La charte informatique est un document juridique obligatoire. Elle permet de sécuriser les outils et les données récoltées, notamment contre les cybermenaces. La charte informatique établit les règles pour une utilisation plus sécurisée des logiciels informatiques. La charte informatique définit les conditions d’utilisation et doit répondre à certaines obligations :
- La Charte informatique doit être déployée au même titre qu’un règlement intérieur et conformément aux articles L1321-1 à 5 du Code du travail avec une diffusion individuelle avec le bulletin de salaire, le contrat de travail ou grâce à un outil de diffusion individuelle de la charte en ligne par exemple, collective, à une place facilement accessible sur le lieu de travail et/ou sur l’intranet.
- Le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité social et économique (le CSE fusionne le CE, les DP et le CHSCT dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés depuis le 1er janvier 2018). Un avis négatif n’empêche pas la mise en place de la charte informatique, en revanche l’absence de consultation constitue un délit d’entrave selon Article L2328-1 du Code du travail.
- Selon les articles R1321-2 et R1321-4 du Code du travail, la charte informatique doit être déposée au Greffe du Conseil des Prud’hommes et transmise à l’Inspection du travail en deux exemplaires, si les salariés dépendent du Code du travail. Cette démarche ne s’applique que dans le cadre de salariés dépendant du Droit du travail.
La charte informatique doit être révisée régulièrement en fonction des nouvelles normes en vigueur ou de l’évolution de votre entreprise pour conserver son aspect légal. Par exemple, si vous mettez en place du télétravail ou si vous interdisez l’utilisation du portable pour un usage personnel pendant les heures de travail, vous devez actualiser la charte.