La sécurité des données est une préoccupation grandissante des entreprises. Il importe que la mise en place d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) soit en cohérence avec les bonnes pratiques liées à la sécurité informatique.
La GED, ce n’est pas que du bénéfice quantitatif. Le fait de pouvoir accéder à ses documents à distance, notamment en télétravail, est un facteur de continuité d’activité. Mais la GED est également un levier de simplification et de fiabilisation des processus de l’entreprise, en premier lieu la validation des factures.
Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
Pour lutter contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale a mis en place la loi anti-fraude TVA (BOI TVA DECLA 30-10-30-2016-08-03).
Vos logiciels sont-ils concernés ? Quelles sont les exigences de la loi anti- fraude ? Quels sont les impacts de cette loi sur votre Système d’Information ? Comment être conforme rapidement ?
Une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) facilite la tâche des entreprises pour répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) qui impose notamment de sécuriser l’hébergement des données personnelles.
Le potentiel de création de valeur d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) est largement établi. L’enjeu pour les entreprises est de pouvoir s’appuyer sur l’expertise du partenaire GED qu’elle aura sélectionné pour tirer le parti le plus étendu de la solution finalement mise en œuvre.
Pour que les entreprises restent écologiquement viables à l'avenir, elles devront contribuer à la résolution des défis sociétaux tout en continuant à croître. En d'autres termes, elles devront créer de la valeur à la fois pour elles-mêmes
et pour la collectivité.
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour les relations inter-entreprises. Les entreprises devront : accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale...
Dématérialiser ses factures fournisseurs a de multiples avantages. La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue comme un vecteur de performance pour les organisations. Une solution de GED est la réponse pertinente pour relever le défi de la dématérialisation et en retirer toutes les promesses.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) concerne uniquement les documents d’entreprise. Lorsqu’on parle d’ECM, on étend le champ d’application à l’ensemble des contenus et plus généralement à l’information de l’entreprise. La limite est mince entre les deux, et cela fait que la GED et l’ECM sont liés de toute évidence.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a fait ses preuves pour transformer durablement et efficacement le fonctionnement de l’entreprise. Mais certaines informations nécessitent un traitement qui implique d’avoir recours à des technologies complémentaires, pour optimiser au maximium votre capacité à valoriser les données de votre ent
La traçabilité des opérations, manuelles ou automatisées, est stratégique pour les organisations. Elle permet de remonter l’historique pour rechercher la cause d’un dysfonctionnement, démontrer la validité d’une transaction, identifier des responsabilités ou encore innover à partir de l’analyse des pratiques.
La mobilité, et bien-sûr le télétravail, exigent de pouvoir accéder partout à ses documents d’entreprise. C’est pourquoi une GED (Gestion Électronique des Documents) mobile est un atout pour accompagner les nouvelles formes de travail.
Gagner du temps est un enjeu majeur pour l’efficacité des organisations. C’est-à-dire focaliser l’énergie et le savoir-faire des collaborateurs de l’entreprise sur les tâches où leur valeur ajoutée est la plus manifeste. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est très clairement une ressource précieuse dans cette perspective.
Disposer d’un logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) est un incontournable de votre transformation digitale. Et vous disposez certainement déjà d’une solution qui vous permet de numériser, importer, indexer, classer, stocker, sauvegarder et archiver vos documents.
Dès juillet 2024, la facture électronique deviendra progressivement une obligation pour toutes les entreprises. Or, la facture électronique porte avec elle des exigences qui modifient l’approche du cycle de facturation.
Au cours de l’an dernier, 70% des systèmes d’impression de Konica Minolta repris ont bénéficié d’une seconde vie et 30% ont été orientés vers les centres de démantèlement pour leur recyclage. Quelle place occupe donc la valorisation dans le processus de recyclage des systèmes d’impression ?
La dématérialisation des factures est synonyme de nombreux bénéfices : réduction des coûts, diminution des délais de traitement, réduction des litiges, meilleure sécurisation des traitements, amélioration globale de la relation fournisseurs/clients…
Une copie numérique fiable peut remplacer un original papier, toutefois celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Electronique (CFE) avec les processus de scellement numérique et d’archivage.
L’obligation du bulletin simplifié est entrée en vigueur le 1er janvier 2017 pour les employeurs de 300 salariés et plus, et le 1er janvier 2018 pour les autres employeurs. Rassurez vos salariés : c’est la présentation qui change, pas le salaire. Pour savoir leur expliquer le bulletin de paie simplifié, reportez-vous aux 6 points suivants
La Semaine Européenne du Développement Durable (SEDD) vise à promouvoir les enjeux d’un développement durable, l’Agenda 2030 et ses 17 objectifs. Konica Minolta entend contribuer à la réalisation de 13 des 17 Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies d’ici 2030.
L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.
Depuis le 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) ont l’obligation de transmettre toutes factures à destination d’une entité publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. La facture électronique est ici un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs.
Conformément au I'arrêté du 22 mars 2017 et en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les factures au format papier peuvent désormais être numérisées dès l’envoi ou la réception de ces dernières et conservées, sous forme dématérialisée, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).
La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.
Dès lors que votre entreprise déploie des outils de filtrage ou de surveillance collectant des données à caractère personnel, la mise en œuvre d’une Charte Informatique est obligatoire. Comment élaborer une Charte Informatique ? Appuyez-vous sur les 8 piliers ci-dessous pour en structurer son contenu.
La Charte informatique a beau être obligatoire dès lors qu’une entreprise collecte des données personnelles, elle est, en réalité, très souvent vieillissante, voire obsolète. Au rythme où évoluent les nouvelles technologies, il est important de redorer le blason de ce document qui doit fixer des règles claires et applicables à tous.
La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.
Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers l’archivage numérique.
Acteur majeur du secteur de la santé à l'échelle mondiale, Konica Minolta accompagne la transition numérique opérée par les professionnels de santé. Toutes les compétences du Groupe ont été réunies dans une offre globale et unique, présentée à la Paris Healthcare Week, les 29 et 31 mai prochains.
Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.
Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.
Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.
Petite cause, grands effets : le nouveau cadre légal qui définit et encadre la fiabilité d’une copie numérique, va modifier en profondeur la manière d’archiver au sein des entreprises. Et la façon la plus simple de se conformer à ces dispositions légales consiste à se tourner vers une solution tout-en-un.
L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information à court ou moyen termes, voire sur plusieurs décennies. Le recours à un Coffre-Fort Numérique (CFN) permet-il de répondre aux conditions de conservation des documents numériques ?
Avec le décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même façon que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.
Aujourd'hui, il est parfaitement possible de se débarrasser des originaux papier grâce aux récentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable. Explications avec Christophe Laurent, Chef de marchés Solutions de Konica Minolta Business Solutions France.
C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?
Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.
BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Procès-verbaux, testaments, résultats financiers… des documents confidentiels qui peuvent malencontreusement être oubliés sur le bac de sortie de votre multifonction. Comment faire pour ne pas laisser ces documents confidentiels à la vue de tous ?
Malgré un environnement réglementaire et technologique propice à la digitalisation des documents, la gestion des processus documentaires est encore loin d'être optimisée. Plus de 90% des décideurs jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects.
Le ministère du Budget a annoncé, ce jeudi 15 juin, une modification du périmètre des entreprises devant s’équiper d’un logiciel anti-fraude à la TVA au 1er janvier 2018 : seules les entreprises disposant d’une caisse enregistreuse sont concernées, autrement dit les commerçants.
La loi anti-fraude TVA impacte de manière directe le système d’information. Basée sur quatre grandes exigences, chaque service se retrouve alors confronté à de nouvelles obligations concernant les enregistrements de règlements clients.
Conformité des logiciels à la loi anti-fraude : Issue de l’Article 88, une nouvelle obligation relative aux logiciels traitant la TVA s’impose aux entreprises, cette loi porte le nom un peu barbare de « BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 ». Voici les 10 questions/réponses essentielles sur ce sujet.
Les objectifs de réduction d’émissions de gaz à effet de serre (GES) fixés par Konica Minolta pour limiter le réchauffement planétaire à moins de 2°C par rapport aux températures préindustrielles, ont été approuvés par l’initiative Science Based Targets (SBTi).
Adopté il y a quelques années par de nombreux commerces, le phygital permet de renforcer le lien avec le client en bénéficiant de tous les avantages de la digitalisation et du contact humain. Aujourd’hui, la profession expert-comptable doit expérimenter cette approche pour capter et fidéliser sa clientèle.
L'objectif fixé par la loi Macron, qui par la création des sociétés d’exercice interprofessionnelles, entend faciliter l’exercice en commun de plusieurs professions réglementées. Pour les entreprises favorables à une simplification de leurs démarches et au développement du guichet unique, l'interprofessionnalité s'avère utile.
Le rôle joué par les experts-comptables se voit accentuer par la loi relative à la lutte contre la corruption. Elle va leur donner un rôle déterminant dans le cadre des contrôles réalisés par la nouvelle Agence française anti-corruption concernant l’exécution des mesures et le respect des peines.
Konica Minolta, Inc se voit attribuer, pour la troisième fois consécutive, le prix RobecoSAM Silver Class Award, une distinction internationale récompensant la durabilité des entreprises. Konica Minolta a obtenu le score le plus élevé dans les catégories « Ordinateurs & Périphériques » et « Appareils Electroniques de bureau ».
La loi de finances pour 2016 instaure l'obligation, à partir de 2018, pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisés et certifiés. Quel rôle de facilitateur peut ici jouer l’expert-comptable ?
A compter du 1er janvier 2018, date d’entrée en vigueur de la loi anti-fraude TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA devront enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifié.
La future norme « copie conforme » NF Z 42-026 pour la numérisation de document devrait être publiée au printemps. Elle couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
Quel que soit votre corps d’état, vous avez besoin de gérer vos devis et vos factures le plus simplement possible afin d’assurer un service client de qualité. Pour cela, dotez-vous de solutions capables d’éditer vos documents automatiquement en conformité avec les obligations légales.
Outiller numériquement le dialogue social pour simplifier le dialogue entre employeur et élus du personnel autour d'un support unique de communication, c’est bien là l’objectif de la base de données économiques et sociales (BDES).
Dans son « Baromètre Sage 2016 des Directeurs Financiers : sécurité des virements et prévention des fraudes », Sage mène l'enquête auprès de 500 DAF pour savoir où en sont les entreprises en matière de sécurité des virements et de prévention de la fraude. 62% des entreprises interrogées ont déjà subi au moins une tentative de fraude.