espace numérique permettant de conserver durablement, de manière sécurisée et confidentielle, les documents sensibles ou vitaux d’une organisation. Il offre la possibilité de mettre en place un système d’archivage à vocation probatoire dans lequel les documents sont conservés et pourront être présentés en cas de contestation ou de contrôle d’une administration. En outre, la confidentialité des informations et des échanges est préservée. En archivant une copie électronique fiable des documents papier, ceux-ci sont protégés des risques de vols, pertes et détérioration.
Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort électronique est un composant de la solution de GED dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique et l’archivage.
Lorsque les documents sont déposés un scellement numérique est effectué par en garantir l’intégrité. Il s’opère alors :
- une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt,
- un horodatage pour certifier la date de ce dépôt,
- et enfin un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non modification du document dans le temps.
Tous les documents sont ensuite archivés dans le coffre-fort ou des vérifications périodiques d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.
Pour ensuite accéder aux données stockées, il suffit simplement de se connecter depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner le login et le mot de passe personnel ainsi que le code de sécurité reçu par SMS (en cas de souscription d’une option de sécurité supplémentaire).
Quels sont les usages du coffre-fort électronique ?
- Conservation des bulletins de paie électronique– un espace sécurisé et privé peut être fourni à chaque collaborateur pour remettre et archiver les bulletins de paie sous forme électronique. Une solution de capture des bulletins de paie produit par le logiciel métier permet de les déposer dans l’espace privé de chaque collaborateur.
- Dématérialisation des factures – si les factures émises ou reçues ne sont pas signées électroniquement ou sous forme EDI, une piste d’audit fiable doit être constituée pour conserver toutes les pièces justificatives du processus commercial. Le coffre-fort électronique apporte lors d’un contrôle fiscal une vocation probatoire de tous les éléments conservés.
- Fiabilité des copies numériques – la copie électronique d’un document papier peut désormais remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement, de l’horodater et de la conserver dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un coffre fort électronique bulletin de paie.
18 juillet 2023
Les questions relatives au coffre-fort électronique
Quel est l'intérêt de la mise en place d'un coffre-fort numérique ?
La mise en place d’un coffre-fort numérique offre plusieurs avantages, tels que la sécurité et la protection de vos documents importants contre les risques de perte, d’endommagement ou de vol. Il permet également de stocker de manière sécurisée des documents importants tels que des contrats, des factures ou des justificatifs.
Est-ce que tous les types de documents peuvent être stockés dans un coffre-fort numérique ?
Oui, les coffres-forts numériques acceptent généralement tous les types de documents, tels que les fichiers PDF, Word, Excel, images, etc.
Comment sécuriser mes données dans un coffre-fort électronique ?
Pour sécuriser vos données dans un coffre-fort électronique, utilisez des mots de passe forts, activez l’authentification à deux facteurs et effectuez des sauvegardes régulières.
Quelle est la durée de conservation recommandée des documents dans un coffre-fort numérique ?
La durée de conservation recommandée des documents dans un coffre-fort numérique dépend des réglementations spécifiques à chaque pays et du type de document.
Quelle est la capacité de stockage d'un coffre-fort électronique ?
La capacité de stockage d’un coffre-fort électronique peut varier en fonction du fournisseur et du plan choisi. Certains offrent des capacités allant de quelques giga octets à plusieurs téraoctets.
Puis-je accéder à mon coffre-fort électronique à distance ?
Oui, de nombreux coffres-forts électroniques offrent un accès à distance via une connexion Internet sécurisée. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil connecté, où que vous soyez.
Quelles sont les mesures de sécurité supplémentaires à prendre pour protéger mon coffre-fort électronique ?
En plus des mesures de sécurité de base, vous pouvez renforcer la sécurité de votre coffre-fort électronique en utilisant un réseau privé virtuel (VPN) pour les connexions à distance et en activant des alertes de sécurité pour surveiller les activités suspectes.
Est-ce que les documents stockés dans un coffre-fort numérique sont juridiquement valables ?
Oui, les documents stockés dans un coffre-fort numérique ont une valeur juridique, à condition que le service respecte les normes de sécurité et d’intégrité des données.
Comment choisir un mot de passe fort pour mon coffre-fort électronique ?
Choisissez un mot de passe complexe en utilisant une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux. Évitez les mots de passe évidents et ne réutilisez jamais les mêmes mots de passe pour différents comptes.
Puis-je récupérer mes documents si j'oublie mon mot de passe pour le coffre-fort numérique ?
En cas d’oubli de votre mot de passe, la procédure de récupération des documents peut varier selon le fournisseur du coffre-fort numérique. Vérifiez donc les options de récupération disponibles lors de la configuration.
Découvrez également
