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Quelques idées simples et utiles avant de mettre en place une gestion de contenu structurée dans votre entreprise, et réduire les risques et les coûts associés à la circulation, la recherche et l'archivage des informations dans votre organisation.

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : L’arrivée du numérique, la dématérialisation et désormais la transformation digitale ont profondément fait évoluer l'utilisation du Coffre-Fort Numérique. Mais même après plus de 15 ans d’existence, ses usages restent méconnus d’une organisation sur trois.

Le Workplace Hub est une réponse directe à la complexité croissante des systèmes informatiques. Cette nouvelle plate-forme intelligente connecte les différentes technologies que vous utilisez pour qu’elles fonctionnent pour vous.

Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Coffre-Fort Numérique est associé à la signature électronique.

Avec le développement croissant de la dématérialisation, il est important de savoir ce que dit la réglementation et quels types de factures sont acceptables.

L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique. Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017, elles peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.

Unicité du document, sécurisation des informations, contribution à la mise en place d’une piste d’audit fiable, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier, … sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’expertise comptable à se tourner vers l’archivage numérique.

La digitalisation de la gestion des archives est un enjeu majeur pour les entreprises.
Découvrez, au travers de ce livre blanc, comment vous assurer de mener votre projet d’archivage à vocation probatoire de façon optimale et conforme à la législation en vigueur.

Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les offices notariaux à se tourner vers l’archivage numérique.

A l’ère de la transition numérique, les experts-comptables doivent plus que jamais asseoir leur rôle de conseil et de services auprès des entreprises. Entretien avec Yves Pascault, Président du Club des Jeunes Experts-comptables et Commissaires aux comptes (CJEC).

La signature électronique joue un rôle clé dans la transformation digitale des établissements de santé. Simplification du processus d’admission des patients, garantie de l’intégrité d’un document ou encore optimisation de la gestion des documents RH... une valeur ajoutée déterminante dans les établissements de santé.

La « preuve numérique » représente toute information numérique pouvant être utilisée comme preuve dans une affaire de type judiciaire. Se pose alors la question des règles à respecter pour que cette information numérique puisse être considérée comme élément de preuve.

Unicité du document, recherche et consultation des archives facilitées, sécurisation des informations, gains de place, réduction des coûts de traitement liés à l’archivage papier… sont autant d’avantages qui poussent les cabinets d’avocats à se tourner vers l’archivage numérique.

Neopost a confié la distribution de sa solution OMS-500 à Konica Minolta. Elle permet notamment d’automatiser la diffusion courrier des documents pour réduire de 40% la facture postale. Explications de Thierry Proumen à la Direction des partenariats de Neopost.

Le notariat, comme beaucoup d’autres professions, se voit transformer par le numérique. C’est d’ailleurs à ce jour l’une des professions juridiques les mieux équipées sur le plan technique. De nouveaux services innovants sont sans cesse proposés à la clientèle par cette profession vieille de plusieurs siècles.

Des centaines de décideurs métiers et informatiques ont été interviewés par les analystes du cabinet MARKESS, au cours des 18 derniers mois. Que faut-il retenir de ces échanges ? Voici 6 chiffres clés à connaître sur la digitalisation des processus documentaires en 2017.

S'il est traité de manière sécurisée par des professionnels respectant les normes en vigueur, l'archivage électronique est le moyen de réduire vos coûts et de garantir un accès rapide à une information précieuse.

Peut-on se défaire de l’archivage papier des documents ? Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies » et pris pour l'application de l'article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et ainsi s’affranchir de la conservation des originaux papier.

De sa réception à l’archivage, tout document papier reçu ou produit par l’entreprise suit un parcours complexe, source de nombreux coûts et de risques de pertes.
Connaissez-vous tous les coûts et les risques associés à un tel parcours dans votre organisation ?

Konica Minolta accompagne les experts-comptables dans la digitalisation de leur cabinet en proposant une solution 100% automatisée pour capturer, analyser, archiver et intégrer les factures fournisseurs de leurs clients.

Une analyse récente du cabinet MARKESS montre que la proportion de processus documentaires optimisés a très peu variée : 7% en 2017, contre 6% en 2015 selon les décideurs interrogés.

Un nouveau dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France. Résultat : la Gestion Electronique des Documents (GED) est facilitée mais aussi sécurisée. La copie numérique fiable ouvre ainsi de nouvelles perspectives à la GED dans le Cloud.

L’archivage à vocation probatoire conserve les archives de manière pérenne et intègre en assurant que le document archivé corresponde bien à l’original et qu’il est accompagné de la preuve de son authenticité.

L’un des objectifs de l’archivage est de garantir une conservation de l’information à court ou moyen termes, voire sur plusieurs décennies. Le recours à un Coffre-Fort Numérique (CFN) permet-il de répondre aux conditions de conservation des documents numériques ?

A travers ce livre blanc, nous nous intéresserons avant tout à la sécurisation des données à travers les techniques de dématérialisation, de sauvegarde et d’archivage qui permettent de préserver la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations.

Le client est au cœur du métier de l’avocat et ses attentes évoluent rapidement.

La Gestion Electronique de Documents est aujourd’hui indispensable à l’activité des métiers du chiffre et du droit. Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet même d’organiser le partage des documents selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.

La mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoin mal qualifié, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Comment réussir son projet en sept points.

La profession s’apprête à prendre un second virage numérique pour à la fois améliorer l’image de la profession auprès du grand public et également remettre le client au centre de la relation client/notaire.

Avec le décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même façon que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.

La piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement. Les entreprises bénéficient d’une nouvelle opportunité : celle d’adopter la facture électronique non signée sous réserve de l’existence d’une Piste d’Audit Fiable.

Les établissements de santé seront confrontés à deux défis majeurs au cours des prochains mois : l’identification unique des patients au sein des GHT et la généralisation de l’identifiant national de santé.

La relation client constitue la prochaine étape de la transition digitale des notaires. La profession est d’ailleurs en train de repenser la Gestion de la Relation Client en établissant des plateformes pour échanger avec le client et ainsi instaurer plus d’interactivité.

Les cabinets d'avocats et les tribunaux étant confrontés à un volume de travail sans cesse croissant, une gestion efficace des documents, des communications sécurisées et le respect de la conformité revêtent une importance primordiale.

Pour vous accompagner de manière performante et responsable dans votre transformation digitale, Konica Minolta vous invite à prendre part à l’entreprise connectée, le rendez-vous de l’intelligence collective au service de l’innovation, organisé jusqu’au 30 janvier 2018 dans 10 grandes villes.

La filiale française de Konica Minolta rachète le Groupe Numerial pour consolider son offre de Managed Content Services.

Dans un contexte de réglementation en pleine évolution notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.

C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?

Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Une fois imprimé, un faux document peut paraître authentique. Comment s’assurer de l’authenticité d’une facture imprimée, d’un bulletin de paie numérique imprimé et photocopié, d’un contrat électronique fourni dans sa version papier ?

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Les notaires sont en train d’engager un deuxième tournant qui vise à mettre le client au centre de la relation notaire/client et ainsi proposer un meilleur service en capitalisant sur les nouvelles technologies.

Dispatcher Phoenix, la nouvelle solution développée par Konica Minolta, offre de multiples méthodes d'acquisition de documents et d'informations. Son utilisation depuis le panneau de commande des systèmes multifonctions ou depuis un smartphone, grâce au Client mobile, est particulièrement conviviale.

Nicolas Ferand, dirigeant de cabinet d’expertise comptable ACPEX-Cabinet Ferand, revient sur les bénéfices de la solution KOMI Doc : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…

Konica Minolta accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins en couvrant l'intégralité de la chaîne de production de documents et d'images médicales, ainsi que la dématérialisation et la vidéo protection.

La gestion des documents et, plus largement des contenus est devenue incontournable. Problème, un des outils dédié à cet usage, SharePoint est souvent en place mais pas ou peu utilisé ! Comment transformer SharePoint en un outil de productivité pour vos utilisateurs ?

Comment capitaliser sur le numérique pour mieux dialoguer avec ses clients ? Pour l’heure, les cabinets d’avocats, toutes tailles confondues, apparaissent en retard. Seul 1 cabinet sur 3 dispose d’un site Internet* et les échanges avec les clients consistent à des envois non sécurisés de documents en pièces jointes par email.

La gestion de contenu (également appelée ECM : Entreprise Content Management) représente un enjeu majeur pour les organisations.
Découvrez à travers notre infographie les chiffres clés de l'ECM : le temps perdu, le coût de la (non) gestion de l'information, les usages...

Simplifier la gestion et le partage de toutes les formes de contenus liés au patient et gérer une vue du patient unifiée, complète et accessible, constituent des enjeux essentiels, afin de limiter les risques lors des soins.

Comment accompagner la transformation numérique du parcours de soins dans les établissements de santé ? Rendez-vous sur le stand Konica Minolta (E74) au salon HIT 2017, du 16 au 18 mai à Paris Porte de Versailles.

La mise à disposition d’un espace documentaire personnalisé aux couleurs de votre client permet non seulement de faciliter le partage des informations en temps réel, mais aussi de fidéliser vos clients en facilitant la manière dont ils accèdent à leurs informations. Quelles sont les possibilités offertes par ce type de solution ?

Selon la seconde édition du Baromètre de la transformation numérique des cabinets d’expertise comptable réalisé par Cegid, et récemment publié par le mensuel La Profession Comptable, 83% des cabinets interrogés estiment que le numérique est une opportunité de faire évoluer la relation avec leur client.

La généralisation du cloud et des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) tend à résorber la disparité des cabinets face au numérique. Les petites structures peuvent disposer d’outils aussi performants que les grandes.

Comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?

La conservation des archives papier est source de nombreux coûts - matériels pour le stockage, ressources humaines pour les gérer, mais surtout elle représente de nombreux risques dont l'impact peut s'avérer significatif pour l'entreprise.

Nicolas Ferand, dirigeant d’ACPEX-Cabinet Ferand (Velaux -13) explique les bénéfices de la solution KOMI Doc déployée au sein de ses cabinets : données centralisées, partage instantané, échanges d’informations facilités, sécurisation des données, flexibilité au quotidien…

Découvrez les avantages de la mise en place d’une gestion de contenu d’entreprise ECM Entreprise Content Management.

Avec la loi Macron du 6 août 2015, la profession notariale est amenée à se renouveler et à relever des défis multiples, tel que celui de renforcer ses liens avec les clients. Dans cet e-book, nous reviendrons sur la dématérialisation de la relation client qui est en train de s’amorcer au sein de la profession.

Si la mobilité a longtemps rimé avec déferlement incontrôlé des terminaux personnels des employés dans l’entreprise, ce n’est plus aujourd’hui le cas. Les technologies mobiles transforment la façon dont les entreprises travaillent.