La distinction selon laquelle le document doit être considéré comme un original électronique ou comme une copie est importante car le régime juridique applicable est lui-même distinct et sa conséquence est déterminante en cas de litige (incidence sur la preuve) : la hiérarchie des preuves place l’original au-dessus de la copie.
Le titre original se définit comme étant un « écrit dressé, en un ou plusieurs exemplaires, afin de constater un acte juridique, signé par les parties à l’acte (ou par leur représentant) à la différence d’une copie ». L’ordonnance du 16 juin 2015 prise en application de l’article 26 de la LCEN est venue consacrer juridiquement une nouvelle fiction juridique, l’exemplaire d’un original sous forme électronique : « L’exigence d’une pluralité d’originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique lorsque l’acte est établi et conservé conformément aux articles 1316-1 et 1316-4 et que le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire ou d’y avoir accès » (art. 1325, al. 5 du Code civil). Cet article renvoie aux articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil également cités pour les écrits requis à titre de validité (art. 1108-1 du code civil). En conséquence, les mêmes conditions d’identification de l’auteur et d’intégrité du contenu de l’acte devront être respectées pour l’établissement et la conservation de l’acte. L’acte doit pouvoir être envoyé (aux) ou mis à disposition des parties signataires. A des fins d’archivage, de plus en plus de documents (factures, bulletins de paie, bons de commande, bordereau de livraison, etc.) sont numérisés au sein des entreprises. Il faut cependant respectées certaines règles concernant l’archivage des documents en matière de conservation car le document dématérialisé peut prouver que le professionnel a bien rempli ses obligations.
L’archivage peut être défini techniquement comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ». Une définition légale de l’archivage, applicable pour l’essentiel aux seules personnes publiques ou privées gérant un service public, se trouve à l’article L. 211-1 du Code du patrimoine qui dispose que l’archivage est la conservation de « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
L’accent doit être mis sur deux éléments importants au niveau de la conservation car la durée et les modalités de conservation sont déterminées en fonction de la nature du document à archiver. Vous trouverez plus d’informations à ce propos dans l’ebook intitulé : Les durées légales de conservation de vos documents.
Enfin, l’archivage électronique répond à certaines normes et/ou standards.
Par exemple, les normes :
- NF Z 42-013 : ce sont des « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». De plus, cette norme est le référentiel mesurant la valeur probante des systèmes d’archivage électronique.
- NF Z 43-400 : correspond au référentiel évaluant la force probante de l’archivage des données électroniques et d’assurer l’irréversibilité des enregistrements.
- MoReq : est un recueil d’exigences pour l’organisation de l’archivage élaboré dans le cadre de l’Union européenne. Il s’agit d’une approche opérationnelle de la norme de gestion des documents d’archives ISO 15489.
Là encore, demandez conseil à votre prestataire ou responsable informatique pour bien respecter les règles de l’archivage.
Ainsi, le numérique joue un rôle essentiel et grandissant en matière de droit de la preuve. Il convient cependant de respecter les règles des différents outils numériques qui constituent des éléments de preuve.
Source : N°493 Décembre 2015 Revue Française de Comptabilité (dossier intitulé Mise en cause de l’expert-comptable et preuve numérique) – Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents, Documents FNTC, 5ème édition.