La relation client, prochaine étape de la digitalisation du notariat

Ces plateformes doivent permettre aux clients d’être proactifs dans l’élaboration de leur dossier, à l’image de la plateforme Notaviz, qui dans les prochains mois, s’enrichira de nouveaux services personnalisés et sécurisés.

Elle offrira à terme des comptes pour les clients des offices dans lesquels ils pourront prendre rendez-vous, échanger des documents avec leur notaire, suivre l’avancement de leur dossier, etc. Plusieurs start-ups et des SSII ont été missionnées par la profession pour travailler sur cette problématique et développer de nouveaux outils.

« Il faut que l’on continue à améliorer la relation client qui passe par une proaction du client dans la constitution de son dossier. L’avenir de l’évolution numérique du notariat est là. Avoir un rôle participatif, mieux comprendre les processus, les clients sont de plus en plus demandeurs. Les actions à venir vont obligatoirement être tournées vers le client », indique Mathieu Fontaine, Notaire à l’Office Notarial de Saint-Paul Trois Chateaux et Président de la 3ème Commission du 113ème Congrès des Notaires de France.

Les plateformes collaboratives de la Relation Client

Notaviz

Le Conseil Supérieur du Notariat a annoncé, fin mars, le lancement de notaviz.notaires.fr. Cette plateforme des services en ligne des Notaires de France apporte un premier niveau de réponse aux questions pratiques que se posent les Français. On y trouve des questionnaires interactifs, des vidéos, mais aussi des simulateurs (plus-values, frais immobiliers, prêt à taux zéro…) Les Français peuvent aussi accéder à des services, tels que BailMyself, pour rédiger un bail sous seing privé, et Mon notaire – Ma succession, pour déterminer qui sont ses héritiers et anticiper les droits de succession.

FoxNot

FoxNot vise à améliorer la relation entre un notaire et son client dans le cadre d’une transaction immobilière. En tant que plateforme d’échange entre le notaire et ses clients, le client participe à son dossier en répondant à un questionnaire et en déposant les documents nécessaires. Le notaire peut consulter ces informations et même les récupérer directement dans son logiciel de rédaction. En échange, le notaire tient les clients informés de l’avancée du dossier et peut utiliser la plateforme pour organiser les rendez-vous. Les premiers essais démontrent un important gain de productivité et la réceptivité des clients à ce nouveau mode de communication.

Mynotary.fr

MyNotary.fr dématérialise le compromis de vente. Cette plateforme permet la co-construction du dossier de vente immobilière dans une logique collaborative entre les multiples intervenants que sont vendeur, acquéreur, notaire, agent immobilier, géomètre, diagnostiqueur, syndic, banquier, assureur. Elle permet de collecter et de centraliser l’ensemble des pièces nécessaires à la rédaction d’un compromis de vente pour les mettre à disposition des professionnels. Enfin, un modèle de compromis est créé, que le notaire peut ensuite aménager.

KOMI Doc

En tant que plateforme collaborative, la solution KOMI Doc de Konica Minolta permet aux notaires de partager avec leurs clients toutes les informations relatives à un dossier, dans un espace de partage sécurisé, et de les maintenir informés en temps réel de l’évolution de leur dossier tout comme une GED ou logiciel GED.

L’accès à un dossier personnel peut être restreint à un seul utilisateur en interne et contrôlé pour les utilisateurs externes. Les documents peuvent aussi être cryptés. KOMI Doc permet également d’intégrer la signature électronique pour authentifier les documents.

Cet espace sécurisé, labellisé FNC, est un Coffre-Fort Electronique (CFE) permettant de conserver les documents au format numérique de manière durable tout en respectant l’intégrité de ces derniers.

En outre, KOMI Doc favorise le travail collaboratif au sein de l’office notarial. Les collaborateurs sont notamment notifiés des tâches affectées ou des actions à réaliser sur les dossiers auxquels ils ont souscrit. Ils peuvent aussi suivre des fils de discussions.

Lors du 113^ème Congrès des Notaires de France, découvrez sur le stand Konica Minolta n°163, les nouveaux outils proposés aux notaires pour les accompagner dans la prochaine étape de leur révolution numérique : la digitalisation de la relation client.