Charte informatique en entreprise : définition, mise en place et modèle 2024

Qu’est-ce qu’une charte informatique ? Comment la rédiger ? Quelles sont les mentions à intégrer dans son document juridique ? Konica Minolta, solutions numériques et aide à la transformation numérique, vous dévoile les piliers de la charte informatique.

Définition de la charte informatique en entreprise

La charte informatique est un document juridique obligatoire. Elle permet de sécuriser les outils et les données récoltées, notamment contre les cybermenaces. La charte informatique établit les règles pour une utilisation plus sécurisée des logiciels informatiques. La charte informatique définit les conditions d’utilisation et doit répondre à certaines obligations : 

• La Charte informatique doit être déployée au même titre qu’un règlement intérieur et conformément aux articles L1321-1 à 5 du Code du travail avec une diffusion individuelle avec le bulletin de salaire, le contrat de travail ou grâce à un outil de diffusion individuelle de la charte en ligne par exemple, collective, à une place facilement accessible sur le lieu de travail et/ou sur l’intranet.
• Le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité social et économique (le CSE fusionne le CE, les DP et le CHSCT dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés depuis le 1er janvier 2018). Un avis négatif n’empêche pas la mise en place de la charte informatique, en revanche l’absence de consultation constitue un délit d’entrave selon Article L2328-1 du Code du travail.
• Selon les articles R1321-2 et R1321-4 du Code du travail, la charte informatique doit être déposée au Greffe du Conseil des Prud’hommes et transmise à l’Inspection du travail en deux exemplaires, si les salariés dépendent du Code du travail. Cette démarche ne s’applique que dans le cadre de salariés dépendant du Droit du travail.

La charte informatique doit être révisée régulièrement en fonction des nouvelles normes en vigueur ou de l’évolution de votre entreprise pour conserver son aspect légal. Par exemple, si vous mettez en place du télétravail ou si vous interdisez l’utilisation du portable pour un usage personnel pendant les heures de travail, vous devez actualiser la charte.

À quoi sert la charte informatique ?

La charte informatique est un document indispensable qui permet notamment de : 

• Sécuriser le système d’information de votre entreprise : en définissant les comportements acceptables et les actions à éviter pour vos salariés.  La charte informatique protège les données sensibles et les systèmes contre les cyberattaques, les intrusions, ou les pertes accidentelles.
• Responsabiliser les salariés : les employés sont informés de leurs obligations en matière de sécurité et de règles à respecter, la charte informatique met au clair la responsabilité individuelle au sein de l’entreprise et définit les bonnes pratiques.
• Garantir la conformité légale : la charte informatique répond à une obligation et permet donc à l’entreprise de se conformer aux réglementations, comme le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) en Europe, en régulant l’utilisation des données personnelles et professionnelles.
• Améliorer la productivité : en limitant les usages personnels non autorisés des ressources informatiques ou en établissant les règles de télétravail par exemple, la charte contribue à réduire les distractions et à optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Vous pouvez ainsi fixer les limites dans l’utilisation du téléphone portable personnel par exemple.

La charte informatique joue aussi un rôle préventif en prévenant des abus et des malentendus. 

Que doit contenir une charte informatique ?

La charte informatique, comme tout document juridique, doit répondre à des normes et des règles. Elle doit notamment contenir les règles concernant : 

• L’utilisation des ressources informatiques : afin d’encadrer l’utilisation des outils mis à disposition par l’entreprise comme le téléphone, l’ordinateur ou encore les logiciels. 
• L’accès à internet : la charte informatique va définir les règles d’utilisation et la politique interne concernant l’usage d’internet. 
• La gestion des identifiants : afin de protéger mots de passe, identifiants et autres données sensibles de l’entreprise.
• La protection des données : la charte fixe la bonne pratique concernant la sauvegarde des données et l’utilisation des outils externes à l’entreprise. 
• La confidentialité : pour se prémunir contre la divulgation des informations sensibles (concurrence, chiffres, clients …) mais également pour protéger ses salariés. 
• Les sanctions : la charte informatique va également établir les sanctions encourues par le collaborateur qui enfreint les règles définies par la charte informatique. Depuis le simple avertissement aux mesures disciplinaires, le document explicite les conséquences en cas de non-respect des règles. La charte va donc éviter les abus et définir les droits de chaque partie.

Règles de télétravail, communication, protection des données ou encore encadrement du poste de travail, la charte informatique protège aussi bien le chef d’entreprise que le salarié. 

Comment mettre en place une charte informatique en entreprise ?

Mettre en place une charte informatique pertinente demande du temps et de la réflexion. Voici les étapes à respecter pour mettre en place une charte informatique au sein de votre entreprise : 

• Audit des besoins : vous devez établir un état des lieux de la situation au sein de votre entreprise. Pour cela, vous pouvez analyser vos besoins, comprendre les risques (en matière de confidentialité ou de partage des données par exemple) et comprendre les enjeux.
• Consulter chaque partie : une charte informatique ne se rédige pas seule, vous devez impliquer les collaborateurs et les salariés pour établir une charte cohérente. Enfin, parce que la charte est avant tout un document juridique, n’oubliez pas de consulter le service juridique ou les ressources humaines pour s’assurer de la conformité du document. 
• Rédiger la charte informatique : elle doit être claire et précise pour éviter les abus et les interprétations. 

Une fois établie, la charte informatique doit être communiquée à vos collaborateurs. Pensez également à la mettre à jour régulièrement pour vous assurer que la charte informatique conserve toute sa cohérence et son utilité. 

La charte informatique est-elle obligatoire en entreprise ?

La charte informatique n’est pas obligatoire en France, mais elle reste vivement recommandée. Cet outil juridique encadre les pratiques et protège votre entreprise. Si vous manipulez des données ou si vous disposez d’un parc informatique conséquent, la charte informatique est indispensable afin d’assurer la stabilité de votre activité. 

Où trouver facilement un modèle de charte informatique ?

Vous trouverez facilement un modèle de charte informatique sur internet. Attention cependant à vérifier sa conformité. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de la CNIL (Commission Nationale des Libertés et Informatique) afin de vous procurer un guide complet. 

À vous de choisir si vous désirez une charte informatique personnalisée pour votre entreprise ou un modèle standard. 

Vous souhaitez établir une charte informatique ou entamer la transformation numérique de votre entreprise ? Konica Minolta propose des services d’infrastructure informatique, d’infogérance et des solutions personnalisées pour vous accompagner dans la numérisation et la sécurisation de votre activité.